Organisationen und Hierarchien
Eine Organisation ist ein Unternehmen, an das Sie verkaufen. Sie ist der Datensatz, an dem alles Kaufmännische hängt. Bringen Sie die Identitätsfelder deshalb gleich beim ersten Mal in Ordnung.
Eine Organisation anlegen
- Öffnen Sie CRM › Organisationen.
- Wählen Sie Neue Organisation.
- Tragen Sie den Namen ein. Verwenden Sie die Firmierung so, wie Ihr ERP sie führt, damit sich beide Systeme mit bloßem Auge abgleichen lassen.
- Tragen Sie die Kundennummer ein. Das ist die Nummer, die das Unternehmen in Ihrem ERP trägt, und sie ist je Mandant eindeutig. Dieses Feld macht jede spätere Integration erst möglich. Füllen Sie es aus, auch wenn es noch niemand liest.
- Tragen Sie die USt-IdNr. ein. Je nach Shop-Einstellungen ist sie optional, wird auf ihr Format geprüft oder gegen den EU-Dienst VIES abgefragt.
- Tragen Sie die Branche (
branche) ein, Freitext, etwaautomotive,retail,logistics. Segmentregeln können darauf selektieren. Einigen Sie sich also auf Schreibweisen, bevor Sie vier Varianten von „Automotive“ haben. - Setzen Sie die Lebenszyklusphase:
lead,prospect,customeroderchurned. Sie beschreibt die Position in der Pipeline und gewährt nichts. - Setzen Sie den Status:
activeoderblocked. Er hält fest, ob Sie das Unternehmen gesperrt haben, und erscheint am Datensatz und in der Liste. - Setzen Sie die Konditionen: Zahlungsbedingungen, Kreditlimit, Preisliste, Liefersperre. Leere Zahlungsbedingungen übernehmen den Shop-Standard. Siehe Zahlungsbedingungen und Kreditlimit setzen.
- Ordnen Sie Märkte zu, wenn dieses Unternehmen nur in einigen davon existiert. Leer heißt: jeder Markt.
- Speichern Sie.
Welche Felder zählen, und warum
| Feld | Warum es später wichtig ist |
|---|---|
customer_number | Der Schlüssel zu Ihrem ERP. Je Mandant eindeutig. |
vat_id | Identität, steuerliche Behandlung und Dublettenprüfung. |
branche | Segmentregeln, Kampagnenauswahl, Reporting. |
lifecycle_stage | Pipeline-Reporting; nie eine Zugangsentscheidung. |
status | Ob Sie das Unternehmen gesperrt haben. Ein Status am Datensatz. |
price_list | Welche Preise dieses Unternehmen sieht. |
external_team_id | Der Link zum Plattform-Team. Füllt die Plattform. |
settings ist ein freier Schlüssel-Wert-Bereich für alles, was eine
Integration ablegen muss: eine ERP-ID, einen Vertriebsbereichscode. Legen Sie
dort keine Zahlungsbedingungen, Kreditlimits, Preislisten oder Liefersperren
ab. Das sind eigene Spalten, und eine zweite Kopie in settings ist eine
zweite Antwort auf dieselbe Frage.
Felder, die Ihr ERP füllt
Manche Angaben zu einem Unternehmen kommen aus Ihrer Buchhaltung, nicht aus einer Eingabe. Sie stehen nicht im Formular; ein Import schreibt sie, und die Organisation zeigt sie an.
| Feld | Inhalt |
|---|---|
balance, balance_due | Der offene Saldo und sein überfälliger Teil, wie Ihr ERP sie zuletzt gemeldet hat. Die Detailseite zeigt sie unter Offene Posten mit dem Zeitpunkt der letzten Bestätigung. Leer heißt: keine Zahl gemeldet, nicht null. |
shipping_advice | Ob das Unternehmen Teillieferungen akzeptiert (partial) oder nur Komplettlieferungen (complete). |
location_code | Das Lager, aus dem das Unternehmen beliefert wird, so wie Ihr ERP es schlüsselt. |
Wohin Belege gehen, ist eine eigene Liste an der Organisation: Belegempfänger. Jeder Eintrag nennt einen Beleg (Rechnung, Auftragsbestätigung, Versandbenachrichtigung, Mahnung) und eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Der erste Empfänger eines Belegs ist der verwendete; markieren Sie einen anderen, um ihn umzustellen.
Einen Kunden mit mehreren Standorten abbilden
Diese Frage kommt in der ersten Stunde, und die Antwort ist kein Feld „übergeordnet“.
Es gibt keine Organisationshierarchie. Organisationen sind flach: Eine Organisation hat keine übergeordnete Organisation. Das ist Absicht. Die meisten „Hierarchien“, nach denen gefragt wird, sind in Wahrheit eine von drei verschiedenen Sachen, und jede hat eine bessere Antwort.
| Was der Kunde meint | So bilden Sie es ab |
|---|---|
| Eine juristische Person, mehrere Lieferstandorte | Eine Organisation, mehrere Lieferadressen |
| Mehrere juristische Personen, getrennte Rechnungen, getrennter Kredit | Mehrere Organisationen, eine je Gesellschaft |
| Eine Gruppe, über die Sie gemeinsam berichten oder die Sie gemeinsam bepreisen wollen | Mehrere Organisationen in einem Segment |
Der Test ist die Rechnung. Bekommt es eine eigene Rechnung und ein eigenes Kreditlimit, ist es eine eigene Organisation. Nimmt es nur Ware entgegen, ist es eine Adresse.
Für eine Gruppe juristischer Personen, die Sie als eine kaufmännische Einheit
behandeln wollen, legen Sie ein Segment an, etwa group-mueller, und nehmen die
Mitglieder auf. Preise und Kampagnen zielen dann auf das Segment, während jede
Gesellschaft ihre eigene Kundennummer, ihre Konditionen und ihre Forderungen
behält.
Importieren statt tippen
Ab mehr als einer Handvoll Unternehmen legen Sie sie über die Integration an statt über das Formular. Ein Kundenstamm-Import braucht mindestens: Name, Kundennummer, USt-IdNr. und den Code der Preisliste. Siehe Ein System anbinden und Feldzuordnung.
Die Dublettenprüfung läuft beim Anlegen. Je nach Shop-Einstellungen wird ein
Anlegen, das bei vat_id, name oder customer_number kollidiert, abgelehnt,
und Sie erfahren, welcher Datensatz bereits existiert. Bei einem Import ist das
genau das Verhalten, das Sie wollen, denn die Alternative sind zwei Akten für
dasselbe Unternehmen.
Was Sie prüfen
- Öffnen Sie die Organisation. Der Kopf zeigt Kundennummer, USt-IdNr. und Branche; Badges zeigen Status, Lebenszyklusphase und Zahlungsbedingungen.
- Der Bereich Konditionen zeigt, was Sie gesetzt haben, oder die übernommenen Standards.
- Ist das Unternehmen gesperrt oder hat es eine Liefersperre, zeigt ein roter Hinweis oben auf der Seite das an.
- Der Tab Bestellungen bleibt leer, bis das Unternehmen bestellt hat, und die Zahlen daneben bleiben leer, bis die Kundenkennzahlen mindestens einmal berechnet wurden.
Weiter
- Kontakte und Rollen — die Personen anlegen, die bestellen.
- Adressen — Rechnungs- und Lieferstandorte.