Kostenstellen, Budgets und Regeln entwerfen

Einmal sauber strukturieren. Die Entscheidungen hier sind die, deren Änderung später teuer wird.

Die Reihenfolge zählt. Kostenstellen zuerst, denn alles andere zeigt auf sie. Dann Budgets, auf den monetären Kostenstellen, die Kontrolle brauchen, nicht auf allen. Dann die Freigaberegeln, die entscheiden, was passiert, wenn ein Warenkorb eine Grenze überschreitet, und zuletzt die persönlichen Limits, die bestimmen, wie viel überhaupt nie bei einem Freigeber ankommt.

Drei Entscheidungen hier lassen sich schwer zurückdrehen: die Kostenstellen-Codes, die zum ERP des Kunden passen müssen und in Ihrem Tenant eindeutig sind; die Budgetart jeder Kostenstelle (monetär oder nur Kontierung), die beim Anlegen feststeht; und ob eine Regel Ausgaben über einer Grenze ablehnt oder zur Freigabe leitet. Holen Sie sich das schriftlich vom Kunden, bevor Sie etwas einrichten.

• Kostenstellen: Stammdaten je Organisation, verantwortlicher Kontakt, Einschränkungen.
• Budgets: Betrag, Periode, Übertrag, und was passiert, wenn es aufgebraucht ist.
• Freigaberegeln: welche Ausgabe eine Unterschrift braucht, wessen, in welcher Reihenfolge.
• Ausgabenlimits für Einkäufer: ein persönliches Limit je Kontakt, und die Regel, die es liest.