Das Budgetjournal lesen
Früher oder später zeigt ein Controller Ihres Kunden auf eine Zahl und fragt, warum sie das sagt. Das Journal ist die Antwort, und es laut vorlesen zu können ist der Unterschied zwischen einem Fünf-Minuten-Anruf und einem Abstimmungsprojekt.
Warum es ein Journal ist und keine Zahl
Ein Budgetfeld, das Sie herunterzählen, ist beim ersten Storno falsch — und beim ersten manuellen Eingriff doppelt falsch.
Der Restwert wird deshalb nicht als Fakt gespeichert. Er wird aus einer nur-anhängenden Liste von Bewegungen abgeleitet, von denen jede festhält, was sich geändert hat, um wie viel, warum, und wer es ausgelöst hat. Was Sie auf dem Bildschirm sehen, ist ein Cache dieser Summe, aktualisiert in derselben Transaktion wie der Eintrag, der sie geändert hat — und genau das macht es sicher, wenn zwei Einkäufer im selben Moment die letzten 500 € treffen. Einer bekommt sie. Keiner bekommt sie doppelt. Nichts bearbeitet je einen Eintrag; Korrekturen sind neue Einträge.
Die vier Zustände des Geldes
| Zustand | Bedeutung | Zählt gegen das verfügbare Budget? |
|---|---|---|
| Reserviert | Gehalten für eine Bestellanforderung, die noch auf eine Unterschrift wartet | Ja |
| Gebunden | Die Anforderung wurde freigegeben und die Bestellung erzeugt | Ja |
| Verbraucht | Geliefert und fakturiert. Das ERP Ihres Kunden weiß davon | Ja |
| Verbleibend | Der Betrag minus alles darüber | — |
Reserviert ist der Zustand, der überrascht. Geld, das für eine unentschiedene Anforderung gehalten wird, ist für alle anderen nicht verfügbar, und das ist korrekt: Zwei Einkäufer dürfen nicht mit denselben 500 € planen. Es ist auch der Grund, warum eine liegengebliebene Anforderung kein harmloses Ding in einer Warteschlange ist — siehe Freigaben, die hängen bleiben.
Die Lücke zwischen gebunden und verbraucht ist die Stelle, an der das Journal und das ERP des Kunden legitim voneinander abweichen, und das Erste, was Sie in jeder Abstimmung prüfen. Eine im Dezember gebundene und im Januar fakturierte Bestellung gehört in den beiden Systemen zu verschiedenen Monaten.
Was ein Eintrag sagt
Jeder Eintrag trägt den Wert davor, den Wert danach, einen Grund, eine Referenz auf den Auslöser, und die Person oder den Prozess dahinter.
| Grund | Geschrieben, wenn |
|---|---|
initialized | Das Budget für seine Periode eröffnet wurde |
order | Eine Anforderung Budget reserviert oder eine Bestellung es gebunden hat |
withdrawal | Ein Halt gelöst wurde — abgelehnt, zurückgezogen, storniert |
manual | Eine Person das Budget von Hand angepasst hat |
Lesen Sie die Liste der Reihe nach, und Sie können jeden Restwert vom Eröffnungssaldo an erzählen. Diese Erzählbarkeit ist hier das ganze Produkt.
manual-Einträge sind die, die Sie lesen. Alles andere ist das System,
das tut, wofür es konfiguriert wurde. Eine manuelle Anpassung ist eine Person,
die etwas entscheidet, und sie trägt ihren Namen. Hat ein Budget mehr
manuelle Einträge, als der Kunde erwartet, ist das ein Governance-Gespräch,
kein Datenproblem.Mehrere Budgets auf einer Kostenstelle
Trägt eine Kostenstelle mehr als ein Budget, werden sie in Reihenfolge geleert: das erste auf null, dann das nächste. Eine Bestellung über 8.000 € gegen eine Kostenstelle mit 5.000 € in Reihenfolge 1 und 20.000 € in Reihenfolge 2 erzeugt Einträge auf beiden.
Das letzte Budget in der Reihenfolge darf negativ werden. Das ist kein Defekt — dort landet eine Überschreitung, wenn der Kunde eine weiche Grenze gewählt hat, und es ist die Zahl, die sein Controller am meisten sehen will. Eine Kostenstelle mit −2.340 € im letzten Budget hatte genau so viel Überschreitung, freigegeben von einer benannten Person.
Mit der Finanzbuchhaltung des Kunden abstimmen
Tun Sie das im ersten Monat nach dem Go-live des Kunden, nicht im zwölften.
- Nehmen Sie eine Kostenstelle und einen abgeschlossenen Monat.
- Nehmen Sie die Journaleinträge mit Grund
orderfür diese Periode und summieren Sie sie. - Bitten Sie den Controller des Kunden um seine gebuchte Summe auf derselben Kostenstelle für dieselbe Periode.
- Erklären Sie die Differenz, bevor Sie einen Fehler jagen. Die üblichen,
legitimen Ursachen:
- Timing — in einem Monat gebunden, im nächsten fakturiert.
- Stornos und Retouren — hier gelöst, dort gutgeschrieben, an verschiedenen Daten. Siehe Retouren.
- Steuer — klären, ob Sie netto oder brutto vergleichen.
- Bestellungen außerhalb des Shops — Telefon- und E-Mail-Bestellungen haben dieses Journal nie berührt. Meist die größte Lücke, und der Grund, warum sie den Shop wollten.
- Erst dann lohnt sich eine verbleibende Differenz zu untersuchen.
Periodenabschluss
Endet die Periode eines Budgets, schließen Sie sie bewusst, statt sie auslaufen zu lassen:
- Die offenen Reservierungen klären. Jede noch unentschiedene Anforderung hält Geld, das gleich einer beendeten Periode gehört. Entscheiden oder zurückziehen.
- Den finalen Restwert lesen und dem Controller des Kunden geben, bevor die neue Periode öffnet.
- Den Rest behandeln gemäß der Übertrag-Entscheidung — zurücksetzen, oder als zusätzliches Budget vor dem neuen übertragen. Siehe Budgets.
- Die Negativen prüfen. Ein letztes Budget in Überschreitung ist eine echte Zahl, die sein Controlling irgendwo buchen muss. Lassen Sie sie es nicht im Februar finden.
- Bestätigen, dass die neue Periode geöffnet hat, mit einem
initialized-Eintrag über den vollen Betrag.
Bestellungen aus der alten Periode, die in der neuen geliefert werden, bleiben gebucht, wo sie gebunden wurden. Sie zu verschieben würde beide Perioden verfälschen.
Was Sie prüfen
- Nehmen Sie ein Budget und erzählen Sie es von
initializedbis heute. Geht das nicht, fehlt einem Eintrag eine Referenz, und das ist es wert, gemeldet zu werden. - Lehnen Sie eine Testanforderung ab und bestätigen Sie, dass zwei Einträge existieren: der Halt und seine Freigabe, mit übereinstimmenden Beträgen.
- Vergleichen Sie den Restwert mit der Summe der Einträge. Sie sollten exakt übereinstimmen.
Weiter
- Beschaffungsreports — die Zahlen oberhalb einer Kostenstelle.
- Datenhygiene in der Beschaffung — es lesbar halten.