Budgets
Ein Budget legt einen Betrag und eine Periode auf eine Kostenstelle und führt ein Journal darüber, was dagegen verbraucht wurde. Es ist die Kontrolle, nach der der Controller des Kunden tatsächlich gefragt hat.
Was ein Budget trägt
| Feld | Was es entscheidet |
|---|---|
| Kostenstelle | Worauf es sich bezieht |
| Betrag | Der Startwert, in der Währung der Organisation |
| Periode | Anfang und Ende — ein Geschäftsjahr, ein Quartal, ein Monat |
| Wiederholung | Ob für die nächste Periode automatisch ein frisches Budget öffnet |
| Reihenfolge | In welcher Reihenfolge Budgets verbraucht werden, wenn eine Kostenstelle mehrere hat |
| Restwert | Was übrig ist. Vom Journal gepflegt, nie getippt |
Budgets sind rein monetär. Es gibt kein Mengenbudget, kein „zwölf Laptops im Jahr". Kunden fragen danach; die Antwort ist eine Einschränkung an der Kostenstelle oder eine Regel am Produkt, kein Budget.
Mehrere Budgets auf einer Kostenstelle
Eine Kostenstelle kann gleichzeitig mehr als ein Budget tragen, und sie werden
in der Reihenfolge (sequence) verbraucht: Das erste wird geleert, dann das
zweite, dann das dritte.
So werden die echten Fälle modelliert: ein übertragener Rest als Reihenfolge 1 mit der diesjährigen Zuteilung dahinter, damit das alte Geld zuerst ausgegeben wird; ein einmaliger Nachschlag — die im März bewilligten 15.000 € für eine ungeplante Reparatur — als eigenes Budget, damit er getrennt berichtet werden kann; ein Projekttopf neben dem laufenden Budget auf derselben Kostenstelle.
Das letzte Budget in der Reihenfolge darf negativ werden. Das ist Absicht. Sind Budgets als weiche Grenzen konfiguriert, muss eine überziehende Bestellung irgendwo landen, und eine sichtbare Überschreitung auf dem letzten Budget ist weit besser als ein stiller Fehler oder eine gesperrte Bestellung im schlechtesten Moment. Ein negativer Restwert ist ein Bericht, kein Fehler — er ist genau die Zahl, die der Controller des Kunden im Januar sehen will.
Übertrag
Ein wiederkehrendes Budget öffnet automatisch eine neue Periode mit seinem konfigurierten Betrag. Die Entscheidung mit dem Kunden: Was passiert mit dem Rest?
| Wahl | Wirkung | Passt zu |
|---|---|---|
| Zurücksetzen | Die neue Periode beginnt beim vollen Betrag. Der Rest ist weg | Verbrauchsmaterial, wo eine Unterschreitung keinen Kaufrausch im Januar finanzieren soll |
| Übertragen | Der Rest öffnet als zusätzliches Budget vor dem neuen in der Reihenfolge | Projekt- und Investitionsbudgets |
Zurücksetzen ist der sicherere Standard und entspricht dem, wie die meisten deutschen Controlling-Abteilungen Sachkosten führen. Übertragen ist das, was sie für Investitionen nehmen. Fragen Sie, welches von beiden diese Kostenstelle ist; schließen Sie es nicht aus dem Betrag.
Weiche oder harte Grenze
Das ist keine Eigenschaft des Budgets. Es entscheidet die Freigaberegel, die es überwacht, und es gibt drei brauchbare Einstellungen:
| Verhalten | Regeleffekt | Was der Einkäufer erlebt |
|---|---|---|
| Nur berichten | Gar keine Regel | Nichts. Ausgaben werden gebucht und sind sichtbar; das Budget greift nie ein |
| Weiche Grenze | pendingOrder | Über Budget wird der Warenkorb zur Bestellanforderung, und jemand unterschreibt für die Überschreitung |
| Benachrichtigen | sendEmail | Die Bestellung läuft durch; der Kostenstellenverantwortliche erfährt es |
| Harte Grenze | prevent | Das Einreichen wird abgelehnt. Keine Anforderung, keine Bestellung |
prevent-Regel auf einer Instandhaltungs-Kostenstelle heißt: Am Freitag um
15:40 im November bekommt die Person, die eine Dichtung für eine leckende
Maschine kaufen will, eine Ablehnung. Die meisten Kunden, die eine harte
Grenze verlangen, wollen eine weiche — eine Überschreitung, für die ein
Vorgesetzter unterschreibt. Fragen Sie, was mit dem echten Notfall passieren
soll, bevor Sie prevent konfigurieren.Reservieren Sie die harte Grenze für die Fälle, in denen eine Überschreitung tatsächlich verboten ist: geförderte Budgets, Projektkonten mit externem Geldgeber, Investitionen, die in einer bewilligten Zahl bleiben müssen.
Wie der Verbrauch funktioniert
Vier Bewegungen, und jede hängt einen Journaleintrag an, statt eine Summe zu bearbeiten:
| Moment | Bewegung |
|---|---|
| Eine Bestellanforderung wird eingereicht | reserve — der Betrag wird gehalten |
| Die Anforderung ist voll freigegeben, die Bestellung entsteht | confirm — der Halt wird Verbrauch |
| Die Anforderung wird abgelehnt, zurückgezogen oder läuft ab | withdraw — der Halt wird gelöst |
| Eine Bestellung ohne nötige Freigabe wird aufgegeben | commit — in einem Schritt verbraucht |
Gehaltenes Geld zählt für jede andere Prüfung als weg. Zwei Einkäufer können
nicht beide die letzten 500 € ausgeben, während eine Anforderung unentschieden
liegt. Manuelle Korrekturen — der Controller legt zur Jahresmitte 5.000 €
nach — schreiben ebenfalls einen Eintrag, mit dem Grund manual und der
Person, die ihn vorgenommen hat. Nichts überschreibt die Zahl. Siehe
Das Budgetjournal lesen.
Eines anlegen
- Öffnen Sie die Kostenstelle in der App Cost Centers und fügen Sie ein Budget hinzu.
- Tragen Sie den Betrag in der Währung der Organisation ein. Prüfen Sie, welche das ist, wenn der Kunde über mehrere Märkte kauft — siehe Währungen und Steuern.
- Setzen Sie die Periode. Nehmen Sie das Geschäftsjahr des Kunden — das ist nicht immer das Kalenderjahr.
- Setzen Sie Wiederholung und die Übertrag-Entscheidung.
- Lassen Sie die Reihenfolge in Ruhe, außer die Kostenstelle hat schon ein Budget. Dann entscheiden Sie ausdrücklich, welches zuerst geleert wird.
- Konfigurieren Sie die Regel, die ihm Zähne gibt — oder bewusst keine, wenn dieses Budget fürs Berichten da ist.
Was Sie prüfen
- Das Budget zeigt den vollen Betrag als Rest, und einen Journaleintrag, der die Eröffnung festhält.
- Reichen Sie eine Testanforderung gegen die Kostenstelle ein. Der Rest fällt sofort. Lehnen Sie sie ab. Der Rest kehrt zurück, und das Journal zeigt beide Bewegungen.
- Bitten Sie den Controller des Kunden, den Restwert im ersten Monat gegen seine eigene Zahl für dieselbe Periode zu halten — nicht im zwölften.
Weiter
- Freigaberegeln — was an der Grenze passiert.
- Das Budgetjournal lesen — wie Sie eine Zahl erklären.