Beschaffung
Freigabe- und Budget-Workflows aufbauen
Die Person, die in einem B2B-Unternehmen einen Artikel auswählt, ist selten die Person, die das Geld binden darf. Zwischen beiden sitzt eine Einkaufsregel: eine Kostenstelle, ein Budget, ein Freigabelimit, eine Freigabekette. Ein Shop, der diese Regel ignoriert, ist im Unternehmen nicht einsetzbar. In diesem Guide geht es darum, die Regel treu abzubilden — damit das Bestellen in Ihrem Shop der Einkaufsrichtlinie des Kunden folgt, statt sie zu umgehen.
Cockpit-Screens: geplant. Die Beschaffungs-Screens stehen auf Ihrem Tenant
noch nicht bereit: Kostenstellen-Stammdaten, Budgets und ihr Journal, die
Freigaberegel-Engine, die Warteschlange der Bestellanforderungen,
Beschaffungsreports und das eigene Admin-Portal des Kunden. Die Konzepte auf
diesen Seiten sind real und lohnen sich, jetzt mit dem Kunden geklärt zu
werden; wo eine Seite einen Cockpit-Ablauf beschreibt, beschreibt sie, wie er
nach der Auslieferung funktionieren wird. Heute schon nutzbar: das
Freigabelimit und die Rolle an jedem Kontakt unter CRM › Kontakte und
CRM › Rollen (siehe Freigaberegeln),
die Registrierungs-Warteschlange mit ihrem Tab Wartet auf Freigabe (siehe
Registrierungen freigeben)
und eine Freitext-Kostenstelle an jeder Bestellposition und
Bestelllisten-Position (siehe
Kostenstellen und Budgets).
Das Verhältnis zum Kunden-Guide. Der Kunden-Guide dokumentiert, was heute
ausgeliefert ist: die zwei Felder am Kontakt, und die Kostenstelle auf der
Bestellposition. Dieser Guide lehrt das vollständige Modell, in das diese
Felder hineinwachsen: Kostenstellen als Stammdaten, Budgets mit Journal, Regeln
mit Bedingungen und Effekten, Bestellanforderungen. Lesen Sie den Kunden-Guide
für das, was Sie diese Woche konfigurieren. Lesen Sie diesen für das, was Sie
mit dem Einkauf des Kunden vereinbaren, bevor die Screens kommen.
Verstehen
- So funktioniert Beschaffungs-Governance — Was eine Einkaufsabteilung schützt, und die vier Kontrollen, die sie einsetzt.
- Freigabemodelle — Einzelfreigeber, Ketten, parallel, Wertbänder, Vertretungen.
- Bestellanforderung oder Bestellung — Eine Anforderung ist noch keine Bestellung, und der Unterschied zählt für Bestand und Rechnung.
Einrichten
- Kostenstellen — Was heute auf der Bestellposition reist, und die geplanten Stammdaten.
- Budgets — Betrag, Periode, Übertrag, weiche oder harte Grenze: das Modell, das Sie jetzt vereinbaren.
- Freigaberegeln — Das Freigabelimit, das Sie heute setzen können, und die Regel-Engine, die folgt.
- Ausgabenlimits für Einkäufer — Das Freigabelimit je Kontakt, und wie es mit Regeln zusammenspielen wird.
- Der Kunde verwaltet es selbst — Was Ihr Innendienst heute tut, und was der Admin des Kunden übernehmen wird.
Damit arbeiten
- Der Weg des Einkäufers: zur Freigabe einreichen — Was der Einkäufer sieht und tut.
- Der Weg des Freigebers: freigeben, ablehnen, delegieren — Warteschlange, Benachrichtigungen, Entscheidung, Kommentar.
- Das Budgetjournal lesen — Reserviert, gebunden, verbraucht, verbleibend.
- Beschaffungsreports für Ihren Kunden — Ausgaben je Kostenstelle, Freigaben je Freigeber, Durchlaufzeit.
Gesund halten
- Freigaben, die hängen bleiben — Freigeber im Urlaub, Budget erschöpft, Regelschleife.
- Datenhygiene in der Beschaffung — Veraltete Kostenstellen, verwaiste Budgets, ausgeschiedene Freigeber.