Kostenstellen, Budgets und Regeln entwerfen
Einrichten — Beschaffung & Freigaben.
Einmal sauber strukturieren. Die Entscheidungen hier sind die, deren Änderung später teuer wird.
Die Reihenfolge zählt. Kostenstellen zuerst, denn alles andere zeigt auf sie. Dann Budgets, auf den Kostenstellen, die Kontrolle brauchen — nicht auf allen. Dann die Freigaberegeln, die den Budgets Zähne geben, dann die Limits je Person, die entscheiden, wie viel Bestellen nie einen Freigeber erreicht. Zum Schluss übergeben Sie das Ganze an den Admin des Kunden, denn sein Organigramm ändert sich, und Ihres nicht.
Zwei Entscheidungen hier sind schwer umkehrbar: die Kostenstellen-Codes, die exakt zum ERP des Kunden passen müssen, und ob ein Limit sperrt oder routet. Holen Sie beides schriftlich vom Kunden, bevor Sie irgendetwas konfigurieren.
Cockpit-Screens: geplant. Die Apps Cost Centers und Approval Workflows
stehen auf Ihrem Tenant noch nicht bereit. Die Seiten dieses Kapitels
beschreiben das Modell, das Sie jetzt mit dem Kunden vereinbaren; wo sie
Screens nennen, beschreiben sie den Entwurf. Was heute existiert: das
Freigabelimit am Kontakt und die Freitext-Kostenstelle auf der
Bestellposition.
- Kostenstellen — Stammdaten je Organisation, Hierarchie, Verantwortung.
- Budgets — Betrag, Periode, Übertrag, weiche oder harte Grenze.
- Freigaberegeln — Wer was freigibt, ab welchem Wert, in welcher Reihenfolge.
- Ausgabenlimits für Einkäufer — Limits je Kontakt, und wie sie mit Regeln zusammenspielen.
- Der Kunde verwaltet es selbst — Kostenstellen, Budgets und Freigeber an den Admin des Kunden delegieren.