Sprachen und Klassifikationen einrichten
Katalog-Exportprofile
BMEcat, Datanorm, Excel — je Kunde.
Ein Exportprofil ist eine gespeicherte Antwort auf die Frage: „Was genau schicken wir diesem Kunden, in welchem Format, mit welchen Preisen, wie oft, und wohin?" Das zweite zu bauen dauert zehn Minuten. Das zwanzigste dauert auch zehn Minuten — und genau darum geht es.
Bevor Sie beginnen. Holen Sie die Spezifikation des Kunden schriftlich:
Format und Version, Klassifikationsstandard und Version, Sprachensatz,
Preisbasis, und wie er die Lieferung will. Die Hälfte aller abgelehnten
Kataloglieferungen wird abgelehnt, weil jemand eines dieser fünf angenommen
hat. Siehe
Katalog-Austauschformate.
Was ein Profil hält
| Feld | Entscheidet | Typischer Wert |
|---|---|---|
| Format und Version | Die Datei, die herauskommt | BMEcat 2005, Datanorm 5, Excel |
| Kanal | Welcher Zuschnitt des Katalogs | Der Exportkanal dieses Kunden |
| Sortiment | Welche Artikel | Die vereinbarten Artikel dieses Kunden |
| Preisbasis | Welche Preise | Seine Vertragspreisliste |
| Währung | EUR, CHF | |
| Sprachen | Welche lokalisierten Werte enthalten sind | de-DE, en-GB |
| Klassifikation | Welcher Standard und welche Version | eCl@ss 12.0 |
| Medien | Bilder und Datenblätter: als URLs, oder mitgeliefert | URLs, außer er besteht darauf |
| Update-Typ | Vollkatalog oder Update | Voll quartalsweise, Preise monatlich |
| Zeitplan | Wann es läuft | Erster Arbeitstag des Monats, 06:00 |
| Zustellung | Wohin es geht | SFTP-Ablage, Portal-Upload, Download |
Schritte
- Legen Sie das Profil an und benennen Sie es nach dem Kunden, nicht nach dem Format. Sie werden drei BMEcat-Profile haben, und sie werden sich in jedem anderen Feld unterscheiden.
- Wählen Sie Format und Version aus der Spezifikation.
- Wählen Sie den Kanal. Ein eigener Exportkanal je Kunde, oder je Kundengruppe, ist das, was Attributwerte und Vollständigkeit auf das begrenzt, was dieser Kunde tatsächlich erhält — siehe Kanäle, Locales und Vollständigkeit.
- Setzen Sie das Sortiment. Meist die dem Kanal zugewiesenen Produkte; bei Großkunden die verhandelte Artikelliste und sonst nichts.
- Setzen Sie die Preisbasis auf seine Preisliste, nicht auf Ihre Listenpreise. Siehe Preislisten.
- Wählen Sie die Sprachen. BMEcat trägt mehrere in einer Datei; Datanorm und die meisten Excel-Formate tragen eine.
- Wählen Sie Klassifikation und Version, wenn das Format sie trägt.
- Legen Sie die Medien-Regel fest. URLs sind einfacher; manche Kunden verlangen die Dateien.
- Setzen Sie Update-Typ und Zeitplan.
- Setzen Sie das Zustellungsziel — siehe unten.
- Lassen Sie es einmal von Hand laufen und lesen Sie den Validierungsbericht, bevor Sie es planen.
Sortiment und Preise je Kunde
Der Teil, der am häufigsten subtil schiefgeht — und die Fehler sind teuer, weil sie kaufmännisch sind, nicht technisch.
- Die Preise müssen die Preise des Kunden sein. Listenpreise an einen Kunden mit verhandelter Vereinbarung zu exportieren heißt: Sein System hält jetzt für jeden Artikel den falschen Preis, und seine Einkäufer bestellen zu ihm. Das zu entwirren ist ein Gutschriftsgespräch.
- Das Sortiment muss das vereinbarte sein. Ihren Vollkatalog an einen Kunden zu exportieren, der 800 Artikel verhandelt hat, heißt: Seine Einkäufer können die anderen 39.000 bestellen — zu Preisen, die niemand vereinbart hat.
- Preiseinheiten müssen zur Vereinbarung passen. 4,20 € je 100 Stück, exportiert als 4,20 € je Stück, ist ein Faktor hundert, validiert sauber und fällt erst auf, wenn eine Bestellung eintrifft.
- Gültigkeitsdaten gehören in die Datei. Befristete Preise, exportiert ohne ihr Fenster, werden im System des Kunden dauerhaft.
Zeigen Sie ein Kundenprofil nie „vorerst" auf Ihre Standard-Preisliste.
Es ist die häufigste Abkürzung, wenn eine Frist drängt, und die, die in
korrigierten Rechnungen endet. Sind die Vertragspreise nicht fertig,
verschieben Sie die Lieferung.
Zeitplanung
Zwei Rhythmen, und sie sind meist verschieden:
- Der Katalog — Artikel, Beschreibungen, Klassifikation, Medien. Quartalsweise für die meisten Kunden, oder wenn das Sortiment sich ändert.
- Die Preise — monatlich, oder wann immer eine Preisliste neu veröffentlicht wird. Viele Formate tragen ein reines Preisupdate, das weit kleiner ist und auf Kundenseite weit schneller lädt.
Legen Sie den Zeitplan so, dass die Datei ankommt, wenn jemand da ist. Eine Sonntagnacht-Lieferung, die scheitert, fällt erst am Dienstag auf. Und richten Sie ihn am Ladefenster des Kunden aus — manche Beschaffungssysteme importieren einmal im Monat an einem festen Tag, und eine Datei, die einen Tag später kommt, wartet vier Wochen.
Validierung vor dem Senden
Jedes Profil sollte vor der Zustellung validieren, und die Validierung hat zwei Schichten:
- Formatvalidierung — ist das eine strukturell gültige BMEcat- oder Datanorm-Datei?
- Inhaltsvalidierung — hat jeder Artikel die Felder, die dieses Format und dieser Kunde verlangen? Bestelleinheit, Preiseinheit, Verpackungsmenge, Pflichtmerkmale der Klassifikation, mindestens ein Bild, wenn Bilder verlangt sind.
Legen Sie die Fehlerregel je Profil fest: blockieren bei jedem Fehler für Kunden, die ganze Dateien ablehnen, oder warnen und liefern, mit den fehlerhaften Artikeln ausgeschlossen und gelistet. Die meisten Kunden sind der zweite Fall; die anderen haben es Ihnen gesagt.
Was Sie prüfen
- Lassen Sie das Profil laufen und öffnen Sie die Datei. Prüfen Sie fünf Artikel von Hand gegen das, was Sie für Vertragspreis und Einheit halten.
- Schicken Sie eine Testdatei mit 20 Artikeln an den Kunden und holen Sie eine schriftliche Bestätigung, dass sie geladen wurde, bevor Sie die volle senden. Dieser Schritt wird ständig übersprungen, und er ist die billigste Versicherung im ganzen Prozess.
- Bestätigen Sie, dass die Lieferung angekommen ist, wo sie sollte — siehe SFTP und Dateiaustausch.
- Prüfen Sie nach dem ersten geplanten Lauf die Laufhistorie. Ein still gescheiterter Zeitplan ist der normale Weg, auf dem ein Kunde ein Quartal lang keine Updates mehr bekommt.