Der Weg des Einkäufers: zur Freigabe einreichen
Das ist der Weg, den der Einkäufer Ihres Kunden in der Storefront geht. Sie selbst gehen ihn selten, und Sie müssen ihn genau kennen — fast jeder Beschaffungs-Supportanruf ist jemand, der diesen Weg schlecht am Telefon beschreibt.
Was der Einkäufer nicht sieht
Fangen Sie hier an, denn das ist der Teil, der falsch erklärt wird.
Der Einkäufer wählt nie zwischen „bestellen" und „zur Freigabe einreichen". Es gibt eine Aktion, und die Entscheidung fällt serverseitig, nachdem er sie ausgelöst hat. Ein Einkäufer, der Ihnen sagt „ich habe den falschen Button geklickt", hat das nicht — es gibt nur einen Button.
Das zählt über Ordnungsliebe hinaus: Es ist der Grund, warum die Kontrollen nicht umgangen werden können. Es gibt keinen Weg zu einer Bestellung, der an der Auswertung vorbeiführt.
1. Kostenstelle auf der Position
Jede Position im Warenkorb trägt ihre eigene Kostenstelle, weil eine Lieferung routinemäßig drei Abteilungen abdeckt.
Was der Einkäufer je Position sieht, hängt an den Einschränkungen, die Sie konfiguriert haben:
| Situation | Was passiert |
|---|---|
| Genau eine Kostenstelle auf dieser Position verwendbar | Sie wird automatisch eingetragen. Der Einkäufer tut nichts |
| Mehrere verwendbar | Eine Auswahl, mit Name und Code — Werkstatt Halle 2 (4711) |
| Keine verwendbar | Die Position kann nicht gebucht werden. Der Einkäufer wird hier gestoppt, nicht erst beim Einreichen |
Die automatische Auswahl entscheidet, ob sich das nach Governance anfühlt oder nach Datenerfassung. Wenn die Einkäufer Ihres Kunden auf jeder Position jeder Bestellung eine Kostenstelle wählen, sind die Einschränkungen zu locker — zurück zu Kostenstellen.
Kostenstellen an einer Position einer Bestellliste kommen mit der Position mit — eine wiederkehrende Bestellung trägt ihre Zuordnung, ohne dass jemand sie neu tippt. Für Kunden, die jede Woche dieselben zwanzig Artikel nachbestellen, ist das die wertvollste einzelne Einrichtung.
2. Budget-Rückmeldung vor dem Einreichen
Bevor der Einkäufer sich festlegt, zeigt der Warenkorb, was das Buchen auf diese Kostenstellen bedeuten würde: was auf jeder übrig ist, und ob dieser Warenkorb sie überschreiten würde.
Diesen Teil schätzen Einkäufer am meisten, und er ist es wert, in einer Demo ausgesprochen zu werden. Die Alternative — es nach dem Einreichen zu erfahren, oder schlimmer, drei Tage später, wenn ein Freigeber ablehnt — ist genau das, was ihr heutiger E-Mail-Prozess tut.
Drei Ausgänge sind an dieser Stelle sichtbar:
- Im Budget und unter dem eigenen Limit — das wird eine Bestellung.
- Über einem von beiden — das wird eine Bestellanforderung, und der Einkäufer sieht vor dem Festlegen ungefähr warum.
- Von einer harten Grenze gesperrt — das Einreichen wird abgelehnt. Besser hier als danach.
3. Einreichen
Eine Aktion. Serverseitig können drei Dinge folgen:
| Ergebnis | Was der Einkäufer sieht |
|---|---|
| Keine Regel feuert | Eine Bestellung, mit Bestellnummer. Fertig. Das Budget ist verbraucht |
| Eine Regel routet | Eine Bestellanforderung, mit eigener Nummer, und auf wen sie wartet |
| Eine Regel verhindert | Eine Ablehnung mit einem Grund, mit dem er etwas anfangen kann. Nichts entsteht |
Die meisten Bestellungen sollten in der ersten Zeile landen. Sehen die Einkäufer Ihres Kunden öfter eine Anforderung als eine Bestellung, sind die Schwellen zu niedrig — siehe Freigabemodelle.
Entsteht eine Anforderung, wird das Budget sofort gehalten. Der Kollege kann dasselbe Geld nicht ausgeben, während die Anforderung wartet.
4. Verfolgen
Die Anforderungsliste des Einkäufers zeigt seine Anforderungen, ihren Wert, wer aussteht, und wie lange jede schon wartet. Die letzte Spalte ist die nützliche: Auf sie schaut ein Einkäufer, bevor er den Freigeber anruft — und sie zitiert er Ihrem Innendienst, wenn er stattdessen Sie anruft.
Mögliche Ausgänge:
| Ausgang | Was danach passiert |
|---|---|
| Freigegeben | Eine Bestellung entsteht und erscheint im normalen Bestell-Lebenszyklus. Das gehaltene Budget wird Verbrauch |
| Abgelehnt | Die Anforderung schließt mit einem Grund. Das gehaltene Budget wird freigegeben |
| Vom Einkäufer zurückgezogen | Wie abgelehnt, ohne den Grund |
| Vom Einkäufer geändert | Neu ausgewertet. Rechnen Sie damit, dass sie erneut Unterschriften braucht |
Eine abgelehnte Anforderung wird nicht wiedereröffnet. Der Einkäufer beginnt eine neue, meist aus der alten, mit der Korrektur — siehe Bestellanforderung oder Bestellung.
Was Sie prüfen
Fahren Sie diese drei Warenkörbe als Einkäufer des Kunden, vor dem Go-live:
- Ein kleiner Warenkorb, alles automatisch gewählt. Er sollte ohne jede Kostenstellen-Interaktion zur Bestellung werden. Musste der Einkäufer etwas wählen, korrigieren Sie die Einschränkungen.
- Ein Warenkorb knapp über einer Schwelle. Eine Anforderung erscheint, der Freigeber wird benachrichtigt, das Budget zeigt den gehaltenen Betrag.
- Ein Warenkorb mit zwei Positionen auf zwei Kostenstellen. Beide Zuordnungen überleben bis zur Bestellposition und erreichen das ERP.
Häufige Anrufe, und was sie bedeuten
| Der Einkäufer sagt | Sehen Sie nach |
|---|---|
| „Es lässt mich nicht bestellen" | Ob eine prevent-Regel gefeuert hat, oder ob eine Position keine verwendbare Kostenstelle hat |
| „Es hat eine Anforderung gemacht, ich habe doch die Berechtigung" | Sein persönliches Limit, und das Restbudget der Kostenstelle |
| „Die Kostenstelle fehlt" | Einschränkungen auf Produkt oder Kategorie dieser Position |
| „Nach dem Einreichen ist nichts passiert" | Die Anforderungsliste. Es ist fast immer etwas passiert |
Weiter
- Der Weg des Freigebers — die andere Hälfte.
- Freigaben, die hängen bleiben — wenn es sich nicht mehr bewegt.