Beschaffung
Wer in einem B2B-Unternehmen einen Artikel aussucht, darf das Geld dafür selten selbst ausgeben. Dazwischen steht eine Einkaufsregel: eine Kostenstelle, ein Budget, ein Ausgabenlimit, eine Freigabekette. Ein Shop, der diese Regel ignoriert, ist im Unternehmen nicht einsetzbar. In diesem Guide geht es darum, die Regel sauber abzubilden, damit eine Bestellung in Ihrem Shop der Einkaufsrichtlinie des Kunden folgt, statt sie zu umgehen.
Zwei Apps tragen das, beide im Bereich Procurement des Cockpits:
| App | Was sie hält | Cockpit-Bildschirme |
|---|---|---|
| cost-centers | Kostenstellen, ihre Budgets mit Änderungsjournal, Einschränkungen, wer wohin buchen darf, und ein persönliches Limit je Kontakt | Kostenstellen › Kostenstellen, Budgets, Persönliche Limits |
| procurement | Freigaberegeln, Bestellanforderungen und ihre Freigaben sowie die Protokolle, die Budgetbuchungen nachverfolgen | Bestellanforderungen, Freigaberegeln, Protokoll Direktbestellungen, Budgetrückgaben |
Beim Checkout übergibt der Shop den Warenkorb an die procurement-App, und die App entscheidet auf dem Server: Der Warenkorb wird zur Bestellung, zu einer Bestellanforderung, die auf Freigabe wartet, oder er wird abgewiesen. Der Einkäufer kann das Ergebnis nicht wählen. Ob die Regeln überhaupt gelesen werden, legt eine Tenant-Einstellung fest, die Freigabe-Prüfung. Sie ist standardmäßig eingeschaltet.
Alles hier läuft im Cockpit und im Checkout des Shops. Die Apps verschicken keine E-Mails: Weder Freigeber noch Einkäufer bekommen eine Nachricht, und es gibt keine Erinnerungen, Vertretungen oder Eskalationen. Planen Sie das ein, bevor Sie mit einem Kunden eine Richtlinie vereinbaren.
Verstehen
- So funktioniert Beschaffungs-Governance — Was eine Einkaufsabteilung schützt, und die vier Kontrollen, die sie einsetzt.
- Freigabemodelle — Einzelfreigabe, Ketten je Kostenstelle, parallele Kostenstellen.
- Bestellanforderung oder Bestellung — Eine Anforderung ist noch keine Bestellung, und der Unterschied zählt für Bestand und Rechnung.
Einrichten
- Kostenstellen — Stammdaten, Einschränkungen, Währung, reine Kontierungs-Kostenstellen.
- Budgets — Budgetrahmen, Periode, Übertrag und der nächtliche Periodenwechsel.
- Freigaberegeln — Bedingungen, Wirkungen, Freigeber und Reihenfolge.
- Ausgabenlimits für Einkäufer — Ein persönliches Limit je Kontakt, und die Regel, die es liest.
Damit arbeiten
- Der Weg des Einkäufers: zur Freigabe einreichen — Was passiert, wenn der Shop einen Warenkorb einreicht.
- Der Weg des Freigebers: freigeben oder ablehnen — Ketten, Entscheidungen und die zwei Übersteuerungen.
- Das Budgetjournal lesen — Jede Bewegung auf einem Budget, und was sie ausgelöst hat.
- Auswertungen zur Beschaffung — Was Sie aus den Listen und dem Journal ziehen können.
Gesund halten
- Freigaben, die hängen bleiben — Anforderungen, die niemand entscheidet, und wie Sie sie lösen.
- Datenhygiene in der Beschaffung — Kostenstellen, Budgets und Freigeber, die veralten.