Freigaben, die hängen bleiben
Eine hängende Freigabe ist kein Schönheitsfehler. Sie hält Budget des Kunden fest, legt eine Maschine still und bringt seinem Einkäufer bei, Ihren Innendienst anzurufen, statt den Shop zu nutzen.
Anforderungen laufen nicht ab, und niemand wird erinnert. Eine Anforderung, die niemand entscheidet, wartet also für immer. Ihr Werkzeug liegt im Cockpit unter Procurement › Bestellanforderungen: nach Status Ausstehend filtern, die Anforderung öffnen und ihre Reiter Freigaben (auf wen jede Stufe wartet, in welcher Reihenfolge) und Verlauf (jeder bisherige Übergang) lesen.
Vom Symptom zur Ursache
| Der Kunde sagt | Meistens |
|---|---|
| „Seit einer Woche hat niemand draufgeschaut“ | Der Freigeber ist abwesend. Es gibt keine Vertretung und keine Erinnerung |
| „Es ging an die falsche Person“ | Der verantwortliche Kontakt der Kostenstelle wurde nach dem Absenden geändert, oder eine Regel nennt einen Kontakt direkt |
| „Es wartet, aber auf niemanden“ | Ein Standard-Freigeber ohne Person: eine globale Regel oder eine Kostenstelle ohne verantwortlichen Kontakt. Entscheiden dürfte jeder Kontakt mit Freigabe-Rolle, aber keiner sieht sich gemeint |
| „Ich habe freigegeben, und es gibt immer noch keine Bestellung“ | Eine weitere Stufe oder die Kette einer anderen Kostenstelle ist noch offen. Oder die Bestellung wird noch angelegt (siehe unten) |
| „Angeblich kein Budget, wir haben genug“ | Wartende Anforderungen halten Geld fest. Oder die Periode ist zu Ende und das neue Budget fehlt |
| „Es lässt sich gar nicht absenden“ | Eine Regel „Verhindern“, eine Position ohne nutzbare Kostenstelle, eine Kostenstelle ohne aktives Budget oder eine Währung, in der das Budget nicht geführt wird |
| „Ich habe den Warenkorb korrigiert und neu abgeschickt, er wird abgelehnt“ | Ein Warenkorb, dessen Anforderung abgelehnt oder storniert wurde, lässt sich nicht erneut absenden. Der Einkäufer beginnt einen neuen Warenkorb |
Eine Stufe ohne Person dahinter
Der Freigeber einer Stufe steht fest, sobald der Warenkorb abgeschickt wird. Eine Regel mit der Freigeber-Art Standard (verantwortlicher Kontakt) nimmt in diesem Moment den verantwortlichen Kontakt der Kostenstelle, die sie nennt. Ist die Regel global oder hat die Kostenstelle keinen verantwortlichen Kontakt, nennt die Stufe niemanden. Dann darf jeder Kontakt sie entscheiden, dessen Rolle das Freigeben erlaubt (Freigeber oder Administrator). Weil sie aber niemanden nennt, sieht sich keiner gemeint, und sie bleibt liegen.
Beheben Sie Ursache und Einzelfall getrennt:
- Für die wartende Anforderung: Bitten Sie einen Freigeber oder Administrator des Kunden, die Stufe im Shop zu entscheiden. Oder ein Administrator nutzt Direkt freigeben oder Anforderung stornieren (unten).
- Für die Zukunft: Geben Sie jeder Kostenstelle einen verantwortlichen Kontakt, und globalen Regeln einen Freigeber der Art Kontakt oder Rolle.
Derselbe Zeitpunkt erklärt „Es ging an die falsche Person“. Wer den verantwortlichen Kontakt einer Kostenstelle oder den Kontakt einer Regel ändert, ändert die Stufen künftig abgeschickter Warenkörbe. Bereits wartende Anforderungen behalten den Freigeber, den sie bekommen haben.
Die zwei Übersteuerungen
Zwei Aktionen in der Detailansicht einer Anforderung beenden das Warten, ohne die Kette abzulaufen. Beide funktionieren nur, solange die Anforderung ausstehend ist.
| Aktion | Was sie tut |
|---|---|
| Direkt freigeben | Erledigt alle offenen Stufen auf einmal, vermerkt die Übersteuerung an jeder und gibt die Bestellung auf. Die Budgetreservierung geht auf die Bestellung über |
| Anforderung stornieren | Beendet die Anforderung als storniert und gibt das reservierte Budget frei. Der Einkäufer kann seine eigene Anforderung auch selbst stornieren |
„Direkt freigeben“ ist richtig, wenn der Kauf stimmt und die Entscheidung überfällig ist. „Anforderung stornieren“ ist richtig, wenn die Anforderung falsch ist; der Einkäufer schickt dann einen korrigierten Warenkorb ab. Keine der beiden ist ein Alltagswerkzeug: Beide gehen an den Personen vorbei, die die Regeln genannt haben. Vereinbaren Sie mit dem Kunden, wer sie anfordern darf.
Eine zeitgesteuerte Eskalation oder eine Delegation gibt es nicht. Ist ein Freigeber regelmäßig der Engpass, stellen Sie die Regel auf einen Freigeber der Art Rolle um, damit sich mehrere Personen die Stufe teilen; siehe Freigaberegeln.
Freigegeben, aber keine Bestellung
Eine freigegebene Anforderung legt ihre Bestellung sofort an. War die Auftragsseite in diesem Moment nicht erreichbar, bleibt die Anforderung auf Freigegeben statt Bestellt. Verloren geht nichts: Einmal pro Stunde schließt ein Abgleich diese Anforderungen ab, und er legt nie eine zweite Bestellung an. Wollen Sie nicht warten, nutzen Sie Abgleich starten in der Liste der Bestellanforderungen. Derselbe Lauf gibt Budget frei, das abgelehnte oder stornierte Anforderungen noch halten, und trägt Ergebnisse nach, die nie erfasst wurden.
Budget, das scheinbar weg ist
Der häufigste Fehlalarm. Der Kunde sieht in seinen eigenen Zahlen Budget, und der Shop sagt, es gibt keins. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge:
- Wartende Anforderungen. Jede ausstehende Anforderung hat ihren Betrag bereits reserviert. Entscheiden oder stornieren Sie sie, und das Geld kommt zurück.
- Die Periode. Ein Budget, das letzte Nacht geschlossen wurde, ist inaktiv. Hat die Kostenstelle gar kein aktives Budget, wird sie Einkäufern nicht angeboten. Prüfen Sie, ob das Budget der neuen Periode existiert, und lesen Sie in Datenhygiene in der Beschaffung nach, was mit Budgets ist, die nicht weitergerollt wurden.
- Die Verbrauchsreihenfolge. Hat eine Kostenstelle mehrere Budgets, wird das erste vor dem zweiten verbraucht. Eine Auswertung, die nur eines liest, ist falsch.
- Was verglichen wird. Seine Zahl sind meist gebuchte Rechnungen; diese hier sind erteilte Bestellungen. Siehe Das Budgetjournal lesen.
Ist es wirklich aufgebraucht, entscheidet der Kunde: ein Zusatzbudget, oder eine Freigaberegel, mit der sich eine Überschreitung unterschreiben lässt.
Direktbestellungen und stornierte Bestellungen
Zwei Warteschlangen halten die Fälle, die der stündliche Abgleich einer Person überlässt:
- Procurement › Protokoll Direktbestellungen listet Bestellungen, die ohne Freigabe aufgegeben wurden. Die Warteschlange Buchung abgelehnt hält Bestellungen, deren Budgetbuchung abgelehnt wurde, etwa weil das Budget der Kostenstelle geschlossen war. Beheben Sie die Ursache und nutzen Sie Budgetbuchung wiederholen, oder Manuell erledigen mit einer Notiz, warum kein Budget gebucht wird. Buchung ausstehend erledigt sich, sobald die Kostenstellen wieder antworten.
- Procurement › Budgetrückgaben listet stornierte Bestellungen, deren Budget zurückgegeben wird. Abgelehnt braucht eine Person: Budgetrückgabe wiederholen, oder Manuell erledigen mit einer Notiz. Eine Buchung auf einem Budget, dessen Periode geschlossen ist, wird nicht zurückgegeben; sie erscheint unter Nichts zurückzugeben, und dieses Geld in die laufende Periode zu holen, ist eine manuelle Entscheidung.
Vorbeugen
- Jede Kostenstelle hat einen verantwortlichen Kontakt, und globale Regeln nennen einen Kontakt oder eine Rolle.
- Kein Freigeber ist allein für eine viel genutzte Stufe. Nehmen Sie Freigeber der Art Rolle, wo eine Abwesenheit eine Abteilung lahmlegen würde.
- Jede monetäre Kostenstelle hat ein aktives Budget für die laufende Periode.
- Weniger als etwa jede fünfte Bestellung braucht eine Freigabe. Darüber sind die Schwellen zu niedrig, und die Freigeber hören auf zu lesen; siehe Freigabemodelle.
Was Sie prüfen
- Filtern Sie die Bestellanforderungen nach Ausstehend und schauen Sie auf das älteste Einreichungsdatum. Es zeigt, ob die Routine greift.
- Öffnen Sie bei einer wartenden Anforderung den Reiter Freigaben. Jede offene Stufe sollte einen Kontakt oder eine Rolle nennen.
- Stornieren Sie eine Test-Anforderung und prüfen Sie, dass das Budget im Journal zurückkommt.
Weiter
- Datenhygiene in der Beschaffung: die Routine, die das meiste davon verhindert.
- Der Weg des Freigebers: wie eine Stufe entschieden wird.