Ausgabenlimits für Einkäufer
Ein Ausgabenlimit ist der Betrag, den eine Person binden darf, ohne jemanden zu fragen. Es ist die Kontrolle, die entscheidet, wie viel vom Bestellaufkommen des Kunden nie einen Freigeber berührt — und damit die Einstellung, die es am meisten lohnt, richtig zu setzen.
order_approval_limit) am
Kontakt existiert heute — siehe
Freigaberegeln im Kunden-Guide.Zwei Limits, zwei Fragen
| Limit | Liegt an | Beantwortet |
|---|---|---|
| Persönliches Ausgabenlimit | Dem Kontakt, in der App Cost Centers, optional je Kostenstelle | Wie viel darf diese Person ausgeben, bevor eine Anforderung entsteht? |
Freigabelimit (order_approval_limit) | Dem Kontakt, in der App Customers | Wie weit reicht die Unterschrift dieser Person, wenn sie die Anforderung eines anderen freigibt? |
Ein Werkstattleiter mit 1.000 € Ausgabenlimit und ohne Freigabelimit bestellt den ganzen Tag Verbrauchsmaterial und unterschreibt für niemanden. Ein Betriebsleiter mit 500 € Ausgabenlimit und 25.000 € Freigabelimit bestellt selbst sehr wenig und gibt sehr viel frei — eine völlig gewöhnliche und recht häufige Konstellation in einem Unternehmen, in dem die Person mit der Befugnis nicht die Person ist, die bestellt.
Das Freigabelimit bei jemandem zu setzen, der nicht freigibt, bewirkt nichts. Das Ausgabenlimit bei jemandem zu setzen, dessen Rolle gar keine Bestellungen aufgeben kann, ebenfalls nicht — siehe Kontakte und Rollen.
Global oder je Kostenstelle
Ein persönliches Limit kann überall gelten oder nur für eine bestimmte Kostenstelle.
- Global — eine Obergrenze für alles, was diese Person bestellt. Der richtige Standard, und das, was die meisten Kunden meinen, wenn sie sagen „er darf bis zweitausend".
- Je Kostenstelle — der Facility Manager darf 5.000 € für Gebäudetechnik ausgeben und 300 € für alles andere. Nehmen Sie das, wo jemandes Befugnis tatsächlich schmal ist — nicht, um jede Nuance eines Organigramms auszudrücken.
Existieren beide, regiert das Kostenstellen-Limit die auf diese Kostenstelle gebuchten Positionen und das globale Limit den Rest.
Wie Limits mit Regeln zusammenspielen
Das Limit ist keine Vollmacht, und es handelt nicht von allein. Es wird von
der Bedingung personalLimit einer
Freigaberegel gelesen, und der Effekt
der Regel entscheidet, was passiert.
Auflösungsreihenfolge beim Einreichen:
- Ist die Kostenstelle auf dieser Position verwendbar? Schließen die Einschränkungen für eine Position jede Kostenstelle aus, gibt es nichts, worauf sie gebucht werden könnte, und das Einreichen kann nicht weiter.
- Greift eine
prevent-Regel? Ein harter Stopp gewinnt über alles darunter. Keine Anforderung, keine Bestellung. - Routet eine Regel? Jede passende
pendingOrder-Regel öffnet eine Entscheidung. Ein überschrittenes persönliches Limit und ein überschrittenes Budget sind zwei Treffer, also werden beide Unterschriften eingesammelt. - Nichts hat gepasst? Die Bestellung entsteht direkt, und das Budget wird in einer Bewegung verbraucht.
Zwei Konsequenzen, die Sie einem Kunden klar sagen sollten:
- Ein großzügiges persönliches Limit schlägt keine Budgetregel. Jemand mit
10.000 € Limit erzeugt trotzdem eine Anforderung, wenn auf der Kostenstelle
noch 400 € liegen und eine
availableBudget-Regel darauf sitzt. - Ein enges persönliches Limit schützt keine unbudgetierte Kostenstelle. Es erzeugt Freigaben, keine Kontrolle. Sorgt sich der Kunde um die Jahressumme, braucht er ein Budget, kein niedrigeres Limit.
Eines setzen
- Öffnen Sie den Kontakt in der App Cost Centers und setzen Sie das persönliche Ausgabenlimit. Lassen Sie es leer, wo die Person keines haben soll.
- Ergänzen Sie Limits je Kostenstelle nur dort, wo der Kunde einen konkreten Fall benannt hat.
- Gibt dieselbe Person auch frei, setzen Sie ihr
order_approval_limitam Kontakt in der App Customers. - Bestätigen Sie, dass die Regel mit
der Bedingung
personalLimitexistiert. Ohne sie ist das Limit Dokumentation.
Befristete Änderungen
Limits bewegen sich. Jemand vertritt die Elternzeit einer Kollegin, eine Revisionswoche braucht höhere Obergrenzen, ein Projekt läuft ein Quartal.
Heben Sie das Limit an, und schreiben Sie das Rückstelldatum auf. Ein für eine zweiwöchige Revision angehobenes und nie gesenktes Limit ist der häufigste Weg, auf dem die Freigaberichtlinie eines Kunden leise aufhört, der Richtlinie zu entsprechen, die sein Prüfer gesehen hat. Legen Sie das Rückstelldatum dorthin, wo es gesehen wird — eine Aufgabe im System des Kunden, oder eine Notiz auf der Zeitleiste des Kontakts; siehe Kundenaktivität.
Für alles, was länger als ein paar Wochen dauert, ist die bessere Antwort meist eine Vertretung an der Kostenstelle statt eines angehobenen Limits. Eine Vertretung ist durch Entfernen einer Zeile umkehrbar und hinterlässt einen sauberen Beleg, wer was entschieden hat; ein angehobenes Limit hinterlässt keine Spur, warum es angehoben wurde.
Was Sie prüfen
- Lassen Sie den Kontakt einen Warenkorb knapp unter seinem Limit gegen eine Kostenstelle mit verfügbarem Budget einreichen. Eine Bestellung sollte direkt entstehen.
- Lassen Sie ihn einen knapp darüber einreichen. Eine Bestellanforderung sollte erscheinen.
- Prüfen Sie jemanden mit Kostenstellen-Limit auf beiden: einer Position auf dieser Kostenstelle und einer anderswo gebuchten. Die beiden Positionen sollten sich verschieden verhalten.
Weiter
- Freigaberegeln — die Regel, die das Limit liest.
- Der Kunde verwaltet es selbst — die Limits übergeben.