Kostenstellen
Eine Kostenstelle ist die buchhalterische Adresse, auf die ein Kauf im Unternehmen Ihres Kunden gebucht wird. Hier ist sie echter Stammdatensatz: ein Eintrag mit Code, Währung und einer verantwortlichen Person, den Sie einschränken und mit einem Budget versehen können. Ein Freitextfeld auf der Bestellposition ist sie nicht.
04711 und 4711 sind für jedes
nachgelagerte System verschiedene Werte) und wer für welche Kostenstelle
geradesteht. Die Liste kommt aus seinem ERP. Sie gehört ihm, und wer Werte in
seinem Namen erfindet, produziert Rechnungen, die niemand buchen kann.Wo Sie es finden
Procurement › Kostenstellen › Kostenstellen. Die Liste zeigt Code, Quellschlüssel, Name, Budgetart, Organisation, verantwortlichen Kontakt und ob die Kostenstelle aktiv ist. Neue Kostenstelle öffnet das Formular; eine Zeile öffnet die Detailansicht mit den Reitern Übersicht, Budgets und Einschränkungen.
Was eine Kostenstelle trägt
| Feld | Wofür es da ist |
|---|---|
| Code | Der Wert, der auf die Bestellposition und weiter ins ERP reist. Eindeutig in Ihrem gesamten Tenant, nicht je Organisation |
| Name | Was ein Einkäufer wiedererkennt: Werkstatt Halle 2, nicht 4711 |
| Währung | Die Währung, in der jedes Budget dieser Kostenstelle geführt wird. Wird einmalig gesetzt |
| Budgetart | Monetär (verbraucht Budgets) oder Nur Kontierung (ordnet Buchungen zu, führt kein Budget). Wird einmalig gesetzt |
| Organisation | Das kaufende Unternehmen, dem sie gehört. Leer heißt: Die Kostenstelle gehört Ihrem Tenant und wird jeder Organisation angeboten |
| Verantwortlicher Kontakt | Wer für die Kostenstelle geradesteht. Freigaberegeln mit dem Standard-Freigeber schicken ihre Freigaben an diese Person |
| Aktiv | Ob sie noch gewählt werden kann. Ausschalten legt die Kostenstelle still |
Quellschlüssel (external_id) | Der Schlüssel der Kostenstelle im ERP, aus dem sie gespiegelt wird. Eindeutig, wenn gesetzt, und als Filter in der Liste |
Der Code ist das tragende Feld. Weil er im ganzen Tenant eindeutig ist, können
zwei Kunden, die beide eine 4711 führen, nicht beide diesen Code bekommen.
Vereinbaren Sie vor dem ersten Import ein Muster, etwa die Kundennummer
vorangestellt: 10023-4711.
Monetär oder nur Kontierung
Das entscheiden Sie je Kostenstelle beim Anlegen. Später lässt es sich nicht mehr ändern, weil davon abhängt, ob je etwas gegen die Kostenstelle gezählt wurde.
- Monetäre Kostenstellen verbrauchen ihre Budgets. Eine monetäre Kostenstelle ohne aktives Budget wird Einkäufern gar nicht angeboten, und eine Buchung, die sie trotzdem nennt, wird abgelehnt. Das ist gewollt: Ein aufgebrauchtes Budget darf nicht stillschweigend aufhören zu begrenzen.
- Kostenstellen nur zur Kontierung ordnen Ausgaben zu und begrenzen nichts. Jede Buchung wird angenommen, ein Budget lässt sich nicht anlegen, und Budgetbewegungen gehen an ihnen vorbei. Das ist die Wahl für den Kunden, der den Code auf der Rechnung will und sonst nichts.
Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie den Controller des Kunden: „Soll der Shop eine Bestellung anhalten oder ablehnen, wenn dieses Geld aufgebraucht ist?" Nein heißt: nur Kontierung.
Währung
Jeder Betrag einer Kostenstelle steht in ihrer Währung. Budgets und
Journaleinträge haben keine eigene. Bleibt das Feld im Formular leer, wird die
Standardwährung des Tenants gesetzt (Einstellung Standardwährung, EUR,
sofern Sie nichts anderes eingestellt haben). Umgerechnet wird nichts: Ein
Kunde, der in Euro und in Schweizer Franken kauft, braucht je Währung eine
Kostenstelle, und ein Warenkorb in einer Währung, in der die Kostenstelle nicht
geführt wird, wird beim Checkout abgelehnt statt geschätzt.
Verantwortlicher Kontakt
Eine Kostenstelle hat keine Hierarchie und keine Vertretung. Sie hat genau einen verantwortlichen Kontakt, und für die meisten mittelständischen Kunden reicht das: „Wer für das Budget geradesteht, gibt die Ausgabe frei“ ist die ganze Richtlinie. Eine Freigaberegel mit der Freigeber-Art Standard (verantwortlicher Kontakt) leitet an diese Person.
Der Kontakt wird beim Absenden des Warenkorbs ermittelt. Wer den verantwortlichen Kontakt später ändert, verschiebt künftige Freigaben, nicht die bereits wartenden. Siehe Freigaben, die hängen bleiben.
Einschränkungen: wer worauf buchen darf
Im Reiter Einschränkungen legen Sie fest, wo eine Kostenstelle erscheint. Sechs Typen:
| Typ | Beispiel |
|---|---|
| Kontakt | Nur der Facility Manager darf auf 9100 Gebäude buchen |
| Rolle | Nur Kontakte mit der Rolle approver dürfen die Investitions-Kostenstelle nutzen |
| Produkt | Die Spindel bucht immer auf die Kostenstelle der Maschine |
| Kategorie | Alles unter Arbeitsschutz bucht auf Arbeitssicherheit, egal wer bestellt |
| Katalog | Die Positionen eines Vertragskatalogs buchen auf die Kostenstelle des Vertrags |
| Punchout-Konto | Nur in diesen Konten: Die Kostenstelle existiert nur in den genannten Punchout-Konten. In diesen Konten verborgen: überall außer dort |
Jede Einschränkung trägt eine Liste (Kontakt-IDs, Rollen, Produkt-IDs und so weiter). Innerhalb eines Typs sind die Einträge Alternativen; über Typen hinweg muss jede Einschränkung erfüllt sein. Eine Kostenstelle ohne Einschränkung steht jedem Einkäufer offen, dem sie angeboten wird. Beim Punchout hat ein „verborgen“ Vorrang vor einem „nur in“, und das Konto wird aus der Punchout-Sitzung selbst genommen, sodass sich niemand in eine Kostenstelle hineinbehaupten kann.
Einschränkungen werden je Position ausgewertet. Ein Warenkorb kann also auf einer Position drei Kostenstellen anbieten und auf einer anderen genau eine. Ist genau eine nutzbar, wird sie automatisch gewählt. Stimmen die Einschränkungen, fassen die meisten Einkäufer das Feld nie an.
Anlegen
- Öffnen Sie Procurement › Kostenstellen › Kostenstellen und wählen Sie Neue Kostenstelle.
- Tragen Sie Code und Name ein, dann Währung und Budgetart. Das Formular setzt beide einmalig, prüfen Sie sie also jetzt.
- Wählen Sie die Organisation, oder lassen Sie das Feld leer für eine Kostenstelle, die jede Organisation nutzen darf.
- Wählen Sie den verantwortlichen Kontakt. Das Feld erscheint, sobald eine Organisation gesetzt ist.
- Legen Sie Einschränkungen nur dort an, wo der Kunde eine echte Regel hat. Für Verbrauchsmaterial ist eine uneingeschränkte Kostenstelle richtig.
- Geben Sie monetären Kostenstellen ein Budget, bevor jemand darauf buchen will.
Import aus dem ERP des Kunden
Ab etwa dreißig Kostenstellen tippen Sie nicht. Die Liste kann CSV importieren, mit dem Code als Schlüssel, sodass ein erneuter Import aktualisiert statt zu duplizieren, und CSV exportieren für den Rückweg. Tragen Sie den eigenen Schlüssel des ERP als Quellschlüssel ein, damit sich beide Seiten später zuordnen lassen. Die Liste des Kunden ändert sich, meist zum Geschäftsjahr; planen Sie also von Anfang an einen wiederkehrenden Abgleich ein. Siehe Feld-Mapping.
Stilllegen statt löschen
Eine Kostenstelle mit Budgets lässt sich nicht löschen. Ihre Budgets und deren Änderungsjournal sind Finanzhistorie. Schalten Sie stattdessen Aktiv aus: Die Kostenstelle wird nicht mehr angeboten, und jede Bestellung, die den Code trägt, bleibt lesbar. Eine Kostenstelle ohne Budget kann gelöscht werden; ihre Einschränkungen gehen mit.
Was Sie prüfen
- Legen Sie als Einkäufer dieses Kunden zwei Produkte aus verschiedenen Kategorien in einen Warenkorb. Jede Position sollte nur die Kostenstellen anbieten, die für sie erlaubt sind, und eine Position mit genau einer sollte sich selbst füllen.
- Eine eben angelegte monetäre Kostenstelle erscheint erst, wenn sie ein aktives Budget hat. Sehen Einkäufer sie nicht, prüfen Sie das zuerst.
- Geben Sie eine kleine Testbestellung auf und verfolgen Sie den Code bis zur Bestellposition und weiter ins ERP. Prüfen Sie das ERP, nicht nur das Cockpit.
- Lassen Sie sich die Liste vom Controller des Kunden vorlesen. Sagt ihm ein Name nichts, erkennt ihn auch der Einkäufer nicht.
Weiter
- Budgets: Betrag und Periode für eine monetäre Kostenstelle.
- Freigaberegeln: was eine Unterschrift braucht.