So funktioniert Procurement Governance
Jedes Unternehmen, das etwas einkauft, hat Regeln dafür, wer was ausgeben darf. Ihr Shop bildet diese Regeln ab, oder das Unternehmen kann ihn nicht nutzen. Dieser Artikel erklärt die Idee aus Sicht des Kunden; die Einrichtung im Detail steht im Leitfaden Beschaffung.
Warum ein Einkäufer Ihren Shop nicht nutzt
Sie haben einen Shop gebaut, die Vertragspreise des Kunden hinterlegt, und sein Einkauf schickt Bestellungen trotzdem per E-Mail. Am Shop liegt das meist nicht. In einem Unternehmen jeder Größe läuft ein Einkauf ungefähr so:
- Jemand bemerkt ein leeres Regal und fordert die Ware an.
- Jemand mit Befugnis gibt die Ausgabe frei.
- Die Kosten werden auf eine Kostenstelle gebucht: die Werkstatt, die Maschine, das Projekt.
- Die Buchhaltung bezahlt zu vereinbarten Konditionen, auf einer Rechnung.
Ein Shop, in dem jeder mit Login auf Jetzt kaufen drücken kann, nimmt den Controller aus diesem Ablauf heraus, und der Controller entscheidet, ob der Shop benutzt wird. Sagt ein Einkäufer aus dem Mittelstand „Ihren Shop können wir nicht nutzen“, meint er meistens genau das.
Drei Mechanismen, sauber getrennt
| Mechanismus | Die Frage dahinter | Wo er liegt |
|---|---|---|
| Befugnis | Darf diese Person das Unternehmen über diesen Betrag verpflichten? | An der Person und in den Freigaberegeln |
| Zuordnung | Zu welcher Kostenstelle und welchem Budget gehören die Kosten? | An der Bestellposition |
| Konditionen | Wann und wie zahlt das Unternehmen? | Am Unternehmen |
Die drei sind unabhängig. Ein Einkäufer darf vielleicht bis 2.000 € bestellen und bucht trotzdem auf eine Kostenstelle, auf der nichts mehr übrig ist. Ein Unternehmen hat großzügige Zahlungsbedingungen und schickt trotzdem jede Bestellung über 500 € zur Leitung. Wer die drei vermischt, dreht sich in Governance-Gesprächen im Kreis.
So funktioniert es in der Revenue Cloud
Befugnis und Zuordnung übernehmen zwei Apps, die im Cockpit gemeinsam unter Procurement stehen:
| Cockpit-Bildschirm | Inhalt |
|---|---|
| Kostenstellen › Kostenstellen | Die Kostenstellen des Kunden als Stammdaten, jede mit Code, Währung und verantwortlichem Kontakt |
| Kostenstellen › Budgets | Beträge je Kostenstelle und Periode, mit einem Journal jeder Reservierung, jedes Übertrags und jeder Rückgabe |
| Kostenstellen › Persönliche Limits | Ein Ausgabenlimit je Kontakt |
| Freigaberegeln | Die Regeln des Kunden: eine Bedingung, eine Wirkung, ein Freigeber |
| Bestellanforderungen | Ausgaben, die auf Freigabe warten, und ihre Historie |
Im Checkout wird der Warenkorb gegen die Freigaberegeln geprüft, und es passiert eines von drei Dingen:
- Keine Regel greift. Der Warenkorb wird sofort zur Bestellung, und seine Positionen mit Kostenstelle werden auf deren Budgets gebucht.
- Eine Regel verlangt Freigabe. Der Warenkorb wird zur Bestellanforderung. Ihr Budget wird sofort reserviert, damit der nächste Einkäufer sieht, was wirklich übrig ist. Die Freigeber entscheiden über die Anforderung, Stufe für Stufe, und die Bestellung entsteht erst, wenn der letzte freigegeben hat.
- Eine Regel verhindert es. Die Einreichung wird abgewiesen, und es entsteht nichts. Eine Regel mit der Bedingung Verfügbares Budget und der Wirkung Verhindern ist der Weg, auf dem ein leeres Budget eine Bestellung stoppt.
Wer freigeben darf, ergibt sich aus der Rolle der Person: ein Freigeber oder ein Admin darf es, ein Einkäufer oder Anforderer nicht, selbst wenn eine Regel ihn nennt. Ein Anforderer hat keine Berechtigung, eine Bestellung aufzugeben; genau das erfasst eine Regel mit Kontakt fehlt Berechtigung. Freigeber entscheiden ihre Stufe als Kontakte, angemeldet im Shop. Im Cockpit kann ein Administrator eine ganze Bestellanforderung Direkt freigeben oder stornieren, aber keine einzelne Stufe entscheiden.
Ob der Checkout überhaupt durch diese Regeln läuft, ist eine Mandanteneinstellung, die Freigabe-Prüfung. Sie ist standardmäßig eingeschaltet. Steht sie auf Keine Freigabe, wird jeder abgeschickte Warenkorb zur Bestellung, und sein Budget wird trotzdem gebucht.
Die Konditionen bleiben am Unternehmen: Zahlungsbedingungen und Kreditlimit an der Organisation. Siehe Kreditkontrolle im B2B.
Punchout: wenn die Governance gar nicht bei Ihnen liegt
Große Einkäufer betreiben oft ein eigenes Beschaffungssystem (SAP Ariba, Coupa, Onventis), und ihr Freigabe-Workflow, ihre Kostenstellen und Budgets liegen dort. Ihr Shop öffnet sich dann innerhalb ihres Systems, der Einkäufer füllt einen Warenkorb, und der Warenkorb geht als Bedarfsanforderung zurück in ihr System. Jede Freigabe passiert auf ihrer Seite. Das ist Punchout, und für einen großen Kunden ist es oft die bessere Antwort, als seine Regeln in Ihrem Shop nachzubauen. Fragen Sie, was der Kunde will, bevor Sie eines von beiden bauen.
Weiter
- Freigaberegeln — das Gespräch mit dem Kunden, bevor Sie die erste Regel schreiben.
- Kostenstellen und Budgets — was Sie beim Kunden einsammeln.
- Freigabemodelle — Ketten, Stufen und parallele Freigabe im Detail.