Das Budgetjournal lesen
Der Restbetrag eines Budgets ist eine Zahl, die jemand infrage stellen wird. Das Änderungsjournal ist Ihre Antwort: jede Bewegung auf dem Budget als eigener Eintrag, mit Grund und mit der Anforderung oder Bestellung dahinter. Nichts ändert den Saldo eines Budgets außer einem neuen Eintrag, und kein Eintrag wird je geändert oder gelöscht.
Sie lesen es, wenn der Controller eines Kunden anruft und sagt: „KST-2200
zeigt noch 3.100 €, unser ERP sagt 4.800 €." Der Unterschied erklärt sich
immer aus den Einträgen. Dieser Artikel zeigt, wie Sie sie lesen.
Wo Sie es finden
Unter Procurement › Kostenstellen › Budgets zeigt die Liste jedes Budget mit Kostenstelle, Pos., Budgetrahmen, Restbetrag, Periodenbeginn und -ende und ob es aktiv ist. Öffnen Sie ein Budget, dann den Tab Änderungsjournal. Jeder Eintrag zeigt:
| Spalte | Bedeutet |
|---|---|
| Zeitpunkt | Wann die Bewegung stattfand |
| Grund | Welche Art Bewegung es war (unten) |
| Betrag | Die Änderung. Negativ verbraucht, positiv gibt zurück |
| Vorher, Nachher | Der Restbetrag vor und nach dem Eintrag |
| Bearbeiter | Wer eine manuelle Korrektur gemacht hat |
| Notiz | Eine Notiz, falls eine mitkam |
Hinter jedem Eintrag steht die Bestellanforderung oder die Bestellung, die ihn ausgelöst hat. Beträge stehen in der Währung der Kostenstelle. Umgerechnet wird nie.
Die Gründe
| Grund | Geschrieben, wenn | Wirkung auf den Restbetrag |
|---|---|---|
| Eröffnet | Das Budget wird angelegt | Hebt ihn von null auf den Budgetrahmen |
| Reservierung | Eine Bestellanforderung wird eingereicht, oder die Positionen einer ausstehenden Anforderung werden korrigiert | Senkt ihn sofort, oder verschiebt ihn um die Differenz |
| Rückgabe | Eine Anforderung wird abgelehnt oder storniert | Gibt die Reservierung zurück |
| Bestellung | Eine Bestellung ohne nötige Freigabe wird angelegt: Der Betrag wird in einem Schritt verbraucht. Oder eine freigegebene Anforderung wird zur Bestellung: ein Eintrag über null, der die Bestellung nennt | Senkt ihn (Direktbestellung) oder lässt ihn unverändert (freigegebene Anforderung) |
| Stornierung | Eine über die procurement-App angelegte Bestellung wird storniert, ganz oder positionsweise | Gibt den gebuchten Betrag zurück; null, wenn die Periode des Budgets abgeschlossen ist |
| Manuell | Jemand korrigiert das Budget von Hand, über die API der cost-centers-App | Was die Korrektur sagt. Die Person steht unter Bearbeiter |
| Periodenübertrag | Die Periode eines wiederkehrenden Budgets ist abgelaufen, und der Nachfolger wurde eröffnet | Verschiebt den übertragenen Betrag vom abgelaufenen Budget ins neue |
| Verfallen | Im selben Moment | Bucht aus, was das abgelaufene Budget nicht übertragen hat |
Zwei Dinge in dieser Tabelle überraschen.
Das Geld bewegt sich bei der Reservierung, nicht bei der Bestellung. Eine ausstehende Anforderung senkt den Restbetrag bereits, damit der nächste Einkäufer nur sieht, was wirklich übrig ist. Wird die Anforderung zur Bestellung, bekommt das Journal einen Eintrag Bestellung über null, der die Bestellung nennt; ein zweites Mal bewegt sich nichts. Ein Restbetrag, der zu niedrig aussieht, hat meist ausstehende Anforderungen hinter sich.
Es gibt keine Stufe „geliefert" oder „berechnet". Das Journal kennt reserviert, gebucht und zurückgegeben. Ob die Ware angekommen oder die Rechnung gebucht ist, ist Sache Ihres ERP, nicht des Budgets.
Wie Ausgaben auf mehrere Budgets verteilt werden
Eine Kostenstelle kann mehrere aktive Budgets haben. Ausgaben nehmen sie in der Reihenfolge ihrer Pos.-Nummer: Das erste wird aufgebraucht, bevor das zweite angetastet wird. Das letzte Budget nimmt auf, was übrig bleibt, und kann unter null fallen. Ein negativer Restbetrag ist also kein Fehler. Er ist der Beleg, dass mehr gebucht wurde, als der Rahmen hergab, und er bleibt sichtbar, bis jemand Geld nachlegt.
Ein Budget allein hält keine Ausgabe auf. Was sie aufhält oder in die Freigabe schickt, ist eine Freigaberegel mit der Bedingung Verfügbares Budget. Ohne sie wird eine Ausgabe über dem Restbetrag gebucht, und das letzte Budget wird negativ.
Wenn eine Periode endet
Wiederkehrende Budgets wechseln die Periode von selbst. Jede Nacht bekommt jedes wiederkehrende Budget, dessen Periode abgelaufen ist, einen Nachfolger, der am Tag danach beginnt, mit demselben Budgetrahmen plus dem, was der Übertrag erlaubt:
| Übertrag | Was in die neue Periode wandert |
|---|---|
| Nie (Standard) | Nichts |
| Begrenzt | Der Rest, bis zur Obergrenze |
| Immer | Der ganze Rest |
Das abgelaufene Budget zeigt einen Eintrag Periodenübertrag für das, was übertragen wurde, und einen Eintrag Verfallen für das, was nicht übertragen wurde, und wird inaktiv. Eine Überschreitung wird nie übertragen: Eine Periode, die unter null gerutscht ist, behält ihren negativen Betrag, und die neue beginnt sauber.
Ein Budget, dessen Periode schon länger als eine ganze Periode abgelaufen ist, wird nicht Schritt für Schritt nachgezogen. Es bleibt, wie es ist, und das heißt: Der nächtliche Lauf hat es nicht erreicht. Finden Sie ein wiederkehrendes Budget, das lange nach seinem Periodenende noch aktiv ist, eröffnen Sie das Budget der laufenden Periode von Hand: auf der Kostenstelle unter Budgets mit Neues Budget.
Was es nicht garantiert
Zwei Warenkörbe, die im selben Moment eingereicht werden, können beide denselben Restbetrag lesen und beide gebucht werden. Das Journal hält beide Einträge korrekt fest, und der Restbetrag endet niedriger, als einer der beiden Einkäufer gesehen hat. Auf einem Budget mit knappem Rest und vielen Einkäufern kommt das gelegentlich vor; lesen Sie dann das Journal statt des Saldos.
Abgleich mit dem ERP des Kunden
Wenn die Zahl im Shop und die im ERP auseinanderliegen, gehen Sie die Einträge in dieser Reihenfolge durch:
- Ausstehende Anforderungen. Einträge Reservierung ohne späteren Eintrag Rückgabe oder Bestellung gehören zu Anforderungen, die noch warten. Der Shop zählt sie; das ERP hat nie von ihnen gehört. Das ist mit Abstand der häufigste Unterschied.
- Bestellungen, die noch nicht im ERP sind. Ein Eintrag Bestellung mit Betrag ist eine Direktbestellung, die der Shop sofort gebucht hat. Hat das ERP sie noch nicht, ist das eine Frage der Zeit, kein Fehler.
- Stornierungen. Ein Eintrag Stornierung gibt Budget zurück. Einer über null heißt, die Stornierung kam nach dem Abschluss der Budgetperiode; das Geld bleibt in der alten Periode. Es in die aktuelle zu verschieben, ist eine manuelle Korrektur.
- Manuelle Einträge. Lesen Sie Bearbeiter und Notiz. Ein unerklärter manueller Eintrag ist der, den Sie beim Kunden ansprechen.
Wo die procurement-App Budget nicht sofort buchen oder zurückgeben konnte, führt sie Buch für Sie: Procurement › Protokoll Direktbestellungen zeigt Checkouts, deren Buchung noch aussteht oder abgelehnt wurde, und Procurement › Budgetrückgaben zeigt Stornierungen, deren Rückgabe aussteht oder abgelehnt wurde. Beide bieten eine Wiederholung und, für einen abgelehnten Fall, eine manuelle Erledigung mit Notiz.
Was Sie prüfen sollten
- Nachher im jüngsten Eintrag entspricht dem Restbetrag in der Liste. Das sollte immer so sein.
- Jeder Eintrag Reservierung, der älter als ein paar Tage ist, gehört zu einer Anforderung, die unter Bestellanforderungen noch Ausstehend ist. Ist die Anforderung längst entschieden, nutzen Sie Abgleich starten in der Liste der Bestellanforderungen; der Abgleich gibt Budget zurück, das eine abgelehnte oder stornierte Anforderung noch hält.
- Nach einem Periodenende ist das abgelaufene Budget inaktiv, und es gibt einen Nachfolger mit der nächsten Periode.
Weiter
- Budgets — Budgetrahmen, Periode und Übertrag.
- Datenpflege in der Beschaffung — Budgets und Kostenstellen aktuell halten.