Freigaberegeln
Die Einkaufsleiterin eines Kunden sagt Ihnen: Ihre Techniker dürfen Verbrauchsmaterial bis 500 € selbst bestellen, alles darüber braucht ihre Unterschrift. Das ist eine Freigaberegel. Diese Seite behandelt das Gespräch mit dem Kunden und die ersten Regeln; der Leitfaden zu Freigaberegeln erklärt jede Bedingung und jede Wirkung.
1. Die Richtlinie aufschreiben
Bevor Sie einen Bildschirm öffnen, halten Sie die Antwort des Kunden in einer Tabelle fest:
| Person | Darf bestellen? | Bis | Darüber unterschreibt |
|---|---|---|---|
| Techniker | Ja | 500 € | Standortleiter |
| Auszubildende | Nein, nur anfordern | — | Standortleiter |
| Standortleiter | Ja | ohne Grenze | — |
Zwei Fragen werden gern vergessen: Wer unterschreibt, wenn der Standortleiter selbst bestellt? und Braucht irgendetwas zwei Unterschriften? Eine Kette aus zwei Freigebern ist möglich; eine Richtlinie ohne obersten Unterzeichner erzeugt Anforderungen, die niemand freigeben kann.
2. Die Rollen setzen
- Öffnen Sie CRM › Kontakte, öffnen Sie die Person und wählen Sie Bearbeiten.
- Setzen Sie die Rolle:
requesterfür Personen, die Warenkörbe füllen, aber nie selbst bestellen,buyerfür Personen, die bestellen,approver(oderadmin) für alle, die unterschreiben.
- Speichern Sie.
Freigeben kann nur ein Kontakt mit der Rolle approver oder admin. Eine Regel,
die einen buyer als Freigeber nennt, erzeugt eine Anforderung, über die diese
Person nicht entscheiden kann.
3. Die persönlichen Limits setzen
Die 500 € sind ein persönliches Limit, kein Feld am Kontakt.
- Öffnen Sie Procurement › Kostenstellen › Persönliche Limits und wählen Sie Neues persönliches Limit.
- Wählen Sie den Kontakt und tragen Sie die Betragsgrenze ein:
500. - Wiederholen Sie das für jeden Techniker. Ein Kontakt ohne persönliches Limit ist nicht begrenzt.
Der Kontakt hat außerdem ein Feld Freigabegrenze für Bestellungen. Freigaberegeln lesen es nicht; lassen Sie es leer oder halten Sie es zu Ihrer eigenen Orientierung gleich.
4. Die Regeln schreiben
Öffnen Sie Procurement › Freigaberegeln und wählen Sie Neue Freigaberegel. Für die Richtlinie oben reichen zwei Regeln:
| Name | Bedingung | Bedingungsparameter | Wirkung | Freigeber-Art | Freigeber |
|---|---|---|---|---|---|
| Über persönlichem Limit | Persönliches Limit | — | Freigabe erforderlich | Kontakt | der Standortleiter |
| Anforderer fragen immer | Kontakt fehlt Berechtigung | {"permission": "place-order"} | Freigabe erforderlich | Kontakt | der Standortleiter |
Lassen Sie bei beiden die Kostenstelle leer: Dann gelten die Regeln für jede Bestellung dieses Kunden. Regeln je Kostenstelle, Budgetprüfungen und mehrstufige Ketten erklärt der Leitfaden.
Soll eine Regel einen Warenkorb ganz stoppen, statt ihn zur Freigabe zu schicken, ist ihre Wirkung Verhindern.
Was danach passiert
Ein Einkäufer, dessen Warenkorb eine Regel auslöst, bekommt statt einer Bestellung eine Bestellanforderung. Sie erscheint unter Procurement › Bestellanforderungen mit dem Status Ausstehend. Der Standortleiter gibt seine Stufe als Kontakt, angemeldet im Shop, frei oder lehnt sie ab; die Bestellung entsteht mit der letzten Freigabe. Eine Ablehnung beendet die Anforderung. Im Cockpit kann ein Administrator keine einzelne Stufe entscheiden, wohl aber die Anforderung Direkt freigeben, was alle offenen Freigaben auf einmal erledigt, oder Anforderung stornieren. Siehe Der Weg des Freigebers.
Was Sie prüfen
- Lassen Sie einen Anforderer einen kleinen Warenkorb abschicken. Er muss als Bestellanforderung ankommen, nicht als Bestellung.
- Lassen Sie einen Techniker 480 € und dann 520 € abschicken. Das Erste wird eine Bestellung, das Zweite eine Bestellanforderung.
- Melden Sie sich als Standortleiter im Shop an, geben Sie die zweite frei und prüfen Sie, dass die Bestellung unter Bestellungen erscheint.
Weiter
- Kostenstellen und Budgets — die Seite der Zuordnung.
- Freigaben, die hängen bleiben — wenn niemand über eine Anforderung entscheidet.