Der Weg des Einkäufers: zur Freigabe einreichen
Das ist der Weg, den der Einkäufer Ihres Kunden im Checkout geht. Sie gehen ihn selten selbst, und Sie müssen ihn genau kennen: Fast jeder Supportanruf zur Beschaffung ist jemand, der diesen Weg am Telefon schlecht beschreibt.
Was der Einkäufer nicht wählt
Fangen Sie hier an, denn das ist der Teil, der am häufigsten falsch erklärt wird.
Der Einkäufer wählt nie zwischen „bestellen" und „zur Freigabe anfordern". Der Shop reicht den Warenkorb bei der procurement-App ein, und die App entscheidet auf dem Server, ob daraus eine Bestellung, eine Bestellanforderung oder eine Abweisung wird. Ein Einkäufer, der sagt „ich habe auf den falschen Knopf gedrückt", hat das nicht: Was immer er gedrückt hat, die Regeln haben entschieden.
Deshalb lassen sich die Kontrollen aus dem Shop heraus auch nicht umgehen: Die Entscheidung gehört nicht dem Browser. Behalten Sie eine Ausnahme im Kopf. Eine Bestellung, die im Cockpit direkt aus einer Bestellliste angelegt wird, läuft gar nicht durch die procurement-App: Keine Regel wird gelesen, kein Budget gebucht, und es gelten die in der Liste gespeicherten Preise. Bei Kunden mit Freigaberegeln legen Sie Listenartikel in den Warenkorb und bestellen über den normalen Checkout.
1. Kostenstelle an der Position
Jede Position im Warenkorb trägt ihre eigene Kostenstelle, denn eine Lieferung deckt routinemäßig drei Abteilungen ab.
Welche Kostenstellen eine Position verwenden darf, entscheiden die Einschränkungen an jeder Kostenstelle: nach Kontakt, Rolle, Produkt, Kategorie, Katalog oder Punchout-Konto. Der Shop fragt die cost-centers-App je Position und bekommt die verwendbaren Kostenstellen zurück, und eine automatische Wahl, wenn genau eine übrig bleibt:
| Situation | Was der Shop bekommt |
|---|---|
| Genau eine Kostenstelle auf der Position verwendbar | Diese eine, zur automatischen Auswahl markiert. Der Einkäufer muss nicht wählen |
| Mehrere verwendbar | Die Liste zur Auswahl, mit Code und Name, etwa 4711 Werkstatt Halle 2 |
| Keine verwendbar | Nichts, was er für diese Position anbieten kann |
Die automatische Auswahl entscheidet, ob sich das wie Governance anfühlt oder wie Datenerfassung. Wählen die Einkäufer Ihres Kunden auf jeder Position jeder Bestellung eine Kostenstelle aus, sind die Einschränkungen zu locker: zurück zu Kostenstellen.
Eine Kostenstelle, die an einer Position einer Bestellliste gespeichert ist, wandert nicht in den Warenkorb. Der Einkäufer kontiert diese Positionen im Checkout wie jede andere.
2. Einreichen
Ein Einreichen. Auf dem Server können drei Arten von Antwort zurückkommen:
| Ergebnis | Was es trägt |
|---|---|
| Bestellung | Keine Regel verlangt eine Freigabe. Die Bestellung mit ihrer Nummer. Das Budget wird sofort darauf gebucht |
| Bestellanforderung | Eine Regel verlangt eine Freigabe. Die Anforderung mit ihrer Anforderungsnummer und den Freigaben, auf die sie wartet. Das Budget wird reserviert |
| Abgewiesen | Es entsteht nichts. Der Grund sagt, warum: eine Regel Verhindern mit ihrem eigenen Begründungstext, eine Kostenstelle ohne aktives Budget (mit ihrem Code genannt), oder Beträge in einer Währung, die die Kostenstelle oder das persönliche Limit nicht führt |
Die meisten Warenkörbe sollten in der ersten Zeile landen. Sehen die Einkäufer Ihres Kunden öfter eine Anforderung als nicht, sind die Schwellen zu niedrig; siehe Freigabemodelle.
Ist eine Regel mit Bedingung anzeigen markiert, nennt die Antwort auch, welche Art von Bedingung den Warenkorb erfasst hat, etwa Persönliches Limit, damit der Shop dem Einkäufer sagen kann, warum. Der Betrag dahinter wird nie weitergegeben.
Entsteht eine Anforderung, wird das Budget sofort gehalten. Ein Kollege kann dasselbe Geld nicht ausgeben, solange die Anforderung wartet. Zwei Dinge sollten Sie trotzdem wissen. Ein Budget allein hält nichts auf: Ohne eine Regel mit Verfügbares Budget wird ein Warenkorb über dem Restbetrag trotzdem gebucht, und das letzte Budget der Kostenstelle rutscht unter null. Und zwei Warenkörbe, die im selben Moment eingereicht werden, können beide denselben Restbetrag sehen. Das Änderungsjournal zeigt beide Fälle.
Ein Doppelklick oder eine abgerissene Verbindung schadet nicht. Das Einreichen hängt am Warenkorb: Derselbe Warenkorb ein zweites Mal liefert die Bestellung oder Anforderung, die er schon erzeugt hat, nie eine zweite. Ein Warenkorb, dessen Anforderung abgelehnt oder storniert wurde, wird abgewiesen; der Einkäufer beginnt einen neuen.
3. Verfolgen
Jede Anforderung sehen Sie unter Procurement › Bestellanforderungen, die neueste zuerst, mit Anforderungsnummer, Status, Käufer, Organisation, Summe und, sobald es sie gibt, der Bestellung. Filtern Sie nach Anforderungsnummer, Status oder Organisation. Der Tab Freigaben einer Anforderung zeigt jede offene und entschiedene Freigabe mit Kostenstelle, Schritt und Freigeber; der Tab Verlauf zeigt jedes Ergebnis mit Zeitpunkt.
Was danach passieren kann:
| Ergebnis | Was folgt |
|---|---|
| Freigegeben | Die Bestellung wird angelegt und an der Anforderung verlinkt. Die Reservierung wird gegen sie bestätigt |
| Abgelehnt | Die Anforderung endet mit dem Grund des Freigebers. Das reservierte Budget kommt zurück |
| Storniert | Der Einkäufer kann seine eigene ausstehende Anforderung stornieren, ein Administrator jede ausstehende. Das reservierte Budget kommt zurück |
| Positionen korrigiert, solange sie aussteht | Summen und Budgetreservierung folgen den Positionen. Die Regeln laufen nicht erneut |
Die Apps schicken dem Einkäufer zu keinem dieser Schritte eine Nachricht. Was der Einkäufer nach dem Einreichen von einer Anforderung sieht, hängt davon ab, was Ihr Shop aus der procurement-App anzeigt.
Was Sie prüfen sollten
Reichen Sie vor dem Go-live als Einkäufer beim Kunden diese drei Warenkörbe ein, und sehen Sie sich jedes Ergebnis im Cockpit an:
- Ein kleiner Warenkorb, alles automatisch gewählt. Er wird zur Bestellung, ganz ohne Kostenstellenauswahl. Musste der Einkäufer etwas wählen, korrigieren Sie die Einschränkungen.
- Ein Warenkorb knapp über einer Schwelle. Unter Bestellanforderungen erscheint eine Anforderung mit Status Ausstehend, ihr Tab Freigaben nennt den erwarteten Freigeber, und das Budget der Kostenstelle zeigt im Änderungsjournal einen Eintrag Reservierung.
- Ein Warenkorb mit zwei Positionen auf zwei Kostenstellen. Beide Kostenstellen stehen an den Positionen der Anforderung und später an den Bestellpositionen, die das ERP erreichen.
Häufige Anrufe, und was sie bedeuten
| Der Einkäufer sagt | Sehen Sie nach |
|---|---|
| „Es lässt mich nicht bestellen" | Ob eine Regel Verhindern gegriffen hat, ob eine Kostenstelle im Warenkorb kein aktives Budget hat, oder ob eine Position keine verwendbare Kostenstelle hat |
| „Es hat eine Anforderung erzeugt, ich habe doch die Berechtigung" | Sein persönliches Limit, das Restbudget der Kostenstelle und die Regeln für seine Rolle |
| „Die Kostenstelle fehlt" | Die Einschränkungen an dieser Kostenstelle: Produkt, Kategorie, Katalog, Rolle, Kontakt oder Punchout-Konto |
| „Nach dem Einreichen ist nichts passiert" | Bestellanforderungen, gefiltert nach seiner Organisation. Es ist fast immer etwas passiert |
| „Ich will ihn nochmal einreichen" | Ein abgelehnter oder stornierter Warenkorb lässt sich nicht erneut einreichen. Ein neuer schon |
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- Der Weg des Freigebers — die andere Hälfte.
- Freigaben, die hängen bleiben — wenn nichts mehr vorangeht.