Freigaberegeln
Eine Regel sagt: Wenn das auf einen abgeschickten Warenkorb zutrifft, tue dies. Alles, was ein Kunde einen Freigabe-Workflow nennt, besteht aus Zeilen dieser Form.
Wo Sie es finden
Procurement › Freigaberegeln. Die Liste zeigt Name, Kostenstelle, Reihenfolge (Pos.), Bedingung, Wirkung, Freigeber und ob die Regel aktiv ist, sortiert nach Reihenfolge. Neue Freigaberegel öffnet das Formular; eine Zeile öffnet die Regel zum Bearbeiten.
Die Teile einer Regel
| Feld | Was es entscheidet |
|---|---|
| Kostenstelle | Leer: eine globale Regel, gemessen am ganzen Warenkorb. Gesetzt: Die Regel misst nur den Teil des Warenkorbs, der auf diese Kostenstelle gebucht ist, und hält sich heraus, wenn der Warenkorb dort nichts bucht |
| Bedingung | Welche Ausgabe die Regel erfasst |
| Bedingungsparameter | Die Werte, die die Bedingung braucht, als JSON |
| Wirkung | Was mit der erfassten Ausgabe passiert |
| Wirkungsparameter | Optionale Werte für die Wirkung, als JSON |
| Freigeber-Art, Freigeber, Freigeber-Rolle | Wer unterschreibt, bei Regeln, die eine Freigabe verlangen |
| Reihenfolge | Wo diese Unterschrift in der Kette der Kostenstelle steht |
| Bedingung anzeigen | Zeigt dem Käufer, welche Bedingung den Warenkorb erfasst hat. Ihre Parameter, etwa ein Limit, werden nie angezeigt |
| Aktiv | Eine Regel abschalten, ohne sie zu löschen |
Bedingungen
| Bedingung | Erfasst die Ausgabe, wenn | Parameter |
|---|---|---|
| Immer | immer | keine |
| Fester Grenzbetrag | der Betrag über der Grenze liegt. Genau die Grenze geht durch | {"limit": 1000} |
| Verfügbares Budget | das Budget der Kostenstelle den Betrag nicht deckt. Braucht eine Kostenstelle | keine |
| Persönliches Limit | das persönliche Limit des Käufers den Betrag nicht deckt | keine |
| Kontakt hat Rolle | der Käufer eine der Rollen hat | {"roles": ["requester"]} |
| Kontakt fehlt Berechtigung | dem Käufer die Berechtigung fehlt | {"permission": "place-order"} |
Verfügbares Budget und Persönliches Limit werden beim Checkout bei den Kostenstellen erfragt, und dort zählt Geld, das wartende Anforderungen schon reserviert haben, bereits als weg. Lässt sich die Frage nicht beantworten, stoppt das Absenden, statt ungeprüft durchzulaufen.
Wirkungen
| Wirkung | Was passiert |
|---|---|
| Freigabe erforderlich | Der Warenkorb wird zur Bestellanforderung und wartet auf seine Freigaben |
| Verhindern | Das Absenden wird abgelehnt, nichts wird angelegt. Ein optionales {"reason": "…"} geht an den Käufer zurück |
| E-Mail senden | Auf der Anforderung wird eine Benachrichtigung erfasst, mit dem Empfänger aus den Wirkungsparametern. Procurement selbst verschickt keine Mail; dafür braucht es einen Dienst, der diese Einträge liest |
Jede aktive Regel wird zu jedem abgeschickten Warenkorb befragt, und ihre Wirkungen werden gemeinsam gewichtet. Verhindern gewinnt gegen jede Zahl von Freigaben. Sonst macht jede Regel „Freigabe erforderlich“ den Warenkorb zur Bestellanforderung. „E-Mail senden“ ändert nie, ob eine Freigabe nötig ist. Ein Warenkorb, den keine Regel erfasst, wird direkt zur Bestellung.
Wie die Kette entsteht
Jede Regel „Freigabe erforderlich“, die den Warenkorb erfasst hat, liefert eine Freigabe. Die Freigaben werden nach Kostenstelle gruppiert (globale Regeln bilden ihre eigene Gruppe), und innerhalb einer Gruppe folgen sie der Reihenfolge der Regeln:
- Nur die niedrigste offene Stufe einer Gruppe kann entschieden werden. Ihre Freigabe schaltet die nächste frei.
- Verschiedene Kostenstellen werden parallel entschieden. Ein Warenkorb, der auf
4711und4800bucht, wartet auf beide Ketten zugleich und unabhängig. - Die Anforderung ist freigegeben, wenn jede Stufe jeder Gruppe freigegeben ist.
- Eine Ablehnung beendet die ganze Anforderung, egal was die anderen Ketten sagen.
Geben Sie Regeln auf derselben Kostenstelle unterschiedliche Nummern. Zwei Regeln mit derselben Nummer ergeben zwei Stufen, deren Reihenfolge nicht festgelegt ist.
Wertstufen
Die übliche Form ist eine Regel „Fester Grenzbetrag“ je Stufe, jeweils mit der Wirkung „Freigabe erforderlich“, auf derselben Kostenstelle (oder beide global):
| Regel | Bedingungsparameter | Reihenfolge | Freigeber |
|---|---|---|---|
| Über 1.000 € | {"limit": 1000} | 10 | Standard (verantwortlicher Kontakt) |
| Über 10.000 € | {"limit": 10000} | 20 | Kontakt: die Geschäftsführerin |
Ein Warenkorb über 12.000 € wird von beiden erfasst: Erst unterschreibt der verantwortliche Kontakt, dann die Geschäftsführerin. Ein Warenkorb über 4.000 € wird nur von der ersten erfasst. Formulieren Sie Stufen als „über X“, nie als „zwischen X und Y“: Die Bestellung über 12.000 € braucht die erste Unterschrift ebenfalls.
Wer freigibt
| Freigeber-Art | Wer die Stufe entscheiden darf |
|---|---|
| Kontakt | Der genannte Kontakt, sonst niemand |
| Rolle | Ein Kontakt mit dieser Rolle. Das Formular bietet Einkäufer, Freigeber, Administrator und Anforderer an |
| Standard (verantwortlicher Kontakt) | Der verantwortliche Kontakt der Kostenstelle, die die Regel nennt, ermittelt beim Absenden des Warenkorbs |
In jedem Fall braucht die entscheidende Person außerdem eine Rolle, die Freigeben erlaubt: Ein Einkäufer oder Anforderer kann nicht freigeben, auch wenn eine Stufe ihn nennt.
Der Standard-Freigeber braucht eine Kostenstelle mit verantwortlichem Kontakt. Bei einer globalen Regel oder einer Kostenstelle ohne Verantwortlichen nennt die Stufe niemanden. Dann darf jeder Kontakt sie entscheiden, dessen Rolle das Freigeben erlaubt, und keiner fühlt sich gemeint. Nennen Sie in globalen Regeln einen Kontakt oder eine Rolle.
Eine Vertretung oder eine zeitgesteuerte Eskalation gibt es auf einer Regel nicht. Abwesenheit fangen Sie über die Einrichtung ab: Ein Freigeber der Art Rolle ist jeder mit dieser Rolle, so teilen sich zwei oder drei Freigeber eine Stufe. Und ein Administrator kann eine hängende Anforderung im Cockpit jederzeit mit Direkt freigeben abschließen oder mit Anforderung stornieren beenden (siehe Freigaben, die hängen bleiben).
Regeln für Warengruppen und Kategorien
Eine Produktbedingung gibt es nicht. Drücken Sie sie über die Kostenstelle aus:
- Schränken Sie eine Kostenstelle so ein, dass die betreffende Kategorie nur auf sie gebucht werden kann (siehe Kostenstellen).
- Binden Sie die Regel an diese Kostenstelle.
„Jeder Kauf von Arbeitsschutz braucht die Sicherheitsfachkraft“ wird zu: einer
Kategorie-Einschränkung, die Schutzausrüstung auf 9200 lenkt, plus einer
Regel „Immer“ auf 9200 mit der Sicherheitsfachkraft als Freigeber. Kontierung
und Befugnis bleiben eine Entscheidung statt zwei, die sich widersprechen
können.
Die Freigabe-Prüfung
Die Procurement-Einstellung Freigabe-Prüfung entscheidet, ob Regeln überhaupt angewendet werden. Buchungskonto (der Standard) prüft jeden abgeschickten Warenkorb gegen die Regeln. Keine Freigabe schaltet sie ab: Jeder Warenkorb wird zur Bestellung und sein Budget wird gebucht, keine Regel kann ihn anhalten, ablehnen oder benachrichtigen. Bereits wartende Anforderungen werden wie bisher entschieden.
Einrichten
- Öffnen Sie Procurement › Freigaberegeln und wählen Sie Neue Freigaberegel, einmal je Zeile Ihrer Tabelle.
- Lassen Sie Kostenstelle leer für eine unternehmensweite Regel, oder wählen Sie die Kostenstelle.
- Setzen Sie Bedingung und Bedingungsparameter.
- Setzen Sie die Wirkung. „Freigabe erforderlich“ für alles, was noch möglich sein soll; „Verhindern“ nur, wo eine Überschreitung wirklich verboten ist.
- Wählen Sie die Freigeber-Art. Auf Kostenstellen-Regeln hält „Standard“ die Regel gültig, wenn Personen wechseln, weil sie dem verantwortlichen Kontakt folgt.
- Setzen Sie die Reihenfolge mit Lücken (10, 20, 30), damit sich später eine Stufe einschieben lässt.
- Setzen Sie Bedingung anzeigen, wenn der Käufer erfahren soll, welche Richtlinie den Warenkorb erfasst hat.
Regeln gelten für Warenkörbe, die nach der Änderung abgeschickt werden. Eine bereits wartende Anforderung behält ihre Stufen, und das Korrigieren ihrer Positionen wertet die Regeln nicht neu aus.
Was Sie prüfen
Testen Sie drei Warenkörbe als Einkäufer dieses Kunden, nicht als Sie selbst:
- Unter jeder Schwelle: Eine Bestellung entsteht direkt. Keine Anforderung.
- Über einer Schwelle: Unter Procurement › Bestellanforderungen erscheint eine Anforderung mit Status Ausstehend. Ihr Reiter Freigaben zeigt die erwarteten Stufen, Freigeber und Reihenfolge, und das Budget zeigt den Betrag als reserviert.
- Über einer Regel „Verhindern“: Das Absenden wird mit Ihrem Grund abgelehnt, und nichts wird angelegt.
Ging ein Warenkorb durch, der hätte erfasst werden müssen, prüfen Sie die Kostenstelle der Regel: Eine Kostenstellen-Regel ignoriert Positionen, die anderswohin gebucht sind.
Weiter
- Ausgabenlimits für Einkäufer: die Grenze je Person.
- Der Weg des Freigebers: was die Regeln erzeugen.