So funktioniert Procurement Governance
Jedes Unternehmen, das etwas einkauft, hat Regeln dafür, wer wie viel ausgeben darf. Entweder Ihr Shop bildet diese Regeln ab, oder das Unternehmen kann ihn nicht nutzen. Dieses Kapitel erklärt die Regeln selbst, bevor es um Einstellungen geht.
Warum ein Einkäufer Ihren Shop nicht nutzt
Sie haben einen Shop gebaut, die Vertragspreise des Kunden hinterlegt, und sein Einkauf schickt Bestellungen weiter per E-Mail. Das kommt oft vor, und am Shop liegt es meist nicht.
In einem Unternehmen jeder Größe ist ein Einkauf keine Entscheidung, die eine Person allein trifft. Er läuft in irgendeiner Form so:
- Jemand bemerkt, dass ein Regal leer ist, und fordert die Ware an.
- Jemand mit Befugnis gibt die Ausgabe frei.
- Die Kosten werden auf eine Kostenstelle gebucht: die Abteilung, die Maschine, das Projekt, das Fahrzeug, das sie in der Buchhaltung trägt.
- Der Einkauf prüft die Bestellung gegen den Rahmenvertrag, den er verhandelt hat.
- Die Buchhaltung begleicht sie zu vereinbarten Konditionen, auf einer Rechnung, nicht je Bestellung.
Ein Shop, in dem jeder mit Login auf Jetzt kaufen klicken kann, passt da nirgends hinein. Er nimmt den Controller aus dem Prozess, und der Controller ist die Person, die entscheidet, ob der Shop genutzt wird. Sagt ein Einkäufer im deutschen Mittelstand „Wir können Ihren Shop nicht nutzen“, meint er in der Regel genau das.
Die drei Mechanismen
Procurement Governance besteht aus drei getrennten Ideen, über die meist wie über eine gesprochen wird. Hält man sie auseinander, wird das ganze Thema viel leichter.
| Mechanismus | Die Frage, die er beantwortet | Wo er sitzt |
|---|---|---|
| Befugnis | Darf diese Person das Unternehmen auf diesen Betrag verpflichten? | An der Person |
| Zuordnung | Zu welchem Budget gehören diese Kosten? | An der Bestellposition |
| Konditionen | Wann und wie zahlt das Unternehmen? | Am Unternehmen |
Die drei sind unabhängig voneinander. Ein Einkäufer kann Befugnis bis 2.000 € haben und auf eine Kostenstelle buchen, auf der nichts mehr übrig ist. Ein Unternehmen kann großzügige Zahlungsbedingungen haben und trotzdem jede Bestellung über 500 € über einen Vorgesetzten leiten. Wer die drei vermischt, dreht sich in Governance-Gesprächen im Kreis.
Befugnis: wer was verpflichten darf
Die B2B-Fassung von „In den Warenkorb“ sind zwei Schaltflächen:
- Bestellung aufgeben. Der Einkäufer verpflichtet das Unternehmen. Fertig.
- Zur Freigabe einreichen. Der Einkäufer erzeugt eine Anforderung, die jemand anderes unterschreiben muss.
Welche der beiden eine Person bekommt, ist ihre Rolle. Wie weit ihre
Unterschrift reicht, ist ein Betrag. Ein Werkstattleiter mit einer Grenze von
1.000 € bestellt den ganzen Tag Verbrauchsmaterial, ohne jemanden zu fragen, und
die eine Bestellung für eine Werkzeugmaschine über 4.000 € geht eine Ebene
höher. Das ist der ganze Mechanismus, und er bildet sich auf genau zwei Felder
ab: role und order_approval_limit.
Zuordnung: Kostenstellen
Eine Kostenstelle ist der Buchungstopf, dem Kosten belastet werden: 4711 für
die Werkstatt, KST-2200 für die Instandhaltung, eine Fahrzeugnummer, ein
Projektcode. Sie ist keine Berechtigung und hält für sich genommen nichts auf.
Ihre Aufgabe ist, dass sich die Rechnung bei Eingang korrekt aufteilen lässt.
Daraus folgen zwei Dinge, die beide überraschen:
- Die Kostenstelle gehört an die Position. Eine Lieferung deckt regelmäßig drei Abteilungen ab. Ist die Kostenstelle eine Eigenschaft der gesamten Bestellung, teilt die Kreditorenbuchhaltung des Kunden die Rechnung von Hand auf. Das ist genau die Handarbeit, die man ihr abnehmen wollte.
- Die gültigen Werte sind die des Kunden. Sein Kostenstellenplan kommt aus seinem ERP. Ihre Aufgabe ist, den Wert unverändert bis in die Bestellung und auf die Rechnung zu tragen.
Ein Budget ist die nächste Stufe: eine Kostenstelle mit Betrag und Zeitraum plus ein Journal dessen, was bereits darauf verbraucht wurde. Bei Budgets wird Governance schwierig, weil ein Budget beim Aufgeben einer Bestellung verringert, bei Stornierung wiederhergestellt und bei der Rechnung einer Teillieferung abgeglichen werden muss.
Konditionen: wie das Geld fließt
Nichts davon berührt die Zahlung. Im B2B fließt das Geld zu vereinbarten Konditionen (Netto 30, Netto 60, Lastschrift) gegen Rechnung, oft eine monatliche Sammelrechnung, und innerhalb eines Kreditlimits. Das behandelt Kreditkontrolle im B2B gesondert.
Punchout: wenn die Governance gar nicht bei Ihnen liegt
Eine vierte Möglichkeit sollten Sie kennen, bevor Sie etwas bauen. Große Einkäufer betreiben ein eigenes Beschaffungssystem (SAP Ariba, Coupa, Onventis), und dort leben ihr Freigabe-Workflow, ihre Kostenstellen und ihre Budgets. In dieser Welt wird Ihr Shop innerhalb ihres Systems geöffnet, der Einkäufer füllt einen Warenkorb, und der Warenkorb geht als Bedarfsanforderung an ihr System zurück. Jede Freigabe passiert dann auf ihrer Seite, und Sie bekommen sie nie zu sehen.
Das ist Punchout, und für einen großen Kunden ist es oft die richtige Antwort, statt seine Regeln im eigenen Shop nachzubauen. Fragen Sie, was der Kunde will, bevor Sie eines von beidem bauen.
So funktioniert es in der Revenue Cloud
Seien Sie genau darin, was heute verfügbar ist, denn die drei Mechanismen sind unterschiedlich weit.
Befugnis ist modelliert. contacts.role unterscheidet einen requester
(darf zur Freigabe einreichen) von einem buyer (darf direkt bestellen) und
einem approver (darf freigeben), und contacts.order_approval_limit trägt die
Betragsgrenze. Die zugrunde liegenden Berechtigungsschlüssel sind
orders.create, orders.request und orders.approve; Sie sehen sie unter
CRM › Rollen und können sie dort neu zuordnen.
Der Weiterleitungsschritt ist nicht fertig. Das Modell sagt, wer bis zu welchem Betrag freigeben darf; die App Bestellungen kann eine Bestellung anlegen, die noch nicht aufgegeben wurde. Eine Freigabewarteschlange, die ein Freigeber im Cockpit abarbeitet, gibt es aber noch nicht. Behandeln Sie die Freigabe heute als Entwurf, den Sie jetzt konfigurieren und später einschalten, und lesen Sie Freigaberegeln für das, was Sie in der Zwischenzeit tun.
Zuordnung wird getragen, nicht verwaltet. Eine Bestellposition hat ein Feld
cost_center, und es überlebt den Weg von der Bestellliste bis zur
Bestellposition, wo das Cockpit es an der Zeile anzeigt. Kostenstellen-Stammdaten
und ein Budgetjournal gibt es noch nicht. Siehe
Kostenstellen und Budgets für die Arbeit
mit dem, was vorhanden ist.
Weiter
- Kreditkontrolle im B2B — Zahlungsbedingungen, Kreditlimits und Liefersperren.
- Kontakte und Rollen — Rolle und Freigabegrenze an einer Person setzen.