Freigaberegeln

Eine Regel sagt: Wenn dies zutrifft, tue das. Alles, was ein Kunde einen Freigabe-Workflow nennt, ist aus Zeilen dieser Form gebaut.

Die drei Teile einer Regel

Der Geltungsbereich entscheidet, wie eine Richtlinie ausgedrückt wird — seien Sie hier bewusst:

• Globale Regeln (ohne Kostenstelle) gelten für jedes Einreichen. „Alles über 1.000 € braucht eine Unterschrift" ist eine globale Regel und braucht gar keine Kostenstellen-Modellierung.
• Kostenstellen-Regeln gelten nur für Positionen, die auf diese Stelle gebucht sind. „Das Instandhaltungsbudget ist hart gedeckelt, das der Werkstatt nicht" sind zwei Regeln auf zwei Kostenstellen.

Wertbänder

Die Standardform. Eine Regel je Band, jede mit einer constantLimit-Bedingung und pendingOrder als Effekt, jede mit ihrem Freigeber.

Ein 12.000-€-Warenkorb trifft beide Regeln, also werden beide Unterschriften eingesammelt — so entsteht eine Kette. Es gibt kein separates Ketten-Objekt; die Kette ist das, was mehrere passende Regeln erzeugen.

Zwei Dinge müssen stimmen:

• Bänder überlappen mit Absicht. Schreiben Sie die zweite Regel nicht als „zwischen 1.000 € und 10.000 €". Eine 12.000-€-Bestellung braucht auch den Blick des Werkstattleiters.
• Das oberste Band hat keinen Deckel am Freigeber. Wenn jeder Freigeber ein persönliches Limit hat und keines die größtmögliche Bestellung abdeckt, haben Anforderungen darüber kein Ziel.

Budget-Bedingungen

availableBudget feuert, wenn die Position übersteigen würde, was auf ihrer Kostenstelle übrig ist. Kombinieren Sie sie mit:

• pendingOrder für eine weiche Grenze — die Überschreitung passiert, und jemand unterschreibt dafür.
• prevent für eine harte Grenze — das Einreichen wird abgelehnt.
• sendEmail für nur benachrichtigen — die Bestellung läuft durch, und der Verantwortliche erfährt es.

personalLimit feuert, wenn der Wert die eigene Obergrenze des Einkäufers übersteigt. Wie das mit allem darüber zusammenspielt, steht in Ausgabenlimits für Einkäufer.

Beide Bedingungen beantwortet die App Cost Centers, und deshalb verhalten sie sich korrekt gegenüber gehaltenem, noch nicht bestätigtem Geld: Eine Anforderung, die auf Unterschrift wartet, hat das verfügbare Budget bereits verringert.

Regeln für Warengruppen und Kategorien

Es gibt keine Produktbedingung an einer Regel, und eine hinzuzufügen wäre die falsche Form. Drücken Sie es über die Kostenstelle aus:

1. Schränken Sie die Kostenstelle so ein, dass das fragliche Produkt, die Kategorie oder der Katalog nur auf sie gebucht werden kann — siehe Kostenstellen.
2. Begrenzen Sie die Freigaberegel auf diese Kostenstelle.

Aus „jeder Kauf von Arbeitsschutz braucht die Freigabe der Sicherheitsfachkraft" wird: eine Kategorie-Einschränkung, die Sicherheitsausrüstung auf KST-9200 zeigt, plus eine Regel auf KST-9200 mit der Bedingung always und der Sicherheitsfachkraft als Freigeber.

Das ist mehr Einrichtung als ein Produktfeld, und es lohnt sich. Zuordnung und Autorität bleiben eine Entscheidung statt zwei, die sich widersprechen können.

Parallele Stufen

Zwei Freigeber, die beide entscheiden müssen und nicht aufeinander warten, sind zwei Regeln, die dasselbe Einreichen treffen, mit verschiedenen Freigebern. Beide öffnen zugleich; die Anforderung wird zur Bestellung, wenn beide erledigt sind; jede Ablehnung beendet sie.

Nehmen Sie das, wo die beiden Personen verschiedene Fragen beantworten — der Kostenstellenverantwortliche den Bedarf, der Controller die Budgetzeile. Wo einer von beiden nie etwas ablehnt, nehmen Sie sendEmail und halten Sie ihn vom kritischen Pfad fern.

Vertretungen und Eskalation

Beides lebt nicht an der Regel.

Vertretungen liegen an der Kostenstelle. Eine Vertretung darf alles entscheiden, was der Verantwortliche darf, unter eigenem Namen. Setzen Sie vor dem Go-live mindestens eine je Kostenstelle — nicht nach dem ersten Urlaub.

Eskalation ist zeitbasiert und wird als Wartefrist konfiguriert, nicht als Bedingung: wie lange eine Entscheidung liegen darf, bevor eine Erinnerung hinausgeht, und wie lange, bevor die offene Entscheidung zum Freigeber des nächsten Bands wandert. Drei Arbeitstage für die Erinnerung und fünf für den Wechsel sind ein brauchbarer Startpunkt für einen Mittelstandskunden; kürzen Sie beides, wo eine stehende Maschine dahintersteht.

Konfigurieren

1. Öffnen Sie die App Approval Workflows und legen Sie je Zeile Ihrer Tabelle eine Regel an.
2. Setzen Sie die Bedingung und ihren Wert.
3. Setzen Sie den Effekt. pendingOrder für alles, was möglich bleiben soll; prevent nur, wo eine Überschreitung tatsächlich verboten ist.
4. Setzen Sie den Geltungsbereich — lassen Sie die Kostenstelle leer für eine unternehmensweite Regel.
5. Benennen Sie den Freigeber. Bei kostenstellenbezogenen Regeln ist das meist der Verantwortliche der Kostenstelle statt einer benannten Person — so überlebt die Regel eine Umorganisation.
6. Setzen Sie die Eskalations-Wartefrist.

Was Sie prüfen

Testen Sie drei Warenkörbe als Einkäufer dieses Kunden, nicht als Sie selbst:

• Unter jeder Schwelle — die Bestellung entsteht direkt, und das Budget wird in einer Bewegung verbraucht. Keine Anforderung erscheint.
• Über einer Schwelle — eine Bestellanforderung erscheint, der Freigeber wird benachrichtigt, und das Budget zeigt den Betrag als gehalten.
• Über einer prevent-Regel — das Einreichen wird mit einem Grund abgelehnt, mit dem der Einkäufer etwas anfangen kann, und nichts entsteht.

Hat ein Warenkorb, der abgelehnt werden sollte, eine Bestellung erzeugt, ist der Geltungsbereich der Regel falsch: Prüfen Sie, ob Sie sie auf eine Kostenstelle begrenzt haben, auf die die Testposition nicht gebucht war.

Weiter

• Ausgabenlimits für Einkäufer — die Obergrenze je Person.
• Der Weg des Freigebers — was die Regel erzeugt.