Freigabemodelle
Es gibt vier Freigabeformen im B2B, und fast jede Kundenrichtlinie ist eine davon oder eine Kombination. Zu erkennen, welche gerade verlangt wird, spart ein Konfigurationsprojekt.
Zuerst das Vokabular
Ein Freigabemodell besteht aus drei Teilen, und sie bleiben bis in die Konfiguration hinunter getrennt:
- Eine Bedingung — was zutreffen muss, damit die Regel feuert. Eine Wertschwelle, eine Budgetprüfung, ein persönliches Limit, eine Rolle, oder immer.
- Ein Effekt — was dann passiert. Den Warenkorb zu einem Menschen routen, ihn rundheraus ablehnen, oder jemanden benachrichtigen.
- Ein Geltungsbereich — ob die Regel für eine Kostenstelle gilt oder für alles.
Fast jeder Streit über Freigabe-Workflows ist in Wahrheit ein Streit über einen dieser drei Teile, und sie zu trennen beendet die meisten davon.
Modell 1: einstufig nach Wert
Die häufigste Richtlinie im Mittelstand und der richtige Standard. Eine Schwelle, ein Freigeber.
Alles über 1.000 € geht an den Werkstattleiter.
Die Bedingung ist ein festes Limit. Darunter passiert nichts — die Bestellung wird aufgegeben. Darüber unterschreibt eine Person.
Passt zu: Unternehmen bis etwa 100 Leute, oder einem Standort mit einer offensichtlichen Autorität. Die meisten Kunden sollten hier anfangen, auch wenn ihre geschriebene Richtlinie reicher ist — denn eine Richtlinie, die noch niemand betrieben hat, ist eine Vermutung.
Achten Sie auf: eine zu niedrige Schwelle. 250 € in einer Werkstatt, die täglich Verbrauchsmaterial bestellt, erzeugt das Zehn-Freigaben-am-Tag-Problem, und die Kontrolle stirbt binnen eines Quartals an Erschöpfung. Setzen Sie die Schwelle dorthin, wo sie die Bestellungen fängt, die jemand tatsächlich sehen will.
Modell 2: mehrstufige Ketten
Zwei oder mehr Unterschriften, nacheinander, nach Wertband.
| Bestellwert | Nötige Unterschriften |
|---|---|
| unter 1.000 € | keine |
| 1.000 – 10.000 € | Werkstattleiter |
| über 10.000 € | Werkstattleiter, dann Geschäftsführung |
Die zweite Stufe beginnt erst, wenn die erste freigegeben hat. Diese Reihenfolge zählt: Die Geschäftsführung soll keine Anforderungen ansehen, die der Werkstattleiter bereits ablehnen wollte.
Ausgedrückt wird das als Bänder, nicht Stufen. Jedes Band ist eine eigene Regel mit eigener Bedingung und eigenem Freigeber. Es gibt kein separates „Ketten"-Objekt zu bauen — die Kette entsteht, wenn mehrere Regeln auf dieselbe Anforderung passen und ihre Freigaben in Wertreihenfolge eingesammelt werden.
Passt zu: 100–1.000 Leute, oder jedem Unternehmen, dem ein Versicherer oder eine Bank eine Doppelunterschrifts-Schwelle auferlegt. In der deutschen Praxis ist eine Vier-Augen-Klausel oberhalb eines festen Betrags üblich, und sie ist genau dieses Modell.
Achten Sie auf: eine Kette, in der jede Ebene eine Obergrenze hat. Liegt das Limit des obersten Freigebers bei 25.000 € und eine 28.000-€-Spindel kommt, hat die Anforderung kein Ziel mehr und liegt für immer. Jemand an der Spitze muss unbegrenzt sein.
Modell 3: parallele Freigaben
Zwei Personen müssen beide entscheiden, und keine wartet auf die andere.
Eine Investition braucht den Kostenstellenverantwortlichen und den Controller.
Beide werden zugleich benachrichtigt, beide halten eine offene Entscheidung, und die Anforderung wird erst zur Bestellung, wenn beide freigegeben haben. Lehnt einer ab, endet sie sofort — es gibt keinen Grund, die zweite Person zu einer Anforderung zu fragen, die die erste bereits abgelehnt hat.
Parallel existiert, weil die beiden Freigeber verschiedene Fragen beantworten. Der Kostenstellenverantwortliche wird gefragt: Brauchen wir das? Der Controller wird gefragt: Gehört das dieses Jahr in diese Budgetzeile? Sie zu sequenzieren kostet einen Tag und verbessert nichts.
Passt zu: größeren Kunden, und jedem Kauf, bei dem eine technische und eine finanzielle Freigabe tatsächlich unabhängig sind.
Achten Sie auf: parallel, wo informativ gemeint war. Wenn der Controller nie etwas ablehnt, will er keine Freigabe — er will eine Benachrichtigung. Geben Sie ihm eine und nehmen Sie ihn vom kritischen Pfad.
Modell 4: Vertretungen und Eskalation
Kein eigenes Modell, aber das, was die anderen drei Urlaube überleben lässt. Zwei Mechanismen, und sie sind verschieden:
Eine Vertretung ist eine stehende Regelung. Eine Kostenstelle hat einen Verantwortlichen und kann Vertretungen haben; eine Vertretung darf alles entscheiden, was der Verantwortliche darf, und die Entscheidung wird unter dem eigenen Namen der Vertretung erfasst, nicht unter dem des Verantwortlichen. Das ist der Unterschied zwischen einer Vertretung und einem geteilten Passwort, und er ist das ganze Audit-Argument für dieses Feature.
Eine Eskalation ist zeitbasiert. Eine Anforderung, die eine definierte Zeit unentschieden lag, wird nach oben oder zur Seite gereicht — zuerst als Erinnerung, dann, indem die offene Entscheidung zur nächsten Person im Band wandert. Der Auslöser ist verstrichene Zeit, kein Wert; sie braucht also den Scheduler der Plattform, nicht den Checkout-Pfad.
Eskalation ist nach Budgets das meistgewünschte Feature, aus einem vorhersehbaren Grund: Beim ersten Mal, wenn eine 40.000-€-Maschinenbestellung neun Tage wartet, weil eine Person in Südtirol war, hört die Einkaufsabteilung des Kunden auf, den Shop intern zu verteidigen.
Welches Modell zu welchem Kunden passt
| Kunde | Modell | Warum |
|---|---|---|
| Unter 50 Leute, ein Standort | Einstufig nach Wert, eine Schwelle | Mehr Struktur wird nicht gepflegt |
| 50–300, mehrere Abteilungen | Einstufig je Kostenstelle, der Kostenstellenverantwortliche gibt frei | Autorität folgt dem Budget, und so denken sie ohnehin |
| 300–1.000, formelles Controlling | Ketten mit zwei oder drei Bändern, Vertretungen Pflicht | Hinter der zweiten Unterschrift steht ein Versicherer oder ein Prüfer |
| Über 1.000, eigenes Beschaffungssystem | Keines der obigen | Ihr Workflow lebt in SAP Ariba, Coupa oder Onventis. Nehmen Sie Punchout und bauen Sie ihn nie nach |
Die letzte Zeile ist die, die übersprungen wird. Für einen Großkunden ist das Nachbauen seiner Freigabematrix in Ihrem Shop ein Projekt ohne Ende — seine Richtlinie ändert sich zweimal im Jahr, und Ihre müsste folgen. Punchout gibt den Warenkorb als Bedarfsanforderung an sein System zurück, und jede Freigabe passiert auf seiner Seite.
So wird es in der Revenue Cloud funktionieren
Regeln sind Zeilen, kein Code. Jede Regel in der geplanten App Approval Workflows trägt eine Bedingung, einen Effekt und optional eine Kostenstelle.
Die geplanten Bedingungen:
| Bedingung | Feuert, wenn | Ausgewertet von |
|---|---|---|
always | Jedes Einreichen | Approval Workflows |
constantLimit | Der Warenkorbwert einen festen Betrag übersteigt | Approval Workflows |
| Rolle / Berechtigung | Der Einkäufer eine Rolle oder Berechtigung hat — oder nicht hat | Approval Workflows |
availableBudget | Die Position übersteigen würde, was auf der Kostenstelle übrig ist | Cost Centers |
personalLimit | Der Wert die eigene Obergrenze dieses Kontakts übersteigt | Cost Centers |
Die geplanten Effekte:
| Effekt | Ergebnis |
|---|---|
pendingOrder | Eine Bestellanforderung entsteht und wird zur Unterschrift geroutet |
prevent | Das Einreichen wird abgelehnt. Keine Anforderung, keine Bestellung |
sendEmail | Jemand wird informiert. Das Einreichen läuft weiter |
prevent ist der harte Stopp und pendingOrder der weiche — diese
Unterscheidung ist das, was „hartes Limit" und „weiches Limit" überall sonst
in diesem Bereich bedeuten, und sie ist eine Eigenschaft des Effekts, nicht
des Budgets.
Eine Regel ohne Kostenstelle ist global: Sie gilt für jedes Einreichen — so wird ein schlichtes „alles über 1.000 € braucht eine Unterschrift" ausgedrückt, ohne eine einzige Kostenstelle zu modellieren. Eine Regel mit Kostenstelle gilt nur für Positionen, die auf sie gebucht sind — so wird Autorität je Abteilung ausgedrückt.
Ketten und parallele Stufen sind keine eigenen Objekte. Auf ein Einreichen können mehrere Regeln feuern; jede erzeugt eine offene Entscheidung, und die Anforderung wird zur Bestellung, wenn alle erledigt sind.
Weiter
- Bestellanforderung oder Bestellung — was zwischen Warenkorb und Bestellung existiert.
- Freigaberegeln — das gewählte Modell bauen.