Festlegen, was als Bestellung zählt
Bevor jemand einen Report baut, klären Sie eine Frage: Welche Bestellungen zählen? Dass zwei Personen „Bestellungen im Juni“ ziehen und verschiedene Antworten bekommen, ist fast nie ein Softwareproblem. Es sind zwei unausgesprochene Definitionen.
Die vier Entscheidungen
1. Welcher Status zählt
Eine Bestellung in der Revenue Cloud trägt drei voneinander unabhängige Status:
| Feld | Werte | Was es sagt |
|---|---|---|
status | pending, placed, in_fulfillment, completed, cancelled | Wo die Bestellung in ihrem Lebenszyklus steht |
payment_status | open, pending, authorized, paid, partially_paid, refunded, failed | Ob das Geld angekommen ist |
fulfillment_status | unfulfilled, partial, fulfilled | Ob die Ware das Haus verlassen hat |
pending heißt: Die Bestellung existiert, wurde aber nicht aufgegeben, ein
abgebrochener oder laufender Checkout. Sie gehört in keine Umsatzzahl. Darüber
hinaus haben Sie eine echte Wahl:
- Ab
placedzählen. Die kaufmännische Wirklichkeit: Der Kunde hat sich festgelegt. Das will der Vertrieb, und es ist die richtige Basis für eine Digitalisierungsquote. - Ab
completedzählen. Geliefert und erledigt. Näher an dem, was die Buchhaltung anerkennt, und um die Dauer der Auftragsabwicklung verzögert.
Entscheiden Sie sich für eine Variante, schreiben Sie sie auf und verwenden Sie sie in jedem Report. Beides gemischt über verschiedene Reports ist die häufigste Ursache für zwei Zahlen, die sich nicht abgleichen lassen.
2. Was mit Stornierungen und Retouren passiert
Stornierungen setzen eine Bestellung auf cancelled mit einem Zeitstempel
cancelled_at. Retouren werden getrennt erfasst, gegen eine Bestellung, die
bereits abgeschlossen war.
Legen Sie fest, ob eine stornierte Bestellung aus dem Monat verschwindet, in dem sie aufgegeben wurde, oder bleibt und gegengerechnet wird. Beides ist vertretbar; nur eines kann in Ihren Reports gelten. Dasselbe bei Retouren: Nettoumsatz heißt, Retouren sind abgezogen, Bruttoumsatz heißt, sie sind es nicht. Beschriften Sie jede Umsatzzahl mit der Variante, die gilt.
3. Brutto oder netto
Eine Bestellung trägt subtotal, shipping_total, tax_total und
grand_total. Im deutschen B2B ist die übliche Berichtsbasis netto:
subtotal, ohne Umsatzsteuer und meist ohne Versand, weil das ERP so berichtet
und die Marge darauf gerechnet wird. grand_total ist das, was der Kunde
bezahlt hat.
Wofür Sie sich auch entscheiden: überall dieselbe Basis. Eine Shop-Zahl auf
grand_total neben einem ERP-Report auf Nettoumsatz weicht um 19 Prozent ab und
kostet jemanden einen Nachmittag.
4. Welche Bestellungen echt sind
Schließen Sie Ihre eigenen Testbestellungen aus, und legen Sie fest, wo interne oder Musterbestellungen landen. Am billigsten bleibt das sauber mit einer eigenen Organisation für interne Bestellungen, damit sich diese nach Kunde herausfiltern lassen, statt sich merken zu müssen, welche Bestellnummern Tests waren.
Nicht-Shop-Bestellungen sichtbar machen
Die wertvollste B2B-Kennzahl, der Anteil der Bestellungen, die über den Shop statt per Telefon oder E-Mail kommen, funktioniert nur, wenn Bestellungen, die nicht über den Shop kamen, trotzdem die Plattform erreichen.
Jede Bestellung trägt eine channel_id. Legen Sie für jeden Weg, auf dem Ihre
Bestellungen tatsächlich eintreffen, einen Kanal an,
auch für die manuellen, und sorgen Sie dafür, dass Bestellungen, die der
Innendienst ins ERP tippt, mit gesetztem Kanal zurückfließen. Ohne das sieht Ihr
Reporting nur Shop-Bestellungen, und jede Digitalisierungsquote steht bei
100 Prozent.
Klären Sie zuerst, welches System den Bestelldatensatz anlegt. Siehe Das führende System festlegen.
Was Sie prüfen
Nehmen Sie einen abgeschlossenen Monat. Filtern Sie die Bestellliste in Commerce Studio › Order Management › Bestellungen auf diesen Monat und notieren Sie Anzahl und Zwischensumme, dann ziehen Sie denselben Monat aus Ihrem ERP. Beim ersten Versuch passen die Zahlen nicht zusammen. Arbeiten Sie die Differenz durch, bis Sie jeden Euro benennen können: Statusgrenze, Steuer, Versand, Stornierungen, Testbestellungen. Wenn Sie die Lücke erklären können, haben Sie eine Definition. Schreiben Sie sie dorthin, wo die nächste Person, die einen Report baut, sie findet.