Beschaffungsreports für Ihren Kunden

Ausgabentransparenz ist eine der vier Kontrollen, die eine Einkaufsabteilung schützt, und die eine, die Sie ihr geben können, ohne dass sie fragt. Eine quartalsweise Ausgabenaufschlüsselung je Kostenstelle ist dem Einkaufsleiter eines Kunden mehr wert als ein Rabatt, denn es ist das, was er derzeit von Hand produziert.

Die drei Fragen, über die sich Berichten lohnt

Alles, was eine Beschaffungsabteilung fragt, läuft auf eine von dreien hinaus. Bauen Sie diese und hören Sie auf.

Ausgaben je Kostenstelle

Die, nach der gefragt wird. Gebundener Wert, gruppiert nach Kostenstelle über eine Periode, gegen das Budget derselben Periode.

Nützlich für den Kunden, weil sie ankommt, bevor die Rechnungen es tun. Seine eigene Zahl kommt aus der Kreditorenbuchhaltung und hinkt drei Wochen hinterher; diese ist aktuell bis zur letzten Bestellung.

Berichten Sie je Periode statt kumuliert. KST-2200 bei 94 % des Budgets bedeutet nichts, wenn man nicht weiß, dass Oktober ist.

Freigaben je Freigeber

Anzahl und Wert der Entscheidungen je Freigeber, plus was bei jedem noch offen ist.

Das ist ein Management-Report, und er findet die zwei Fehlerbilder einer Freigaberichtlinie: einen Freigeber mit hundert Entscheidungen im Monat, der aufgehört hat, sie zu lesen, und einen mit dreien, der der Engpass einer ganzen Abteilung ist.

Durchlaufzeit

Wie lange eine Bestellanforderung zwischen Einreichen und finaler Entscheidung wartet.

Verfolgen Sie Median und schlechtesten Fall, nie den Durchschnitt — der Durchschnitt versteckt die 40.000-€-Anforderung, die neun Tage gewartet hat, und genau die entscheidet, ob die Einkaufsabteilung des Kunden den Shop intern verteidigt.

Zwei verwandte Zahlen verdienen den Platz daneben:

• Anteil der Bestellungen, die überhaupt eine Freigabe brauchen. Liegt er über etwa 20 %, sind die Schwellen zu niedrig, und die Freigeber werden an Bohrern verschlissen.
• Ablehnungsquote. Anhaltend hoch heißt: Die Einkäufer verstehen die Richtlinie nicht — ein Schulungsproblem, kein Workflow-Problem.

Einen bauen

1. Öffnen Sie Analytics › Reports und wählen Sie den Datensatz — die Kostenstellen- und Anforderungs-Datensätze sind unter der App gruppiert, der sie gehören.
2. Öffnen Sie ihn als Zeitraum-Report. Sie bekommen einen Trend, Summen für die Periode, und eine Aufschlüsselung.
3. Setzen Sie den Datumsbereich auf die Periode des Kunden. Sein Geschäftsjahr ist nicht immer das Kalenderjahr.
4. Filtern Sie auf die eine Organisation. Bauen Sie den Filter einmal und speichern Sie ihn als Segment mit dem Namen des Kunden — Müller GmbH Beschaffung —, damit jeder Report dieses Datensatzes ihn wiederverwenden kann.
5. Exportieren Sie, was auf dem Bildschirm steht, als CSV.

Für ein Diagramm, das es als vorbereitete Ansicht nicht gibt — etwa Ausgaben je Kostenstelle als gestapelte Balken je Monat —, geben Sie den Datensatz in den Chart-Builder und legen das Ergebnis auf ein Dashboard, das das Account-Team des Kunden öffnen kann.

Zum Kunden bringen

Zwei ehrliche Optionen, und eine, die es noch nicht gibt.

Ad-hoc-Export. Report ausführen, CSV exportieren, senden. Reicht für eine Quartalsdurchsicht — die Frequenz, die die meisten Mittelstandskunden tatsächlich wollen.

Ein Workflow. Für alles Wiederkehrende — eine monatliche Ausgabendatei in das Finanz-Postfach oder einen SFTP-Ordner — bauen Sie ihn in Integration Studio, wo Zeitplanung, Wiederholungen und Fehleralarme tatsächlich laufen. Siehe Einen Workflow bauen und SFTP und Dateiaustausch.

Geplante Zustellung vom Export-Bildschirm speichert einen Zeitplan und versendet nichts. Versprechen Sie sie nicht. Siehe Reports und Exporte.

Zwei Dinge vor der ersten Datei mit dem Kunden vereinbaren:

• Das Format. CSV ist das einzige — kein Excel, kein PDF. Öffnet sein Controller die Datei in einem deutschen Excel, prüfen Sie das Dezimaltrennzeichen an der ersten Datei, nicht an der vierten.
• Kostenstellen-Codes als Text. Aus 04711 wird 4711, sobald eine Tabellenkalkulation entscheidet, dass es eine Zahl ist — und dann passt es zu nichts in seinem ERP.

Was Sie prüfen

• Eine Zeilenanzahl exakt gleich Ihrem Limit heißt: Der Export wurde abgeschnitten, nicht abgeschlossen. Die Kappung liegt bei 10.000 Zeilen.
• Vergleichen Sie die berichteten Ausgaben einer Kostenstelle mit ihrem Journal für dieselbe Periode. Sie sollten übereinstimmen; tun sie es nicht, enthält der Report vermutlich Anforderungen.
• Schicken Sie den ersten Report an den Controller des Kunden und bitten Sie ihn zu markieren, was fehlt. Er sagt Ihnen in einer E-Mail, was sechs Monate Raten nicht sagen würden.

Weiter

• Das Budgetjournal lesen — das Detail hinter einer Summe.
• Die Kennzahlen, die im B2B zählen — wie Sie wählen, worüber Sie berichten.