Ausgabenlimits für Einkäufer
Ein persönliches Limit ist der Betrag, den eine Person bestellen darf, ohne dass jemand dafür unterschreibt. Es entscheidet, wie viel der Bestellungen eines Kunden nie bei einem Freigeber ankommt, und ist damit die Einstellung, bei der es sich am meisten lohnt, sie richtig zu setzen.
Zwei Beträge, zwei Orte
| Betrag | Wo | Was er ist |
|---|---|---|
| Persönliches Limit (Betragsgrenze) | Procurement › Kostenstellen › Persönliche Limits | Die Grenze, an der die Bedingung Persönliches Limit einer Freigaberegel einen Warenkorb misst |
| Freigabegrenze für Bestellungen | Am Kontakt, im CRM | Ein erfasster Wert, der am Kontakt angezeigt wird. Die Freigabe-Steuerung liest ihn nicht |
Wer was freigibt und wie viel jemand unterschreiben darf, entscheiden allein die Freigaberegeln. Eine Freigabegrenze am Kontakt ändert nicht, welche Freigaben bei ihm ankommen oder welche er entscheiden darf. Lautet die Richtlinie des Kunden „Die Standortleiterin zeichnet bis 25.000 €, darüber die Geschäftsführung“, sind das zwei Wertstufen in den Regeln, keine Zahl an der Standortleiterin.
Was ein persönliches Limit ist
- Eines je Kontakt. Ein Kontakt hat höchstens ein persönliches Limit, für alles, was er bestellt. Ein Limit je Kostenstelle gibt es nicht.
- Eine Schranke, kein Guthaben. Jeder abgeschickte Warenkorb wird für sich dagegen gemessen. Abgezogen wird nichts; es ist also kein Monatsbudget. Zehn Warenkörbe über je 900 € passieren ein Limit von 1.000 € zehnmal. Sorgt sich der Kunde um die Summe, braucht er ein Budget.
- Kein Limit, keine Schranke. Ein Kontakt ohne persönliches Limit wird von der Bedingung „Persönliches Limit“ nie erfasst. Einen mandantenweiten Standardwert gibt es nicht.
- Eigene Währung. Das Limit trägt eine Währung; im Cockpit angelegt, ist es die Standardwährung des Tenants. Ein Warenkorb in einer anderen Währung wird abgelehnt statt verglichen.
Globale Regel oder Kostenstellen-Regel
Das Limit ist eine Zahl; die Regel entscheidet, woran sie gemessen wird.
- Eine globale Regel „Persönliches Limit“ (ohne Kostenstelle) vergleicht das Limit des Käufers mit dem ganzen Warenkorb. Das meinen die meisten Kunden, wenn sie sagen: „Er darf bis zweitausend ausgeben.“
- Eine Regel „Persönliches Limit“ auf einer Kostenstelle vergleicht dasselbe Limit nur mit dem Teil des Warenkorbs, der auf diese Kostenstelle gebucht ist, und nur die Kette dieser Kostenstelle bekommt die Freigabestufe.
„Der Facility Manager darf auf Gebäudetechnik bis 5.000 € ohne Freigabe bestellen“ ist also eine Regel „Persönliches Limit“ auf der Kostenstelle Gebäudetechnik plus ein Limit von 5.000 € beim Facility Manager. Dort 5.000 € und anderswo 300 € geht mit einem Limit nicht; dafür nehmen Sie auf den anderen Kostenstellen eine Regel „Fester Grenzbetrag“.
Wie das Limit auf die anderen Regeln trifft
Beim Checkout wird jede aktive Regel befragt, dann gilt:
- Verhindert eine Regel? Dann wird das Absenden abgelehnt. Keine Anforderung, keine Bestellung.
- Verlangt eine Regel eine Freigabe? Jede Regel „Freigabe erforderlich“, die den Warenkorb erfasst hat, fügt eine Stufe hinzu. Ein überschrittenes persönliches Limit und ein überschrittenes Budget sind zwei Stufen; beide Unterschriften werden eingeholt.
- Nichts erfasst? Die Bestellung wird direkt aufgegeben und das Budget in einem Schritt verbraucht.
Zwei Folgen, die Sie dem Kunden klar sagen sollten:
- Ein großzügiges persönliches Limit hebelt keine Budgetregel aus. Wer ein Limit von 10.000 € hat, löst trotzdem eine Anforderung aus, wenn auf der Kostenstelle noch 400 € sind und eine Regel „Verfügbares Budget“ sie beobachtet.
- Ein enges persönliches Limit schützt keine Kostenstelle ohne Budget. Es erzeugt Freigaben, keine Kontrolle über die Jahressumme.
Setzen
- Öffnen Sie Procurement › Kostenstellen › Persönliche Limits und wählen Sie Neues persönliches Limit.
- Wählen Sie den Kontakt und tragen Sie die Betragsgrenze ein. Wer kein Limit haben soll, bekommt keine Zeile.
- Stellen Sie sicher, dass eine Regel mit der Bedingung Persönliches Limit und der Wirkung Freigabe erforderlich existiert. Ohne sie ist das Limit Dokumentation.
Für viele Kontakte auf einmal nimmt die Liste einen CSV-Import mit dem Kontakt als Schlüssel; ein erneuter Import aktualisiert die bestehenden Limits.
Vorübergehende Änderungen
Limits bewegen sich. Jemand vertritt eine Kollegin in Elternzeit, eine Revisionswoche braucht höhere Grenzen. Heben Sie das Limit an und notieren Sie das Datum, an dem es zurückgeht: Ein Limit, das für zwei Wochen angehoben und nie gesenkt wurde, ist der häufigste Weg, auf dem eine Freigaberichtlinie still von der abweicht, die dem Prüfer gezeigt wurde. Ein geändertes Limit gilt für Warenkörbe, die danach abgeschickt werden; bereits wartende Anforderungen behalten ihre Stufen.
Eine Vertretung für Freigeber gibt es nicht. Ist das Problem ein abwesender Freigeber und nicht ein Einkäufer, der mehr Spielraum braucht, ist die Lösung ein Freigeber der Art Rolle auf der Regel statt eines angehobenen Limits; siehe Freigaberegeln.
Was Sie prüfen
- Lassen Sie den Kontakt einen Warenkorb knapp unter seinem Limit auf eine Kostenstelle mit Restbudget abschicken. Die Bestellung sollte direkt entstehen.
- Lassen Sie ihn einen knapp darüber abschicken. Unter Procurement › Bestellanforderungen sollte eine Anforderung erscheinen, mit der erwarteten Stufe in ihrem Reiter Freigaben.
- Lassen Sie einen Kontakt ohne persönliches Limit denselben Warenkorb abschicken. Die Regel „Persönliches Limit“ sollte ihn nicht erfassen.
Weiter
- Freigaberegeln: die Regel, die das Limit liest.
- Freigaben, die hängen bleiben: was zu tun ist, wenn eine Stufe wartet.