Kontakte und Rollen
Ein Kontakt ist eine Person in einem Unternehmen. Die Rolle entscheidet, was diese Person darf; das Unternehmen, auf das sie verweist, entscheidet, was sie sieht.
Einen Kontakt anlegen
- Öffnen Sie CRM › Kontakte.
- Wählen Sie Neuer Kontakt.
- Tragen Sie die E-Mail ein. Sie ist die Identität: je Mandant eindeutig, und die Person meldet sich damit an.
- Tragen Sie Vorname, Nachname, Telefon und Funktion ein. Die Funktion ist Freitext („Werkstattleiter“, „Leiter Einkauf“) und gewährt nichts.
- Wählen Sie die Organisation. Über dieses Feld bekommt die Person die Preise, Konditionen und Bestellhistorie ihres Unternehmens.
- Wählen Sie die Rolle. Die Leiter steht unten. Neue Kontakte bekommen
standardmäßig
buyer, sofern keine andere Rolle als Standard markiert ist. - Setzen Sie die Freigabegrenze für Bestellungen, wenn die Rolle freigibt. Leer heißt: keine Obergrenze.
- Setzen Sie das Locale. Es steuert die Shop-Sprache und die Sprache der Transaktionsmails. Angenommen werden nur die vom Shop unterstützten Locales.
- Haken Sie Hauptkontakt an, wenn dies die Person ist, die Sie standardmäßig ansprechen.
- Speichern Sie.
Die Rollenleiter
Fünf Rollen, von der geringsten zur höchsten Berechtigung. Jede ist ein Bündel von Berechtigungsschlüsseln.
| Rolle | Typischerweise | Darf bestellen? |
|---|---|---|
viewer | Ein Auszubildender, ein Techniker, der Verfügbarkeit prüft | Nein |
requester | Wer vor einer Ausgabe eine Unterschrift braucht | Reicht zur Freigabe ein |
buyer | Die Person, die täglich Verbrauchsmaterial bestellt | Ja |
approver | Eine Abteilungsleitung, eine Standortleitung | Ja, und gibt für andere frei |
admin | Die Shop-Administration des Kunden selbst | Ja, und verwaltet die Personen |
Die Berechtigungen dahinter sehen Sie unter CRM › Rollen:
| Berechtigungsschlüssel | Was er erlaubt |
|---|---|
catalog.read | Produkte und Preise einsehen |
carts.manage | Eigene Warenkörbe und Bestelllisten anlegen und bearbeiten |
orders.create | Direkt eine Bestellung aufgeben |
orders.request | Eine Bestellung zur Freigabe einreichen, statt sie aufzugeben |
orders.approve | Eingereichte Bestellungen bis zu order_approval_limit freigeben |
orders.read | Die Bestellungen der Organisation einsehen |
addresses.manage | Die Adressen der Organisation pflegen |
contacts.read / contacts.manage | Die Personen der Organisation einsehen / verwalten |
organization.manage | Die Stammdaten der Organisation bearbeiten |
Berechtigungen werden bei jedem Lesen aus der Rolle abgeleitet und nie an der Person gespeichert. Ändern Sie den Berechtigungssatz einer Rolle, kann deshalb an niemandem eine veraltete Berechtigung hängen bleiben.
role. Die Rolle ist eine
geschlossene Liste mit fünf Werten, und genau sie liest die Autorisierung. Eine
role-Spalte voller „Einkauf“ und „Werkstatt“ gewährt niemandem etwas, sobald
Berechtigungen durchgesetzt werden. Funktionsbezeichnungen gehören in
job_title.Ändern, was eine Rolle gewährt
Sie können die eingebauten Rollen anderen Berechtigungsschlüsseln zuordnen, etwa
wenn buyer bei Ihren Kunden nicht die gesamte Bestellhistorie sehen soll:
- Öffnen Sie CRM › Rollen.
- Ist die Liste leer, wählen Sie Die eingebauten Rollen laden. Solange ein Mandant keine eigenen Zeilen hat, wird jeder Käufer aus den fünf eingebauten Rollen beantwortet, und es gibt nichts zu bearbeiten. Das Laden schreibt dieselben Berechtigungen nieder, der Zugang ändert sich also für niemanden.
- Wählen Sie in der Zeile einer Rolle Berechtigungen.
- Haken Sie die Schlüssel an, die die Rolle gewähren soll, und speichern Sie.
Der Berechtigungseditor ersetzt den gesamten Satz. Alles, was Sie nicht anhaken, wird entzogen. Prüfen Sie vor dem Bearbeiten auf der Seite der Rolle, was sie gerade gewährt.
Zwei Grenzen, die Sie kennen sollten:
- Eine sechste Rolle können Sie nicht anlegen.
contacts.roleist auf die fünf Schlüssel beschränkt, eine neue Rolle könnte also niemand innehaben. - Eine Shop-Einstellung kann das Verzeichnis sperren. Sind eigene Rollen abgeschaltet, gelten die fünf eingebauten, egal was gespeichert ist.
Freigabegrenzen
order_approval_limit ist ein Betrag. Das Recht zur Freigabe kommt aus der
Rolle; die Grenze sagt, wie weit es reicht. Sie ist in der Währung des Marktes
angegeben und wird nicht umgerechnet. Leer heißt: keine Obergrenze.
Setzen Sie sie bei den Personen, die freigeben, und lassen Sie sie bei allen
anderen leer. Eine Grenze an einem viewer hat nichts, worauf sie wirken
könnte.
Wer der Hauptkontakt ist
is_primary markiert die eine Person, die Sie standardmäßig ansprechen. Wer
jemanden zum Hauptkontakt macht, stuft den bisherigen immer herab; zwei
Personen können die Markierung nicht gleichzeitig tragen. Eine Shop-Einstellung
kann zusätzlich verhindern, dass der letzte Hauptkontakt eines Unternehmens
herabgestuft oder gelöscht wird, damit der Checkout nie auf ein Unternehmen
ohne Ansprechpartner trifft.
Was Sie prüfen
- Öffnen Sie den Kontakt. Die Seitenleiste zeigt Rolle, Freigabegrenze und ob die Person Hauptkontakt ist.
- Der Bereich Rolle & Berechtigungen zeigt die Berechtigungen, die diese Person gerade hält, und ob sie danach handeln darf. Ein gesperrter Kontakt oder einer, dessen Registrierung noch aussteht, behält die Rolle, darf aber nicht danach handeln.
- Der Bereich Organisation & Status verlinkt auf das Unternehmen. Ist er leer, hat diese Person keine Unternehmenspreise.
- Die Kontaktliste hat Warteschlangen für Wartet auf Freigabe, Aktiv, Eingeladen, Gesperrt und Abgelehnt. Nutzen Sie sie, statt von Hand zu filtern.
Weiter
- Selbstregistrierung — Personen ein Konto beantragen lassen, statt jedes einzeln anzulegen.
- Freigaberegeln — aus Rollen und Grenzen eine Einkaufsrichtlinie machen.