Kostenstellen und Budgets
Eine Kostenstelle ist der Topf, auf den ein Einkauf im Unternehmen des Kunden gebucht wird. Kommt sie richtig an, bucht seine Buchhaltung eine Rechnung, ohne sie zu öffnen; steht ein Budget dahinter, kann sein Controller Ausgaben stoppen, die nie geplant waren. Diese Seite behandelt, was Sie beim Kunden einsammeln, und die erste Einrichtung. Die Kapitel Kostenstellen und Budgets im Leitfaden Beschaffung gehen auf jedes Feld ein.
04711 und 4711 sind für jedes nachgelagerte System zwei
verschiedene Werte, vereinbaren Sie also auch das genaue Format.Warum sie an die Position gehört
Eine Lieferung deckt regelmäßig drei Abteilungen ab: Verbrauchsmaterial für die Werkstatt, ein Werkzeug für die Instandhaltung, Schutzausrüstung für das Lager. Gehörte die Kostenstelle zur ganzen Bestellung, müsste die Kreditorenbuchhaltung des Kunden jede Rechnung von Hand aufteilen. Deshalb sitzt die Kostenstelle an der Bestellposition, und eine Bestellung kann drei davon tragen.
1. Die Kostenstellen anlegen
Öffnen Sie Procurement › Kostenstellen › Kostenstellen und wählen Sie Neue Kostenstelle.
| Feld | Was Sie eintragen |
|---|---|
| Code | Der Code des Kunden, genau wie in seinem ERP. Er ist je Mandant eindeutig. |
| Name | Wie der Kunde sie nennt: Instandhaltung Halle 3. |
| Währung | Wird einmalig gesetzt. Budgets dieser Kostenstelle laufen in dieser Währung, umgerechnet wird nichts. |
| Budgetart | Monetär, wenn ein Budget gilt, Nur Kontierung, wenn die Kostenstelle Buchungen nur zuordnet. Lässt sich später nicht ändern. |
| Organisation | Der Kunde. Bleibt das Feld leer, steht die Kostenstelle jeder Organisation zur Verfügung. |
| Verantwortlicher Kontakt | Die zuständige Person. Freigaberegeln mit der Freigeber-Art Standard schicken Anforderungen an sie. |
Eine Einschränkung an der Kostenstelle legt fest, wer darauf buchen darf: nach Kontakt, Rolle, Produkt, Kategorie, Katalog oder Punchout-Konto. Ohne Einschränkung darf jeder in der Organisation.
2. Ein Budget hinterlegen
Für eine monetäre Kostenstelle öffnen Sie Procurement › Kostenstellen ›
Budgets und wählen Neues Budget: die Kostenstelle, einen
Budgetrahmen (50000), das Datum unter Periode beginnt und die
Periodenlänge in Monaten (1, 3, 6 oder 12). Mit Wiederkehrend geht das
Budget am Periodenende von selbst in die nächste Periode über. Ob nicht
Verbrauchtes mitgeht, wird am Budget über die API festgelegt, nicht im
Cockpit-Formular; siehe Budgets.
Das Budget wird reserviert, sobald ein Einkäufer eine Bestellanforderung abschickt, und gebucht, wenn eine Bestellung ohne Anforderung entsteht. Eine stornierte Bestellung gibt ihr Budget zurück. Jede Bewegung ist eine Zeile im Journal des Budgets.
Ein Budget allein stoppt nichts. Sollen Bestellungen, die es überschreiten, abgewiesen oder zur Freigabe geschickt werden, legen Sie eine Freigaberegel mit der Bedingung Verfügbares Budget für diese Kostenstelle an. Siehe Freigaberegeln.
3. Wie ein Einkäufer die Kostenstelle wählt
Im Checkout bekommt jede Position eine Kostenstelle aus denen, die der Einkäufer verwenden darf. Ist genau eine verwendbar, wird sie automatisch gesetzt.
Auf einer Bestellliste kann jede Position ihre Kostenstelle tragen. Wird die Liste im Cockpit mit Bestellung anlegen zur Bestellung, landet die Kostenstelle auf der Bestellposition; dieser Weg umgeht aber die Freigaberegeln und bucht kein Budget. Geht die Liste mit Alle in den Warenkorb legen in einen Warenkorb, bleibt die Kostenstelle in den Details der Position erhalten, ist aber nicht die Kostenstelle der Warenkorbposition. Siehe Bestelllisten.
4. Bis auf die Rechnung tragen
Die Kostenstelle an der Bestellposition hilft dem Kunden nur, wenn sie auf seiner Rechnung ankommt. Übernehmen Sie die Kostenstelle der Bestellposition in Ihren Bestellexport und prüfen Sie die erste echte Rechnung Position für Position gegen die Erwartung des Kunden. Siehe Feld-Mapping.
Was Sie prüfen
- Legen Sie eine Testbestellung mit Kostenstelle an einer Position und ohne an einer anderen an, und öffnen Sie sie unter Bestellungen: Die Position mit Kostenstelle zeigt sie.
- Öffnen Sie das Budget und prüfen Sie, dass das Journal die Buchung zeigt.
- Prüfen Sie die Bestellung so, wie sie im ERP ankommt, nicht nur im Cockpit.
Weiter
- Freigaberegeln — wer die Ausgabe genehmigen darf.
- Das Budgetjournal lesen — jede Reservierung, Buchung und Rückgabe.