Freigabemodelle
Die Freigaberichtlinien der meisten Kunden folgen einer Handvoll Formen, und fast jede schriftliche Richtlinie ist eine davon oder eine Kombination. Wer erkennt, welche gemeint ist, spart sich ein Konfigurationsprojekt und weiß früh, ob die Freigaberegeln sie abbilden können.
Erst das Vokabular
Eine Freigaberegel besteht aus vier Teilen, und sie bleiben bis in die Konfiguration hinein getrennt:
- Eine Bedingung: Was muss zutreffen, damit die Regel greift? Ein fester Betrag, das Restbudget der Kostenstelle, das persönliche Limit des Einkäufers, eine Rolle, die er hat, eine Berechtigung, die ihm fehlt, oder immer.
- Eine Wirkung: Was passiert dann? Den Warenkorb zur Freigabe anhalten, ihn abweisen oder festhalten, dass jemand informiert werden soll.
- Ein Geltungsbereich: Gilt die Regel für eine Kostenstelle oder für den ganzen Warenkorb?
- Ein Freigeber und eine Reihenfolge: Wer unterschreibt, und an welcher Stelle der Kette dieser Kostenstelle?
Fast jeder Streit über Freigabe-Workflows ist eigentlich ein Streit über einen dieser vier Teile, und wer sie trennt, beendet die meisten davon.
Modell 1: eine Stufe nach Wert
Die häufigste Richtlinie im Mittelstand und der richtige Standard. Eine Schwelle, ein Freigeber.
Alles über 1.000 € geht an den Werkstattleiter.
Eine Regel: Bedingung Fester Grenzbetrag mit dem Limit 1.000, Wirkung Freigabe erforderlich, Freigeber der Werkstattleiter. Ein Warenkorb von genau 1.000 € greift nicht; einer von 1.000,01 € schon. Unter dem Limit wird bestellt.
Passt zu: Unternehmen bis etwa 100 Leute, oder einem Standort mit einer klaren Autorität. Die meisten Kunden sollten hier anfangen, auch wenn ihre schriftliche Richtlinie mehr vorsieht. Eine Richtlinie, die noch niemand betrieben hat, ist eine Vermutung.
Achten Sie auf: eine zu niedrige Schwelle. 250 € in einer Werkstatt, die täglich Verbrauchsmaterial bestellt, erzeugen zehn Freigaben am Tag, und die Kontrolle stirbt innerhalb eines Quartals an Erschöpfung. Setzen Sie die Schwelle dort, wo sie die Bestellungen fängt, die jemand wirklich sehen will.
Modell 2: Ketten in Reihenfolge
Zwei oder mehr Unterschriften, eine nach der anderen.
| Bestellwert | Nötige Unterschriften |
|---|---|
| bis 1.000 € | keine |
| 1.000 – 10.000 € | Werkstattleiter |
| über 10.000 € | Werkstattleiter, dann Geschäftsführung |
Es gibt kein eigenes Objekt „Kette". Die Kette entsteht, wenn mehrere Regeln auf derselben Kostenstelle für einen Warenkorb greifen. Jede greifende Regel mit der Wirkung Freigabe erforderlich erzeugt eine Freigabe, und die Freigaben einer Kostenstelle werden nach der Reihenfolge der Regel abgearbeitet: Nur die niedrigste offene ist entscheidbar, und ihre Freigabe öffnet die nächste.
Die Tabelle oben sind zwei Regeln auf derselben Kostenstelle:
| Regel | Bedingung | Reihenfolge | Freigeber |
|---|---|---|---|
| Werkstatt ab 1.000 | Fester Grenzbetrag 1.000 | 0 | Werkstattleiter |
| Werkstatt ab 10.000 | Fester Grenzbetrag 10.000 | 1 | Geschäftsführung |
Ein Warenkorb über 5.000 € trifft nur die erste Regel und braucht eine Unterschrift. Einer über 12.000 € trifft beide und braucht zwei, in der Reihenfolge. Die Wertbänder kommen aus den Bedingungen; die Abfolge der Unterschriften kommt aus der Reihenfolge, nie aus den Beträgen. Geben Sie jeder Regel auf einer Kostenstelle eine eigene Reihenfolgenummer, damit die Abfolge nie dem Zufall überlassen bleibt.
Regeln ohne Kostenstelle bilden eine eigene Kette und werden gegen den ganzen Warenkorb gemessen.
Passt zu: 100–1.000 Leuten, oder jedem Unternehmen, dem ein Versicherer oder eine Bank eine Doppelunterschrift ab einem Betrag vorschreibt. Eine Vier-Augen-Klausel oberhalb eines festen Betrags ist in deutscher Praxis verbreitet und genau dieses Modell.
Achten Sie auf: Eine einzige Ablehnung beendet die ganze Anforderung, auf jeder Stufe. Sagt die Geschäftsführung nein, nachdem der Werkstattleiter ja gesagt hat, bleibt nichts zu bestellen, und der Einkäufer beginnt mit einem neuen Warenkorb.
Modell 3: parallele Kostenstellen
Parallele Freigabe gibt es in einer Form: über Kostenstellen hinweg. Ein
Warenkorb mit Positionen auf 4711 (Werkstatt) und KST-2200
(Instandhaltung) trägt zwei Ketten, eine je Kostenstelle, und keine wartet auf
die andere. Jeder Kostenstellenverantwortliche entscheidet über seinen Teil.
Die Anforderung wird erst zur Bestellung, wenn jede Freigabe auf jeder Kette
erteilt ist, und eine einzige Ablehnung auf einer Seite beendet sie.
Das ist die richtige Form, wenn die beiden Freigeber verschiedene Fragen zu verschiedenem Geld beantworten. Die Werkstatt wird zum Werkstattbudget gefragt, die Instandhaltung zu ihrem. Sie hintereinander zu schalten, kostet einen Tag und bringt nichts.
Zwei Freigeber auf derselben Kostenstelle bilden immer eine Kette. Wünscht sich ein Kunde „den Kostenstellenverantwortlichen und den Controller gleichzeitig", können Sie ihm die beiden in Reihenfolge anbieten, oder den Controller informiert statt gefragt (unten).
Achten Sie auf: eine Freigabe, wo eine Benachrichtigung gemeint ist. Lehnt der Controller nie etwas ab, will er keine Freigabe. Eine Regel mit der Wirkung E-Mail senden hält fest, dass er informiert werden soll, und hält den Warenkorb nie an. Die procurement-App verschickt selbst keine E-Mail: Die Benachrichtigung wird im Verlauf der Anforderung festgehalten und als Event veröffentlicht. Die Zustellung ist Sache des Systems, das dieses Event aufnimmt.
Urlaub: in den Regeln einplanen
Die Freigaberegeln kennen keine Vertretung, keine Eskalation und keinen Ablauf. Eine Anforderung wartet auf den Freigeber, den sie nennt, bis jemand entscheidet. Damit ist die Wahl der Freigeber-Art Ihr Urlaubsplan:
| Freigeber-Art | Wer entscheiden darf | Übersteht einen Urlaub? |
|---|---|---|
| Kontakt | Genau dieser Kontakt | Nein. Die Anforderung wartet auf ihn |
| Rolle | Jeder Kontakt mit der genannten Rolle | Ja, wenn mehr als eine Person sie hat |
| Standard (verantwortlicher Kontakt) | Der verantwortliche Kontakt der Kostenstelle, ermittelt beim Einreichen des Warenkorbs | Nur, wenn Sie den verantwortlichen Kontakt vor dem Einreichen ändern |
Dazu kommt die Übersteuerung: Ein Administrator kann alle offenen Freigaben einer Anforderung auf einmal erledigen (Direkt freigeben) oder eine wartende Anforderung stornieren. Im Cockpit liegen beide an der Bestellanforderung. Siehe Der Weg des Freigebers.
Welches Modell zu welchem Kunden passt
| Kunde | Modell | Warum |
|---|---|---|
| Unter 50 Leute, ein Standort | Eine Stufe nach Wert, eine globale Regel | Mehr Struktur wird nicht gepflegt |
| 50–300, mehrere Abteilungen | Eine Stufe je Kostenstelle, Freigeber Standard (der verantwortliche Kontakt) | Die Befugnis folgt dem Budget, so wie der Kunde ohnehin denkt |
| 300–1.000, formales Controlling | Ketten aus zwei oder drei Regeln je Kostenstelle, Freigeber nach Rolle | Hinter der zweiten Unterschrift steht ein Versicherer oder ein Prüfer |
| Über 1.000, eigenes Beschaffungssystem | Keines davon | Ihr Workflow lebt in SAP Ariba, Coupa oder Onventis. Nutzen Sie Punchout und überlassen Sie die Freigabe deren System |
Die letzte Zeile wird gern übersprungen. Für einen großen Einkäufer ist es ein Projekt ohne Ende, seine Freigabematrix in Ihrem Shop nachzubauen: Seine Richtlinie ändert sich zweimal im Jahr, und Ihre müsste folgen. Punchout gibt den Warenkorb an sein System zurück, und jede Freigabe passiert auf seiner Seite.
So funktioniert es in der Revenue Cloud
Regeln sind Datensätze, kein Code. Sie pflegen sie unter Procurement › Freigaberegeln. Jede Regel hat einen Namen, eine optionale Kostenstelle, eine Reihenfolge, eine Bedingung mit Parametern, eine Wirkung mit Parametern, einen Freigeber sowie die Schalter Bedingung anzeigen und Aktiv.
Bedingungen:
| Bedingung | Greift, wenn | Gefragt wird |
|---|---|---|
| Immer | Jeder Warenkorb, für den die Regel gilt | procurement |
| Fester Grenzbetrag | Der Betrag liegt über einem festen Limit | procurement |
| Kontakt hat Rolle | Der Einkäufer hat eine der genannten Rollen | procurement |
| Kontakt fehlt Berechtigung | Dem Einkäufer fehlt eine der genannten Berechtigungen | procurement |
| Verfügbares Budget | Der Anteil der Kostenstelle übersteigt ihr Restbudget. Nur bei einer Regel mit Kostenstelle | cost-centers |
| Persönliches Limit | Der Betrag übersteigt das persönliche Limit des Einkäufers. Ganzer Warenkorb oder Anteil einer Kostenstelle | cost-centers |
Eine Regel mit Kostenstelle misst nur den Anteil dieser Kostenstelle am Warenkorb und tut nichts, wenn der Warenkorb nichts auf sie bucht. Eine Regel ohne Kostenstelle misst den ganzen Warenkorb.
Wirkungen:
| Wirkung | Ergebnis |
|---|---|
| Freigabe erforderlich | Der Warenkorb wird zur Bestellanforderung mit einer Freigabe für diese Regel |
| Verhindern | Der Warenkorb wird mit dem Grund der Regel abgewiesen. Keine Anforderung, keine Bestellung |
| E-Mail senden | Eine Benachrichtigung wird festgehalten, mit dem, der informiert werden soll. Ob eine Freigabe nötig ist, ändert sich nicht |
Greifen mehrere Regeln, gewinnt Verhindern vor allem anderen, dann Freigabe erforderlich; E-Mail senden ändert das Ergebnis nie. Eine Benachrichtigung wird nur für einen Warenkorb festgehalten, der zur Bestellanforderung wird.
Verhindern ist der harte Stopp, Freigabe erforderlich der weiche. „Hartes Limit" und „weiches Limit" bedeuten in diesem ganzen Bereich genau das: eine Eigenschaft der Wirkung einer Regel, nicht des Budgets.
Bedingung anzeigen erlaubt dem Shop, dem Einkäufer zu sagen, welche Art von Bedingung den Warenkorb erfasst hat, etwa Persönliches Limit. Die Parameter, etwa der Betrag, werden nie weitergegeben.
Weiter
- Bestellanforderung oder Bestellung — was zwischen Warenkorb und Bestellung existiert.
- Freigaberegeln — das gewählte Modell bauen.