Fehler beheben
Datenhygiene in der Beschaffung
Veraltete Kostenstellen, Budgets ohne neue Periode, ausgeschiedene Verantwortliche.
Beschaffungsdaten faulen schneller als Katalogdaten, weil sie ein Organigramm abbilden, und Organigramme ändern sich. Ein Modell, das zum Go-live korrekt war, ist binnen eines Jahres falsch, wenn niemand draufschaut.
Was fault, und wie schnell
| Ding | Veraltet, wenn | Bemerkt |
|---|---|---|
| Kostenstellen | Der Kunde sich umorganisiert, meist zum Geschäftsjahr | Wenn eine Bestellung auf eine Abteilung bucht, die es nicht mehr gibt |
| Budgets | Ein nicht wiederkehrendes Budget ohne Nachfolger endet, oder der nächtliche Lauf ausgefallen ist | Einkäufer sehen die Kostenstelle gar nicht mehr |
| Verantwortliche Kontakte | Jemand geht oder wechselt die Rolle | Wenn eine Anforderung eine Woche wartet, oder auf niemanden |
| Persönliche Limits | Für eine Revisionswoche angehoben und nie gesenkt | Von einem Prüfer |
| Freigaberegeln | Die Richtlinie sich geändert hat und nur die schriftliche Fassung aktualisiert wurde | Wenn eine Bestellung, die eine Unterschrift gebraucht hätte, keine bekam |
Das Muster: Die Daten versagen leise und werden von einer Bestellung entdeckt, die sich unerwartet verhält. Deshalb ist das eine Routine statt eines Alarms.
Wöchentlich: fünf Minuten
Nur Geld, das unterwegs ist, lohnt diesen Takt.
- Ausstehende Bestellanforderungen, älter als ein paar Tage. Jede hält Budget fest und bedeutet meist einen abwesenden Freigeber oder eine Stufe ohne Person dahinter. Siehe Freigaben, die hängen bleiben.
- Die zwei Warteschlangen. Procurement › Protokoll Direktbestellungen, Warteschlange Buchung abgelehnt, und Procurement › Budgetrückgaben, Warteschlange Abgelehnt. Beide halten Fälle, die der stündliche Abgleich nicht allein abschließen kann. Eine Warteschlange, die nie leer wird, zeigt auf eine Ursache, die sich zu beheben lohnt, nicht nur auf Einträge zum Erledigen.
Monatlich: fünfzehn Minuten
- Budgets ohne neue Periode. Die Plattform schließt wiederkehrende Budgets einmal pro Nacht und eröffnet ihre Nachfolger. Ein wiederkehrendes Budget, dessen Periode länger zurückliegt, als sie selbst dauert, wird als veraltet gemeldet und nicht angefasst: kein Nachfolger, kein Übertrag. Suchen Sie aktive Budgets, deren Periodenende weit zurückliegt, und eröffnen Sie das Budget der laufenden Periode von Hand.
- Monetäre Kostenstellen ohne aktives Budget. Sie werden Einkäufern nicht angeboten. Entweder hat der Kunde das nächste Budget vergessen, oder die Kostenstelle sollte nur zur Kontierung dienen. Das heißt dann eine neue Kostenstelle, denn die Budgetart lässt sich nicht ändern.
- Kostenstellen ohne Bestellung seit 90 Tagen. Entweder nutzt die Abteilung den Shop nicht mehr, was einen Anruf wert ist, oder die Kostenstelle gehört stillgelegt.
- Budgets über 80 % Verbrauch, während mehr als ein Viertel der Periode übrig ist. Die Plattform warnt nicht, also warnen Sie. Eine Warnung im Oktober ist ein Service; eine Ablehnung im November ist eine Beschwerde.
- Manuelle Budgetanpassungen. Lesen Sie jede. Es sind die Einträge, die eine Person entschieden hat, und ein Muster (dieselbe Person stockt jeden Monat dasselbe Budget auf) ist ein Governance-Gespräch. Siehe Das Budgetjournal lesen.
- Kontakte mit persönlichem Limit und ohne Bestellungen. Meist jemand, der gegangen ist.
Quartalsweise: mit dem Kunden
Eine Viertelstunde mit seinem Einkaufsleiter, zwei Listen gemeinsam lesen.
- Die Kostenstellenliste. Was er nicht wiedererkennt, legen Sie still. Was fehlt, legen Sie an.
- Wer freigibt. Der verantwortliche Kontakt jeder Kostenstelle und jeder Kontakt und jede Rolle, die eine Regel nennt. Hier kommen Abgänge ans Licht: Menschen erinnern sich viel besser daran, wer gegangen ist, als daran, welche Kostenstelle das betrifft.
- Der Anteil der Bestellungen mit Freigabe. Braucht mehr als etwa jede fünfte eine Unterschrift, schlagen Sie höhere Schwellen vor. Kunden kommen selten selbst darauf und sind dankbar, wenn es angeboten wird.
- Was er immer noch per E-Mail erledigt. Die ehrliche Frage, und die, die das Nächste findet, das sich einzurichten lohnt.
Periodenende
Das Geschäftsjahr ist der Moment, in dem sich alles auf einmal ändert. Gehen Sie zuerst das Budgetjournal durch, dann:
- Prüfen Sie am Morgen nach dem Periodenende, dass jedes wiederkehrende Budget geschlossen und sein Nachfolger mit dem richtigen Betrag eröffnet wurde.
- Prüfen Sie, ob der Übertrag getan hat, was der Kunde erwartet hat.
neverundalwayssehen bis zum ersten Morgen der neuen Periode gleich aus. - Buchungen auf der alten Periode bleiben dort. Eine Bestellung, die nach dem Schließen ihres Budgets storniert wird, gibt nichts automatisch zurück; dieses Geld zu verschieben, ist eine manuelle Anpassung.
- Legen Sie Kostenstellen still, die die Umorganisation nicht überlebt haben. Stilllegen, nie löschen: Schalten Sie Aktiv aus.
- Importieren Sie die Kostenstellenliste aus dem ERP des Kunden neu, wenn er umorganisiert hat. Siehe Feld-Mapping.
Eine Kostenstelle mit Budgets lässt sich nicht löschen, und das ist gut
so. Der Code steht auf Bestellpositionen, die schon fakturiert sind, und die
Budgets tragen das Journal. Schalten Sie Aktiv aus, damit sie nicht mehr gewählt
werden kann und auf allem lesbar bleibt, was sie schon genutzt hat. Dasselbe
gilt für einen Kontakt, der Dinge freigegeben hat: Login sperren, Person
behalten.
Wenn der Kunde umorganisiert
Der schwierige Fall, und er kommt mit einer Woche Vorlauf. Zwei Abteilungen fusionieren, ein Standort schließt, ein neuer Geschäftsbereich entsteht. Die Reihenfolge zählt:
- Holen Sie die neue Liste aus seinem ERP, nicht aus einer E-Mail, die die Änderung beschreibt.
- Legen Sie die neuen Kostenstellen an, bevor Sie die alten anfassen. Überlappung ist in Ordnung, eine Lücke nicht.
- Setzen Sie die verantwortlichen Kontakte auf den neuen Kostenstellen.
- Eröffnen Sie Budgets auf den neuen monetären Kostenstellen. Entscheiden Sie ausdrücklich, was mit dem Restbetrag der alten passiert: Es ist sein Geld und seine Entscheidung.
- Passen Sie die Regeln an, die an alte Kostenstellen gebunden sind. Eine Regel, die auf eine stillgelegte Kostenstelle zeigt, erfasst nichts mehr, und damit fällt eine Freigabe still weg.
- Erledigen Sie alles, was unterwegs ist, bevor Sie die alten Kostenstellen deaktivieren. Entscheiden oder stornieren Sie die ausstehenden Anforderungen, die auf sie buchen.
- Deaktivieren Sie die alten Kostenstellen, zuletzt.
Machen Sie es in einer ruhigen Woche. Eine Umorganisation in derselben
Woche, in der das neue Geschäftsjahr beginnt, verbindet die beiden riskantesten
Vorgänge in diesem Bereich. Trennen Sie sie, wenn der Kunde Sie lässt.
Was Sie prüfen
- Greifen Sie eine Kostenstelle zufällig heraus und nennen Sie ihren verantwortlichen Kontakt laut. Können Sie es nicht, ist die Quartalsdurchsicht überfällig.
- Vergleichen Sie die Kostenstellenliste mit dem ERP-Export des Kunden. Jeder Code, der nur in einer der beiden steht, ist eine künftige Rechnung, die niemand buchen kann.
- Beide Warteschlangen, Buchung abgelehnt und Abgelehnt, sind leer oder erklärt.
Weiter
- Freigaben, die hängen bleiben: die Symptome, die diese Routine verhindert.
- Kundendaten-Hygiene: dieselbe Disziplin für Personen und Unternehmen.