Freigaberegeln

Die Einkaufsleiterin eines Kunden erklärt Ihnen, dass ihre Techniker Verbrauchsmaterial bis 500 € selbst bestellen dürfen und alles darüber ihre Unterschrift braucht. Das ist eine Freigaberegel: Diese Person darf bis zu diesem Betrag ausgeben, darüber muss jemand anderes unterschreiben. In der Revenue Cloud drücken das zwei Felder am Kontakt aus.

Die zwei Felder

Die Rolle ist die Berechtigung. Die Grenze ist ein Betrag: Bei jemandem, dessen Rolle nicht freigeben darf, hat sie nichts, worauf sie wirken könnte. Leer bedeutet keine Obergrenze.

Hinter den Rollen stehen drei Berechtigungsschlüssel, und der Unterschied zwischen den ersten beiden ist der ganze Mechanismus:

• orders.create — die Bestellung direkt aufgeben.
• orders.request — die Bestellung zur Freigabe einreichen, statt sie aufzugeben.
• orders.approve — eine eingereichte Bestellung freigeben, bis zu order_approval_limit.

Die Richtlinie entwerfen

Schreiben Sie sie als Tabelle auf, bevor Sie einen Bildschirm anfassen. Eine brauchbare Form für einen mittelgroßen Kunden:

Zwei Dinge gehen an dieser Stelle oft schief:

• Ein buyer hat keine Grenze zu setzen. Er gibt Bestellungen direkt auf; die Obergrenze gehört zur Freigabe. Soll ein Einkäufer gedeckelt werden, ist er ein requester.
• Jemand muss ohne Obergrenze sein. Eine Richtlinie, in der jeder Freigeber eine Grenze hat und die größte Bestellung alle überschreitet, ist eine Richtlinie ohne Ausgang. Lassen Sie die Grenze des obersten Freigebers leer.

Konfigurieren

Für jede Person beim Kunden:

1. Öffnen Sie CRM › Kontakte und dann den Kontakt.
2. Wählen Sie Bearbeiten.
3. Setzen Sie die Rolle aus Ihrer Tabelle.
4. Setzen Sie die Freigabegrenze für Bestellungen, wo die Rolle freigibt.
5. Speichern Sie.

Prüfen Sie dann, dass die Rollen das gewähren, was Ihre Richtlinie voraussetzt:

6. Öffnen Sie CRM › Rollen. Ist die Liste leer, wählen Sie Die eingebauten Rollen laden. Solange ein Mandant keine eigenen Zeilen hat, gibt es nichts zu bearbeiten, und das Laden ändert niemandes Zugriff.
7. Öffnen Sie jede Rolle und prüfen Sie ihre Berechtigungsliste. Zum Ändern nutzen Sie die Zeilenaktion Berechtigungen; sie ersetzt den ganzen Satz, alles, was nicht angehakt ist, wird entzogen.

Grenzen des Modells heute

Seien Sie gegenüber Kunden hier präzise:

• Keine Weiterleitung. Nichts entscheidet, zu welchem Freigeber ein Antrag geht. Mit einem Freigeber je Standort ist das kein Problem; mit einer Matrix schon.
• Keine Warteschlange, keine Erinnerung. Es gibt keinen Bildschirm, den ein Freigeber öffnet, um zu sehen, was wartet, und nichts mahnt einen unbearbeiteten Antrag an.
• Keine mehrstufigen Ketten. „Über 10.000 € braucht zwei Unterschriften“ lässt sich nicht abbilden.
• Keine Rollen je Markt. „Einkäufer in DE, Betrachter in AT“ ist heute eine Rolle.
• Nur das Bestellen setzt Berechtigungen durch. Die App Bestellungen prüft beim Aufgeben einer Bestellung auf orders.create gegenüber orders.request. Andere Apps deklarieren noch nichts, ihre Berechtigungen sind also nur Hinweise. Verwenden Sie eine Rolle ausschließlich beim Bestellen als Sicherheitsgrenze.

Die Alternative, die Sie anbieten sollten

Für einen Kunden mit einer echten, komplexen Freigabematrix ist die ehrliche Antwort oft, sie nicht nachzubauen. Läuft bei ihm SAP Ariba, Coupa oder Onventis, existiert sein Workflow dort bereits, und eine Anbindung erspart Ihnen den Nachbau. Siehe Punchout erklärt und Punchout einrichten.

Was Sie prüfen

• Öffnen Sie einen Kontakt und sehen Sie in den Abschnitt Rolle & Berechtigungen. Er zeigt die Berechtigungen, die diese Person gerade hält, ob sie danach handeln darf, und ihre Freigabegrenze.
• Ein Kontakt, der gesperrt ist oder dessen Registrierung aussteht, behält seine Rolle und darf nicht danach handeln. Das ist korrekt.
• Lassen Sie den requester des Kunden eine Bestellung versuchen. Er sollte keine direkt aufgeben können.

Weiter

• Kostenstellen und Budgets — die andere Hälfte von Procurement Governance.
• Der Lebenszyklus einer Bestellung — wohin eine Bestellung geht, sobald sie aufgegeben ist.