Sicherheit und Datenschutz
Zwei getrennte Aufgaben leben auf dieser Seite. Die eine ist, den Zugriff Ihres eigenen Teams eng zu halten. Die andere ist der Datenschutz-Papierkram, um den ein deutsches Unternehmen mit Shop nicht herumkommt. Beides ist langweilig, bis ein Prüfer oder ein Vorfall vor der Tür steht.
Multi-Faktor-Authentifizierung
Weil die Anmeldung Single Sign-on ist, öffnet ein einziges Zugangsdatum alles, worauf eine Person Zugriff hat. Dieses Zugangsdatum sollte kein Passwort allein sein.
Jede Person richtet ihre Faktoren selbst ein, unter Einstellungen › Profil › Sicherheit, Abschnitt Multi-Faktor-Authentifizierung. Vier stehen zur Wahl:
| Methode | Was sie ist | Lohnt sich? |
|---|---|---|
| Passkey | Anmeldung per Biometrie oder Sicherheitsschlüssel über das Gerät (WebAuthn / FIDO2). Passkey hinzufügen, dann benennen | Am besten. Phishing-resistent und schneller als Codes tippen |
| Authenticator-App | Sechsstellige Codes aus Google Authenticator, 1Password, Aegis und ähnlichen. Einrichten zeigt den QR-Code | Gut. Der richtige Ersatz, wenn Passkeys auf Ihren Geräten unpraktisch sind |
| Einmalcode per SMS | Ein sechsstelliger Code per SMS, Aktivieren / Deaktivieren. Braucht eine bestätigte Telefonnummer | Die schwächste der vier. Nur dort, wo nichts anderes geht |
| Einmalcode per E-Mail | Ein sechsstelliger Code per E-Mail, Aktivieren / Deaktivieren. Braucht eine bestätigte E-Mail-Adresse | So gut wie das Postfach, in dem er landet |
Bestehen Sie auf mindestens einem Passkey oder einer Authenticator-App für alle mit Zugriff auf das Cockpit. Die Einrichtung dauert unter einer Minute. Passwörter ändern Sie auf demselben Bildschirm unter Passwort ändern, und eine neue E-Mail-Adresse oder Telefonnummer muss per Code bestätigt sein, bevor ein Faktor sie nutzen kann.
Sitzungen, und die Richtlinie, die Sie nicht haben
Einstellungen › Team › Sitzungen listet jede aktive Anmeldung Ihrer Organisation, mit den Faktoren, die jede Sitzung genutzt hat, und ihrem Ablauf, und lässt Sie bei jeder Sitzung beenden. Das ist Ihre Sitzungskontrolle.
Der praktische Ausgleich ist die Routine: die Sitzungsliste monatlich durchsehen, alles Unzuordenbare beenden, und ausscheidende Kolleginnen und Kollegen noch am selben Tag deaktivieren; siehe Nutzer, Rollen und Berechtigungen.
Das Aktivitätsprotokoll
Einstellungen › Profil › Aktivität zeigt die Kontoaktivität in drei Spalten: Ereignis, Client / Herkunft / Standort und Zeit, mit einem Suchfeld darüber.
Seien Sie genau darin, was das ist, denn an der Lücke stoßen sich viele:
- Es ist die Aktivität Ihres eigenen Kontos, keine tenantweite Spur dessen, was Ihre Kolleginnen und Kollegen getan haben.
- Es zeigt die jüngsten Einträge. Es gibt keinen Datumsfilter und keine dokumentierte Aufbewahrungsdauer.
DSGVO: was Ihres ist und was unseres
Für die personenbezogenen Daten in Ihrem Shop, die Kontakte Ihrer Kunden, ihre Adressen, ihre Bestellhistorie, sind Sie der Verantwortliche. revenexx verarbeitet sie nach Ihrer Weisung. Diese Aufteilung entscheidet, wer was schuldet.
Lassen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag unterschreiben. Ein AVV mit revenexx ist nach Art. 28 nicht optional und das erste Dokument, nach dem jemand fragt. Finden Sie Ihren nicht, ist das die Aufgabe für heute.
Halten Sie Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aktuell. Es muss beschreiben, was der Shop mit personenbezogenen Daten tut. Zwei Dinge hier speisen es direkt:
- Ihre Liste der installierten Apps, jede mit ihrem Zugriffsregister: welche Daten sie berührt und welche externen Hosts sie erreichen darf. Das ist das Nächste an einem Inventar der Unterauftragsverarbeiter und Datenflüsse, das Sie haben, und es ändert sich, sobald jemand etwas installiert. Sehen Sie es durch, wenn Sie das Verzeichnis durchsehen.
- Ihre Integrationen. Jedes System, in das Sie Kundendaten synchronisieren, gehört zu der Verarbeitung, die Sie beschreiben müssen.
Auskunft und Löschung brauchen einen Plan, keinen Knopf. Es gibt kein „Alles über diese Person exportieren“ mit einem Klick und keine Self-Service-Löschung von Tenant-Daten. Was es gibt:
| Anfrage | Was Sie heute haben |
|---|---|
| Auskunft nach Art. 15 | Kontakt-, Organisations- und Bestelldatensätze der Person heraussuchen und aus den jeweiligen Bildschirmen exportieren. Einen einzelnen Betroffenen-Export gibt es nicht |
| Löschung nach Art. 17, Messaging | Der Bereich Mail kann alles löschen, was an eine Adresse gesendet wurde, samt der dafür ausgegebenen Abmeldelinks. Unumkehrbar, mit Absicht |
| Löschung nach Art. 17, Commerce-Daten | Kein Self-Service. Als Anfrage stellen, und bedenken: Bestellungen, die Sie aus steuerlichen Gründen aufbewahren müssen, sind ein legitimer Grund zu behalten, nicht zu löschen |
Schreiben Sie den Ablauf auf, bevor jemand ein Ersuchen mit 30 Tagen Frist schickt. Vorher zu wissen, wer die Daten zieht und wer die Antwort unterschreibt, ist die ganze Arbeit.
Wo die Daten liegen
Die verbindliche Aussage dazu, wo die Daten Ihres Tenants gehostet werden, welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind und wie lange Daten aufbewahrt werden, steht in Ihrem Vertrag und Ihrem AVV mit revenexx. Lesen Sie sie dort, bevor Sie eine Datenschutzerklärung schreiben, und erwarten Sie im Cockpit keinen Schalter, der Daten zwischen Regionen verschiebt. Es gibt keinen, und als Self-Service-Einstellung ist vorerst keiner geplant.
Einzelne Apps und Integrationen können Daten über den Kerndienst hinaus bewegen: Eine App deklariert jeden externen Host, den sie erreicht, in ihrem Zugriffsregister, und ein Workflow, den Sie bauen, schickt Daten dorthin, wohin Sie ihn richten. Das sind Ihre Entscheidungen, und sie gehören in Ihr Verarbeitungsverzeichnis.
Die Trennung zwischen Tenants erzwingt die Datenbank, nicht der Anwendungscode. Jeder Datensatz trägt Ihre Tenant-Kennung, und jede Abfrage wird gegen die Identität in der Sitzung gefiltert, bevor eine App eine Zeile sieht. Eine App kann die Daten eines anderen Unternehmens nicht lesen, auch wenn sie es versucht.
Was Sie prüfen
Quartalsweise, in fünfzehn Minuten: Alle mit Cockpit-Zugriff haben einen Passkey oder eine Authenticator-App; die Sitzungsliste enthält nichts, was Sie nicht erklären können; in der Mitgliederliste steht niemand, der gegangen ist; Ihre Liste installierter Apps passt zu dem, was Ihr Verarbeitungsverzeichnis beschreibt.