Bestellanforderung oder Bestellung
Zwischen Warenkorb und Bestellung gibt es ein drittes Dokument. Wer versteht, was es ist, und bewusst, was es nicht ist, versteht den Großteil des Verhaltens in diesem Bereich, auch die Stellen, die Kunden überraschen.
Die drei Dokumente
| Dokument | Existiert, solange | Verbindlich? | Gehört |
|---|---|---|---|
| Warenkorb | Der Einkäufer einkauft | Nein | Dem Einkäufer |
| Bestellanforderung | Unterschriften ausstehen | Nein | Dem Prozess des einkaufenden Unternehmens |
| Bestellung | Ab der Anlage | Ja | Beiden Unternehmen |
Eine Bestellanforderung ist das interne Dokument des einkaufenden Unternehmens: Wir wollen das kaufen, vorbehaltlich Freigabe. In der deutschen Beschaffung ist das die BANF, und jeder, der mit SAP gearbeitet hat, kennt sie. Sie hat einen Anforderer, einen Wert, eine Kontierung und eine offene Entscheidung. Sie ist keine Verpflichtung Ihnen gegenüber, dem Lieferanten, und sie darf sich nicht so verhalten.
Eine Bestellung ist die Verpflichtung. Sie hat eine Nummer, die Sie beide nennen, sie erscheint in Ihrer Auftragsabwicklung, und am Ende wird sie zur Rechnung.
Die Regel, die daraus folgt
Die Bestellung entsteht erst, wenn die letzte Unterschrift da ist.
Das ist die wichtigste Entwurfsentscheidung in diesem Bereich, und es lohnt sich, offen zu sagen, warum die naheliegende Alternative verworfen wurde.
Die naheliegende Alternative: die Bestellung sofort im Status requested
anlegen und bei Freigabe umschalten. Sie wirkt einfacher und ist falsch, aus
vier Gründen, die alle in Produktion auftreten:
- Ihre Bestellliste füllt sich mit Dingen, die keine Bestellungen sind. Jede Zählung, jedes Dashboard, jeder Export muss sie ausschließen. Irgendwann vergisst es jemand, und eine Umsatzzahl enthält 80.000 € an Anforderungen, die nie freigegeben wurden.
- Bestand. Ein Einkäufer ohne Befugnis könnte Ihre letzten sechs Spindeln eine Woche lang blockieren, mit einer Anforderung, die niemand freigibt.
- Nummernkreise. Eine Bestellnummer steht auf Lieferschein und Rechnung. Bestellnummern für abgelehnte Anforderungen zu verbrauchen hinterlässt Lücken, nach denen der Prüfer Ihres Kunden fragen wird.
- Sie sickert in Ihr ERP. Was eine Bestellung anlegt, synchronisiert sie irgendwann. Eine Anforderung geht niemanden etwas an außer dem einkaufenden Unternehmen.
Deshalb hält die procurement-App Anforderungen in einer eigenen Tabelle und legt die Bestellung in der orders-App erst bei der letzten Freigabe an. Jede Bestellung, die Ihr ERP sieht, ist eine echte.
Das Leben einer Anforderung
| Status | Bedeutet | Was folgt |
|---|---|---|
| Ausstehend | Wartet auf Freigaben. Budget ist reserviert | Freigegeben, abgelehnt oder storniert |
| Freigegeben | Alle Freigaben erteilt. Die Bestellung wird angelegt | Bestellt |
| Bestellt | Die Bestellung existiert, die Anforderung verweist auf sie | Endgültig |
| Abgelehnt | Ein Freigeber hat abgelehnt. Reserviertes Budget kommt zurück | Endgültig |
| Storniert | Zurückgezogen, solange sie ausstand, vom Einkäufer oder einem Administrator. Reserviertes Budget kommt zurück | Endgültig |
Es gibt keinen Ablauf. Eine ausstehende Anforderung bleibt ausstehend, bis jemand sie entscheidet oder storniert, egal wie lange das dauert.
Freigegeben und Bestellt sind mit Absicht getrennt. Die Bestellung anzulegen ist ein Schritt, der scheitern kann, wenn ein anderer Dienst kurz nicht erreichbar ist, und die Entscheidung darf deswegen nicht verloren gehen. Kommt die Bestellung nicht sofort zustande, bleibt die Anforderung Freigegeben, und der stündliche Abgleich legt die Bestellung an, nie doppelt. Denselben Durchgang können Sie mit Abgleich starten in der Liste der Bestellanforderungen von Hand anstoßen.
Was die Anforderung trägt
Die Bestellanforderung hat die Form einer Bestellung: dieselbe Positionsstruktur, dieselben Mengen, Preise, Adressen und die Kostenstelle je Position. Sie hat ihre eigene Anforderungsnummer, eindeutig in Ihrem Tenant. Die Nummer wird erzeugt, nicht hochgezählt: Sie läuft nicht fortlaufend und kommt aus keinem Nummernkreis. Versprechen Sie einem Kunden also keine lückenlose BANF-Reihe. Sobald die Bestellung existiert, verweist die Anforderung auf sie.
Die Spiegelung ist Absicht. Ein Freigeber sieht genau das, was bestellt wird, und die Umwandlung bei der letzten Freigabe ist eine Kopie, keine Übersetzung: Die Bestellung wird mit den Positionen und Preisen angelegt, die die Anforderung hält.
Damit ist die Anforderung auch ein Schnappschuss, und das führt zur Frage, die jeder als Zweites stellt.
Was, wenn sich der Preis ändert, während sie wartet?
Das kann passieren. Eine Anforderung, die am Donnerstag freigegeben wird, wurde am Montag bepreist. Preisliste, Laufzeit einer Aktion und Bestand können sich bewegt haben.
Der Schnappschuss ist das, wofür der Freigeber unterschrieben hat, also wird die Bestellung damit angelegt. Nichts bepreist sie hinter dem Rücken des Freigebers neu. Hat sich ein Preis zwischenzeitlich deutlich bewegt, ist das ein kaufmännisches Gespräch: Ein Freigeber, der 4.200 € unterschreibt und 4.600 € auf der Rechnung findet, benutzt den Shop nicht wieder, und Sie wollen Stahl nicht zum Preis des Vormonats liefern.
Die praktische Folge: Freigabedauer ist ein kaufmännisches Risiko, und ein weiteres Argument, Schwellen so zu setzen, dass die meisten Bestellungen gar nicht warten. Bei volatilen Sortimenten wie Stahl, Kupfer oder allem Indexierten schreiben Sie das in die Richtlinie des Kunden und vereinbaren, wie schnell Freigeber entscheiden.
Bestand: wann reserviert?
Nicht bei der Anforderung. Es gibt noch keine Bestellung, und nichts an der Anforderung berührt den Bestand.
Das hat eine Folge, die Sie Kunden sagen sollten, bevor sie sie entdecken: Eine Anforderung ist keine Verfügbarkeitszusage. Eine dreitägige Freigabe auf ein Teil mit zwei Stück Bestand kann mit einer freigegebenen Anforderung und ohne Ware enden. Behandeln Sie das wie jede Bestellung mit langer Lieferzeit. Siehe Bestand und Lagerorte und Teillieferungen.
Budget dagegen wird ab dem Einreichen gehalten. Geld und Bestand verhalten sich hier absichtlich verschieden: Das Budget ist die Zahl des einkaufenden Unternehmens, und es zu reservieren kostet Sie nichts. Der Bestand gehört Ihnen, und ihn für eine nicht freigegebene Anforderung zu reservieren kostet Sie einen Verkauf.
Die Budgetbewegung
Jede Bewegung schreibt einen Eintrag ins Änderungsjournal des Budgets. Nichts überschreibt eine Summe.
| Moment | Was auf dem Budget der Kostenstelle passiert |
|---|---|
| Anforderung eingereicht | Der Betrag wird reserviert. Er zählt nicht mehr als verfügbar |
| Positionen einer ausstehenden Anforderung korrigiert | Die Reservierung wandert auf den neuen Betrag der Positionen |
| Letzte Freigabe, Bestellung angelegt | Die Reservierung wird gegen die Bestellung bestätigt. Es bewegt sich kein weiterer Betrag |
| Abgelehnt oder storniert | Die Reservierung wird aufgehoben. Das Budget bekommt sie zurück |
| Bestellung ohne nötige Freigabe | Der Betrag wird in einem Schritt auf die Bestellung gebucht |
| Bestellung storniert, ganz oder positionsweise | Der gebuchte Betrag kommt zurück, außer die Budgetperiode ist abgeschlossen |
Die Reservierung hängt an der Anforderung, das Einreichen am Warenkorb: Ein Einkäufer, der doppelt klickt, oder eine Verbindung, die mitten im Einreichen abreißt, erzeugt keine zwei Anforderungen und keine zwei Reservierungen. Siehe Das Budgetjournal lesen.
Eine laufende Anforderung korrigieren
Eine ausstehende Anforderung ist nicht eingefroren. Was über sie festgehalten ist, etwa Kundenbestellnummer, externe Referenz oder Adressen, korrigieren Sie mit Bearbeiten an der Anforderung, in jedem Status. Was ausgegeben wird, ändert sich nur, solange sie aussteht, und nur positionsweise: Die procurement-App nimmt Positionskorrekturen über ihre API an, und das Cockpit zeigt die Positionen nur lesend.
Eine Positionskorrektur rechnet die Summen der Anforderung neu und verschiebt die Budgetreservierung auf die neuen Beträge. Sie wertet die Freigaberegeln nicht erneut aus, und erteilte Freigaben bleiben erteilt. Ein Freigeber, der für 900 € unterschrieben hat, hat damit für das unterschrieben, was jetzt in den Positionen steht. Ist eine Änderung wesentlich, ist der sauberere Weg, die Anforderung zu stornieren und den Einkäufer einen neuen Warenkorb einreichen zu lassen, damit die Regeln ihn neu messen.
Ist eine Anforderung entschieden, steht fest, was ausgegeben wurde.
Ablehnung und Neubeginn
Eine abgelehnte Anforderung ist beendet. Sie wird nicht wieder geöffnet und nicht zu einem neuen Versuch umgebaut: Sie bleibt der Beleg, dass das angefragt und abgelehnt wurde, mit Freigeber und Grund. Dieser Beleg ist die Audit-Kontrolle.
Auch derselbe Warenkorb lässt sich nicht noch einmal einreichen: Die procurement-App weist einen Warenkorb ab, dessen Anforderung abgelehnt oder storniert wurde. Der Einkäufer baut einen neuen Warenkorb, und der neue Versuch wird an den Regeln gemessen, wie sie jetzt stehen. Das ist keine Schikane: Ablehnungen in der B2B-Beschaffung sind selten ein glattes Nein, sondern „nicht diese Menge", „nicht dieser Lieferant", „nicht dieses Quartal", und ein neuer Warenkorb mit der Korrektur ist ohnehin das, was der Freigeber sehen will.
Weiter
- Der Weg des Einkäufers — eine einreichen.
- Der Weg des Freigebers — über eine entscheiden.