Auswertungen zur Beschaffung
Ausgabentransparenz ist eine der vier Kontrollen, die eine Einkaufsabteilung schützt, und die eine, die Sie ihr geben können, ohne dass sie fragt. Eine Quartalsübersicht je Kostenstelle ist dem Einkaufsleiter eines Kunden mehr wert als ein Rabatt, denn genau die baut er heute von Hand.
Für die Apps procurement und cost-centers gibt es keine vorbereiteten Beschaffungsreports und keine Analytics-Datensätze. Was Sie haben, sind die Listen im Cockpit, ihre Filter und ihr CSV-Export, und das Änderungsjournal an jedem Budget. Das deckt die Fragen ab, die Kunden tatsächlich stellen, wenn Sie wissen, welche Liste welche beantwortet.
Welche Liste welche Frage beantwortet
| Der Kunde fragt | Wo Sie nachsehen | Export |
|---|---|---|
| Wie viel von jedem Budget ist verbraucht? | Procurement › Kostenstellen › Budgets: Budgetrahmen und Restbetrag je Budget und Periode, filterbar nach Kostenstelle | CSV |
| Was hat sich auf diesem Budget bewegt, und warum? | Der Tab Änderungsjournal des Budgets: jeder Eintrag mit Grund, Betrag und Anforderung oder Bestellung | Am Bildschirm |
| Welche Anforderungen sind offen, freigegeben, abgelehnt? | Procurement › Bestellanforderungen, gefiltert nach Status, Anforderungsnummer oder Organisation | CSV |
| Wer hat diese Anforderung entschieden, und wann? | Die Tabs Freigaben und Verlauf der Anforderung | Am Bildschirm |
| Welche Kostenstellen gibt es, und wer ist verantwortlich? | Procurement › Kostenstellen › Kostenstellen | CSV |
| Wie hoch sind die persönlichen Limits? | Procurement › Kostenstellen › Persönliche Limits | CSV |
| Welche Regeln gelten? | Procurement › Freigaberegeln | CSV |
Verbraucht ist bei einem Budget der Budgetrahmen minus Restbetrag. Denken Sie daran, was „verbraucht" einschließt: Der Restbetrag sinkt, wenn eine Anforderung eingereicht wird, er zählt also ausstehende Anforderungen ebenso mit wie Bestellungen. Will der Kunde nur angelegte Bestellungen, nehmen Sie das Journal und lassen die Einträge Reservierung weg, auf die kein Eintrag Bestellung oder Rückgabe folgt. Siehe Das Budgetjournal lesen.
Eine Quartalsübersicht, Schritt für Schritt
- Öffnen Sie Procurement › Kostenstellen › Budgets und filtern Sie nach den Kostenstellen des Kunden. Budgets abgelaufener Perioden sind inaktiv, stehen aber weiter in der Liste.
- Exportieren Sie die Liste als CSV. Jede Zeile ist ein Budget für eine Periode, mit Budgetrahmen und Restbetrag.
- Öffnen Sie Procurement › Bestellanforderungen, filtern Sie nach der Organisation des Kunden und exportieren Sie. Zählen Sie für das Quartal nach Status: wie viele Anforderungen, wie viele abgelehnt, wie viele noch ausstehend.
- Für jede Kostenstelle über ihrem Budgetrahmen öffnen Sie das Journal des Budgets und notieren die größten Einträge. Das ist das Gespräch, das der Controller führen will.
- Schicken Sie die beiden Dateien und Ihre Notizen. Ein Quartal ist der Rhythmus, den die meisten Mittelstandskunden wollen.
Zwei Dinge, die Sie vor der ersten Datei klären
- Kostenstellencodes als Text.
04711wird zu4711, sobald eine Tabellenkalkulation sie für eine Zahl hält, und passt dann zu nichts mehr im ERP. - Das Dezimaltrennzeichen. Öffnet der Controller die CSV in einem deutschen Excel, prüfen Sie die erste Datei gemeinsam mit ihm, nicht die vierte.
Für alles, was regelmäßig laufen soll
Jedes Ergebnis einer Bestellanforderung (angefordert, freigegeben, abgelehnt, storniert, bestellt) wird als Event veröffentlicht. Eine monatliche Ausgabendatei oder eine Übergabe an das Controlling des Kunden bauen Sie am besten auf diesen Events oder auf den Bestellungen auf, in dem System, das sie empfängt, statt von Hand aus dem Cockpit.
Weiter
- Das Budgetjournal lesen — die Einzelheiten hinter einer Summe.
- So funktioniert Beschaffungs-Governance — die vier Kontrollen, denen eine Auswertung dient.