Budgets
Ein Budget gibt einer monetären Kostenstelle einen Betrag und auf Wunsch eine Periode, und es führt ein Journal über jede Bewegung dagegen. Es ist die Kontrolle, nach der der Controller des Kunden eigentlich gefragt hat.
Wo Sie es finden
Procurement › Kostenstellen › Budgets listet alle Budgets; dieselben Budgets stehen im Reiter Budgets ihrer Kostenstelle, mit dem Restbetrag gesamt in der Fußzeile. Die Detailansicht eines Budgets hat die Reiter Übersicht und Änderungsjournal.
Was ein Budget trägt
| Feld | Was es entscheidet |
|---|---|
| Kostenstelle | Worauf es sich bezieht |
| Name | Wie es in Listen und Auswertungen heißt: Q4 2026, Sonderfreigabe Reparatur |
| Budgetrahmen | Der Betrag, mit dem das Budget eröffnet wird, in der Währung der Kostenstelle |
| Verbrauchsreihenfolge | In welcher Reihenfolge die Budgets einer Kostenstelle verbraucht werden |
| Periode beginnt / Periodenlänge | Der erste Tag und wie viele Monate sie läuft: Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr |
| Wiederkehrend | Ob zum Periodenende automatisch ein neues Budget eröffnet wird. Erscheint, sobald eine Länge gesetzt ist |
| Restbetrag | Was übrig ist. Wird nur vom Journal geschrieben, nie getippt |
| Aktiv | Ob noch daraus verbraucht wird. Der nächtliche Lauf schaltet es ab, wenn eine Periode schließt |
Der letzte Tag der Periode ergibt sich aus Beginn und Länge. Ein Quartal ab
- Januar endet am 31. März, das nächste beginnt am 1. April. Ein Budget ohne Periode ist ein einmaliger Rahmen.
Beträge stehen in der Währung der Kostenstelle, umgerechnet wird nichts. Budgets sind rein monetär; ein Mengenbudget („zwölf Laptops im Jahr“) gibt es nicht. Fragt ein Kunde danach, ist die Antwort eine Einschränkung auf der Kostenstelle oder eine Freigaberegel.
Mehrere Budgets auf einer Kostenstelle
Eine Kostenstelle kann mehrere Budgets gleichzeitig führen. Verbraucht werden sie nach der Verbrauchsreihenfolge: das niedrigste zuerst, dann das nächste. Das letzte trägt, was die anderen nicht decken, und darf unter null fallen.
So bilden Sie die echten Fälle ab: einen einmaligen Zuschuss (die 15.000 €, die im März für eine ungeplante Reparatur freigegeben wurden) als eigenes Budget, damit er getrennt auswertbar bleibt, oder einen Projekttopf neben dem laufenden Budget. Ein negativer Restbetrag auf dem letzten Budget ist kein Fehler. Er ist die Überschreitung, die der Controller sehen will. Ob eine Überschreitung überhaupt zulässig ist, entscheiden die Freigaberegeln, nicht das Budget.
Wenn die Periode endet
Einmal pro Nacht schließt die Plattform jedes wiederkehrende Budget, dessen Periode abgelaufen ist, und eröffnet seinen Nachfolger für die nächste Periode, mit demselben Budgetrahmen plus dem, was übertragen wird. Niemand muss etwas anstoßen.
Was übertragen wird, bestimmt die Übertragsregel des Budgets:
| Regel | Wirkung | Passt zu |
|---|---|---|
never (Standard) | Der Nachfolger startet mit seinem Budgetrahmen. Der Rest verfällt | Sachkosten, wo eine Unterschreitung keinen Einkaufsrausch im Januar finanzieren soll |
always | Der ganze Rest geht in den Nachfolger | Projekt- und Investitionsbudgets |
limited | Der Rest geht bis zu einer Obergrenze mit, der Überschuss verfällt | „Bis zu 2.000 € dürfen ins nächste Quartal“ |
Drei Dinge gelten unabhängig von der Regel:
- Eine Überschreitung wird nie übertragen. Eine Periode, die unter null endete, bleibt unter null; der Nachfolger startet mit seinem vollen Rahmen.
- Was nicht übertragen wird, wird ausgebucht. Das geschlossene Budget zeigt dafür einen Eintrag „Verfallen“ und wird inaktiv. Geld wird verschoben, nicht kopiert; das Journal geht immer auf.
- Eine Periode pro Nacht. Ein Budget, dessen Periode länger zurückliegt, als die Periode selbst dauert (ein Monatsbudget, das vor drei Monaten endete), wird als veraltet gemeldet und nicht angefasst. Das heißt: Der nächtliche Lauf hat nicht stattgefunden. Eröffnen Sie das Budget der laufenden Periode von Hand.
Die Übertragsregel wird gesetzt, wenn ein Budget über die API angelegt wird, etwa von der Integration, die Ihre Budgets anlegt. Das Cockpit-Formular bietet sie nicht an; ein dort angelegtes Budget überträgt also nichts. Periode und Übertragsregel lassen sich nur korrigieren, solange auf dem Budget noch nichts gebucht wurde.
Was passiert, wenn es aufgebraucht ist
Das Budget selbst lehnt nie etwas ab. Was ein Einkäufer an der Grenze erlebt, entscheidet die Freigaberegel, die es mit der Bedingung Verfügbares Budget beobachtet:
| Verhalten | Regel | Was der Einkäufer erlebt |
|---|---|---|
| Nur berichten | Keine Regel | Die Bestellung läuft durch. Das letzte Budget darf negativ werden |
| Weiche Grenze | Verfügbares Budget → Freigabe erforderlich | Über Budget wird der Warenkorb zur Bestellanforderung, und jemand unterschreibt die Überschreitung |
| Harte Grenze | Verfügbares Budget → Verhindern | Das Absenden wird abgelehnt. Keine Anforderung, keine Bestellung |
Eine weitere Grenze sollte der Kunde kennen: Eine monetäre Kostenstelle, deren Budgets alle inaktiv sind, wird Einkäufern gar nicht angeboten. Ein nicht wiederkehrendes Budget, das ohne Nachfolger stillgelegt wird, sperrt die Kostenstelle für Bestellungen, bis ein neues Budget existiert.
Wie Ausgaben das Budget bewegen
Jede Bewegung erzeugt einen Journaleintrag; nichts überschreibt die Zahl.
| Moment | Wirkung auf das Budget |
|---|---|
| Eine Bestellanforderung wird abgeschickt | Der Betrag wird sofort reserviert; die nächste Anforderung sieht, was übrig ist |
| Positionen einer wartenden Anforderung werden korrigiert | Nur die Differenz wird reserviert oder zurückgegeben |
| Die Anforderung wird freigegeben und die Bestellung angelegt | Die Reservierung gehört nun der Bestellung; es bewegt sich kein weiteres Geld |
| Die Anforderung wird abgelehnt oder storniert | Die Reservierung wird gutgeschrieben |
| Eine Bestellung ohne Freigabe wird aufgegeben | Der Betrag wird in einem Schritt verbraucht |
| Eine Bestellung wird storniert | Was sie gebucht hat, kommt zurück, außer die Periode des Budgets ist geschlossen |
Zwei gleichzeitige Ausgaben gegen dasselbe Budget sind nicht gegeneinander geschützt: Beide werden gebucht, und das Journal zeigt beide. Das Budget verschickt keine Warnungen; niedrige Stände findet man durch Hinschauen. Siehe Das Budgetjournal lesen.
Anlegen
- Öffnen Sie Procurement › Kostenstellen › Budgets und wählen Sie Neues Budget, oder nutzen Sie Neues Budget im Reiter Budgets der Kostenstelle.
- Wählen Sie die Kostenstelle und geben Sie dem Budget einen Namen.
- Tragen Sie den Budgetrahmen in der Währung der Kostenstelle ein.
- Setzen Sie die Verbrauchsreihenfolge, wenn die Kostenstelle schon ein Budget hat. Entscheiden Sie ausdrücklich, welches zuerst verbraucht wird.
- Setzen Sie Beginn und Länge der Periode. Nehmen Sie das Geschäftsjahr des Kunden, das nicht immer das Kalenderjahr ist. Lassen Sie beides leer für einen einmaligen Rahmen.
- Setzen Sie Wiederkehrend, wenn jede Periode ein neues Budget eröffnen soll.
- Richten Sie die Regel ein, die dem Budget Biss gibt, oder bewusst keine.
Um mitten in der Periode Geld hinzuzufügen, eröffnen Sie ein Zusatzbudget auf derselben Kostenstelle. Eine Korrektur an einem bestehenden Budget ist eine Anpassung über die API und erscheint als Eintrag „Manuell“ mit dem Namen der Person, die sie vorgenommen hat. Das Bearbeiten eines Budgets ändert seinen Restbetrag nie.
Was Sie prüfen
- Das Budget zeigt seinen vollen Rahmen als Restbetrag und einen Journaleintrag, der die Eröffnung festhält.
- Die Kostenstelle erscheint jetzt für Einkäufer. Vor ihrem ersten Budget tat sie das nicht.
- Schicken Sie eine Test-Bestellanforderung auf die Kostenstelle ab. Der Restbetrag sinkt sofort. Stornieren Sie die Anforderung in ihrer Detailansicht. Der Restbetrag kehrt zurück, und das Journal zeigt beide Bewegungen.
- Am Morgen nach dem ersten Periodenende ist das geschlossene Budget inaktiv, und daneben steht auf der Kostenstelle ein Budget für die neue Periode.
Weiter
- Freigaberegeln: was an der Grenze passiert.
- Das Budgetjournal lesen: wie man eine Zahl erklärt.