Der Weg des Freigebers: freigeben oder ablehnen
Der Freigeber ist die Person, die entscheidet, ob Ihr Kunde den Shop weiter benutzt. Er ist meist beschäftigt, meist nicht derjenige, der den Artikel ausgesucht hat, und erwartet, dass eine Entscheidung eine Minute dauert. Dieser Artikel beschreibt, was mit einer Bestellanforderung zwischen Einreichen und Bestellung passiert, und was Sie im Cockpit tun können, wenn sie stockt.
Wo eine Anforderung wartet
Jede Anforderung steht unter Procurement › Bestellanforderungen. Öffnen Sie eine, und der Tab Freigaben zeigt, worauf sie wartet, eine Zeile je Freigabe:
| Spalte | Sagt Ihnen |
|---|---|
| Kostenstelle | Zu welcher Kette die Freigabe gehört. Leer für die globale Kette |
| Schritt | Ihre Stelle in dieser Kette, aus der Reihenfolge der Regel |
| Freigeber-Art, Freigebender Kontakt, Freigeber-Rolle | Wessen Entscheidung es ist: ein Kontakt, jeder mit einer Rolle, oder der verantwortliche Kontakt der Kostenstelle |
| Status | Ausstehend, Freigegeben oder Abgelehnt |
| Entschieden von, Entschieden, Grund | Wer entschieden hat, wann und warum |
Einen eigenen Freigabe-Eingang gibt es im Cockpit nicht; Sie erreichen jede Freigabe über ihre Anforderung. Ein Klick auf eine Zeile öffnet diese Freigabe mit der Regel, aus der sie stammt. Die Schaltflächen Freigeben und Ablehnen dort werden für Cockpit-Benutzer mit einem Berechtigungsfehler (403) abgewiesen: Einen einzelnen Schritt entscheidet der Freigeber selbst (siehe unten).
Wie die Entscheidung läuft
- Innerhalb einer Kostenstelle der Reihe nach. Nur der niedrigste offene Schritt einer Kette ist entscheidbar. Schritt 1 zu entscheiden, solange Schritt 0 offen ist, wird abgewiesen. Die Freigabe von Schritt 0 öffnet Schritt 1.
- Über Kostenstellen hinweg parallel. Die Kette jeder Kostenstelle läuft für sich. Niemand wartet auf den Freigeber einer anderen Kostenstelle.
- Eine Ablehnung beendet alles. Eine Ablehnung auf irgendeinem Schritt irgendeiner Kette beendet die ganze Anforderung als Abgelehnt, behält den Grund und gibt das reservierte Budget zurück. Noch offene Freigaben lassen sich danach nicht mehr entscheiden.
- Die letzte Freigabe legt die Bestellung an. Ist nichts mehr offen, wird die Anforderung Freigegeben, die Bestellung wird angelegt und verlinkt, und die Budgetreservierung wird gegen sie bestätigt. Die Anforderung endet als Bestellt.
Lässt sich die Bestellung in diesem Moment nicht anlegen, etwa weil ein Dienst kurz nicht erreichbar ist, bleibt die Freigabe trotzdem bestehen. Die Anforderung bleibt Freigegeben, und der stündliche Abgleich legt die Bestellung an, genau einmal.
Wer einen Schritt entscheiden darf
Die procurement-App prüft jede Entscheidung gegen den Kontakt, der sie trifft:
| Die Freigabe nennt | Wer entscheiden darf |
|---|---|
| Einen Kontakt | Diesen Kontakt, wenn seine Rolle das Freigeben erlaubt |
| Eine Rolle | Jeden Kontakt mit dieser Rolle, wenn die Rolle das Freigeben erlaubt |
| Standard (verantwortlicher Kontakt) | Den verantwortlichen Kontakt der Kostenstelle, ermittelt beim Einreichen des Warenkorbs |
Zeigt eine Freigabe nach dem Einreichen noch Standard, hat sie an ihrer Kostenstelle keinen verantwortlichen Kontakt gefunden; dann darf jeder Kontakt entscheiden, dessen Rolle das Freigeben erlaubt.
Die Entscheidung über einen einzelnen Schritt gehört dem Freigeber, den er nennt. Sie erreicht die procurement-App über deren API, von einem System, das für diesen Freigeber handelt, typischerweise Ihr Shop, und die Plattform gibt an, welcher Kontakt entscheidet. Die App hält diesen Kontakt unter Entschieden von fest; was die Anfrage selbst über den Entscheider behauptet, wird ignoriert. Niemand kann also im Namen eines anderen entscheiden. Eine Entscheidung über einen Schritt löst keine E-Mail aus, und weder der nächste Freigeber noch der Einkäufer wird von den Apps informiert.
Was Sie im Cockpit tun können
Im Cockpit handeln Sie für das Backoffice, nicht als einer der Kontakte des Kunden. Einzelne Schritte entscheiden Sie deshalb nicht. Sie haben die zwei Übersteuerungen, beide direkt an der Bestellanforderung:
| Aktion | Wirkung | Wann Sie sie nutzen |
|---|---|---|
| Direkt freigeben | Erledigt alle offenen Freigaben auf allen Ketten auf einmal, hält die Übersteuerung an jeder fest und legt die Bestellung an | Der Freigeber ist abwesend, der Administrator des Kunden hat Sie gebeten, die Anforderung durchzugeben, und jemand beim Kunden steht für diese Entscheidung ein |
| Anforderung stornieren | Beendet eine ausstehende Anforderung als Storniert und gibt ihr reserviertes Budget zurück | Der Einkäufer will sie nicht mehr, oder sie wurde falsch eingereicht |
Beide wirken auf eine ausstehende Anforderung. Dieselben zwei Übersteuerungen hat im Shop auch der Organisations-Administrator des Kunden, und stornieren darf zusätzlich der Einkäufer, der die Anforderung eingereicht hat.
Was die Freigaben nicht tun
Die procurement-App kennt keine Delegation, keine Vertretung, keine Eskalation und keinen Ablauf. Eine Anforderung wartet auf den Freigeber, den ihre Regel nennt, bis sie entschieden oder storniert wird. Die Wege um eine Abwesenheit herum liegen in den Regeln: Nennen Sie eine Rolle statt einer Person, wo zwei Leute unterschreiben können, oder ändern Sie den verantwortlichen Kontakt der Kostenstelle vor dem Urlaub, denn er wird beim Einreichen eines Warenkorbs ermittelt, nicht später. Siehe Freigabemodelle.
Freigeben ändert die Anforderung auch nicht. Der Freigeber unterschreibt die Positionen, wie sie sind. Werden die Positionen einer ausstehenden Anforderung später korrigiert, folgen Summen und Reservierung, aber die Regeln laufen nicht erneut, und erteilte Freigaben bleiben erteilt.
Was Sie prüfen sollten
Bevor ein Kunde live geht, schicken Sie eine Anforderung mit den echten Freigebern durch jeden Schritt:
- Reichen Sie einen Warenkorb ein, auf den zwei Regeln derselben Kostenstelle greifen. Der Tab Freigaben zeigt zwei Zeilen auf dieser Kostenstelle, Schritt 0 und 1.
- Lassen Sie den Freigeber von Schritt 0 freigeben. Schritt 0 zeigt Freigegeben mit seinem Namen unter Entschieden von; die Anforderung ist weiter Ausstehend.
- Lassen Sie den Freigeber von Schritt 1 mit Grund ablehnen. Die Anforderung ist Abgelehnt, der Grund steht an ihr, und das Änderungsjournal der Kostenstelle zeigt einen Eintrag Rückgabe.
- Wiederholen Sie das mit einer Freigabe, und prüfen Sie, dass die Anforderung als Bestellt mit einem Link zur Bestellung endet.
Weiter
- Das Budgetjournal lesen — was jede Entscheidung mit dem Geld gemacht hat.
- Freigaben, die hängen bleiben — wenn niemand entscheidet.