Kostenstellen
Eine Kostenstelle ist die buchhalterische Adresse, auf die ein Kauf im Unternehmen Ihres Kunden gebucht wird. Hier ist sie echter Stammdatensatz — eine Zeile, gegen die Sie validieren, die Sie verantworten, einschränken und budgetieren können —, kein Freitextfeld auf einer Position.
04711 und 4711 sind für jedes
nachgelagerte System verschiedene Werte), und wer welche verantwortet. Die
Liste kommt aus seinem ERP. Sie gehört ihm, nicht Ihnen, und Werte in seinem
Namen zu erfinden garantiert eine Rechnung, die niemand buchen kann.Was eine Kostenstelle trägt
Kostenstellen gehören zu einer Organisation — dem kaufenden Unternehmen.
Die 4711 einer Firma hat mit der 4711 einer anderen nichts zu tun.
| Feld | Wofür es da ist |
|---|---|
| Code | Der Wert, der zur Bestellposition und zur Rechnung reist. Passt exakt zum ERP des Kunden |
| Name | Was ein Einkäufer im Dropdown sieht: Werkstatt Halle 2, nicht 4711 |
| Organisation | Das kaufende Unternehmen, zu dem sie gehört |
| Übergeordnet | Die Kostenstelle darüber, für die Berichtsverdichtung |
| Verantwortlicher | Der Kontakt, der hier gebuchte Ausgaben freigibt |
| Vertretungen | Kontakte, die an Stelle des Verantwortlichen entscheiden dürfen, unter eigenem Namen |
| Aktiv | Ob sie noch wählbar ist. Stilllegen, nie löschen |
Der Code ist das tragende Feld. Alles andere lässt sich später folgenlos ändern; ein Code, der nicht zum ERP passt, muss in jeder Bestellung repariert werden, die ihn schon getragen hat.
Hierarchie und Verdichtung
Eine Kostenstelle kann eine übergeordnete haben. 4711 Werkstatt Halle 2 und
4712 Werkstatt Halle 3 liegen unter 4700 Produktion, die unter
4000 Technik liegt.
Die Hierarchie ist für das Berichtswesen. Ausgaben verdichten sich nach oben, der Produktionsleiter sieht also eine Zahl über beide Hallen, ohne dass jemand eine Zuordnung nachpflegt.
4700 Produktion
ist kein Topf, aus dem 4711 und 4712 schöpfen. Das Budget jeder
Kostenstelle ist ihr eigenes. Will der Kunde einen gemeinsamen
Abteilungstopf, modellieren Sie eine Kostenstelle und lassen Sie beide Hallen
darauf buchen — bauen Sie kein Eltern-Budget in der Erwartung, dass die Kinder
es verbrauchen.Halten Sie den Baum flach. Drei Ebenen reichen; fünf sind ein Zeichen, dass der Kunde Ihnen seine volle Controlling-Struktur übergeben hat statt des Teils, der Dinge kauft. Nur Kostenstellen, gegen die tatsächlich bestellt wird, müssen hier existieren.
Verantwortlicher und Vertretungen
Der Verantwortliche ist, an wen die Freigaben der Kostenstelle gehen. Das zählt mehr, als es aussieht: Für die meisten mittelständischen Kunden ist „Autorität folgt dem Budget" die ganze Freigaberichtlinie, und ein guter Verantwortlicher je Kostenstelle macht jedes weitere Routing überflüssig.
Vertretungen sind der Urlaubsplan. Eine Vertretung darf alles entscheiden, was der Verantwortliche darf, und die Entscheidung wird unter dem eigenen Namen der Vertretung erfasst. Dieser letzte Teil ist der springende Punkt — er trennt eine Vertretung vom geteilten Login, den der Kunde heute benutzt.
Geben Sie jeder Kostenstelle mindestens eine Vertretung. Eine Kostenstelle, deren Verantwortlicher als Einziger entscheiden kann, ist eine Kostenstelle, die die Abteilung jeden August anhält.
Einschränkungen: wer worauf buchen darf
Eine Kostenstelle kann eingeschränkt werden, damit sie nur dort erscheint, wo sie hingehört. Fünf Einschränkungstypen, und sie kombinieren sich:
| Einschränkung | Beispiel |
|---|---|
| Kontakt | Nur der Facility Manager darf auf KST-9100 Gebäude buchen |
| Rolle | Nur Kontakte mit der Rolle approver dürfen die Investitions-Kostenstelle verwenden |
| Produkt | Die Kostenstelle der Spindel ist die der Maschine, immer |
| Kategorie | Alles unter Arbeitsschutz bucht auf Sicherheit, egal wer bestellt |
| Katalog | Die Positionen eines Punchout-Katalogs buchen auf die Kostenstelle des Vertrags |
Einschränkungen werden je Position ausgewertet, gegen Produkt, Kategorie, Katalog und Preis dieser Position — ein Warenkorb kann also auf einer Position legitim drei Kostenstellen anbieten und auf einer anderen genau eine. Ist genau eine verwendbar, wird sie automatisch gewählt. Sitzen die Einschränkungen richtig, berührt die meisten Einkäufer das Feld nie.
Einrichten
- Öffnen Sie die Organisation des Kunden und ihre Kostenstellen in der App Cost Centers.
- Legen Sie je Code, den der Kunde geliefert hat, eine Kostenstelle an. Code und Name zuerst; lassen Sie den Baum im ersten Durchgang flach.
- Setzen Sie das Übergeordnete an jedem Kind, sobald die volle Liste existiert. Den Baum beim Anlegen zu bauen erzeugt Waisen.
- Setzen Sie an jeder Kostenstelle einen Verantwortlichen und mindestens eine Vertretung.
- Fügen Sie Einschränkungen nur hinzu, wo der Kunde eine echte Regel hat. Eine uneingeschränkte Kostenstelle steht jedem in der Organisation zur Verfügung — für Verbrauchsmaterial ist das meist richtig.
- Legen Sie ein Budget an, wo der Kunde die Ausgaben kontrollieren will, nicht überall. Eine Kostenstelle ohne Budget ordnet weiterhin Kosten zu und berichtet weiterhin — sie sperrt nicht.
Aus dem ERP des Kunden importieren
Ab etwa dreißig Kostenstellen tippen Sie nicht. Sein Controlling kann die Liste an einem Nachmittag aus dem ERP ziehen. Zwei Dinge vor dem ersten Import vereinbaren: Der Schlüssel ist der Code, damit ein erneuter Import aktualisiert statt dupliziert; und seine Liste ändert sich, meist mit dem Geschäftsjahr — planen Sie also von Anfang an einen wiederkehrenden Abgleich. Siehe Feldzuordnung und Einen Workflow bauen.
Was Sie prüfen
- Legen Sie als Einkäufer dieses Kunden zwei Produkte aus verschiedenen Kategorien in einen Warenkorb. Jede Position sollte nur die erlaubten Kostenstellen anbieten, und eine Position mit genau einer sollte sich selbst füllen.
- Geben Sie eine kleine Testbestellung auf und verfolgen Sie die Kostenstelle: Sie soll die Bestellposition erreichen, und von dort Ihr ERP. Prüfen Sie das ERP, nicht nur das Cockpit — dort funktioniert die Zuordnung, oder eben nicht.
- Bitten Sie den Controller des Kunden, die Kostenstellenliste zurückzulesen. Sagt ihm ein Name nichts, erkennt ihn der Einkäufer auch nicht.
Weiter
- Budgets — einen Betrag und eine Periode darauf legen.
- Freigaberegeln — entscheiden, was passiert, wenn das Geld knapp wird.