Nummernkreise

Belegnummern wirken wie ein Formatierungsdetail, bis ein ERP eine Bestellung ablehnt, weil die Nummer nicht dem erwarteten Muster entspricht, oder ein Prüfer fragt, warum Ihre Lieferscheine von 000412 auf 000418 springen. Legen Sie die Nummernkreise vor dem Go-live fest. Sie später zu ändern ist möglich, hinterlässt aber eine sichtbare Naht.

Wie eine Nummer aufgebaut ist

Ein Nummernkreis ist eine Vorlage plus ein Zähler:

{prefix}{counter, mit Nullen aufgefüllt}{suffix}

Mit prefix: ORD-, padding: 6 und counter: 122 ist die nächste Bestellung ORD-000123. Die Detailseite zeigt die nächste Nummer als Vorschau, damit Sie die Form sehen, bevor Sie speichern.

position_step ist das Feld, das viele übersehen und später vermissen. Ein Schritt von 10 ergibt die Positionsnummern 10, 20, 30, und das lässt Platz, um zwischen zwei bestehenden Zeilen eine neue einzufügen, ohne den Beleg neu zu nummerieren. Die meisten ERP-Systeme nummerieren so, und manche erwarten es.

Drei Belege, drei Nummernkreise

Die Trennung ist Absicht. Mit einem gemeinsamen Zähler trägt Ihre erste Retoure die Nummer 4.412, und niemand kann mehr sagen, wie viele Retouren Sie hatten.

Aus welchem Nummernkreis ein Beleg zieht, wird je Markt festgelegt. Das ist echte Nummerierung über mehrere Märkte: Ein Markt kann seinen Bestellschlüssel auf einen eigenen Code zeigen lassen und von seinem eigenen Zähler nummerieren. Ein Code, der keinen Nummernkreis benennt, wird abgelehnt und fällt nicht still auf etwas anderes zurück: Eine falsche Nummer ist schlimmer als ein gescheiterter Aufruf.

Einen Nummernkreis anlegen oder ändern

1. Öffnen Sie Configuration › Nummernkreise.
2. Auf einem frischen Mandanten ohne Konfiguration wählen Sie Standards anlegen, um die Nummernkreise order, delivery und return zu erzeugen.
3. Wählen Sie einen Nummernkreis, oder Neuer Nummernkreis für einen zusätzlichen.
4. Setzen Sie prefix, suffix und padding so, wie das empfangende System es erwartet.
5. Setzen Sie step. Lassen Sie ihn auf 1, sofern Sie keinen konkreten Grund haben.
6. Setzen Sie position_step auf 10, sofern Ihr ERP nichts anderes will.
7. Prüfen Sie die Vorschau Nächste Nummer, bevor Sie speichern.

Von einer bestehenden Folge umziehen

Kommen Sie von einem Shop oder ERP, das bereits Nummern vergeben hat, setzen Sie den counter auf die letzte Nummer, die dieses System vergeben hat. Die nächste Ziehung setzt dort fort, und Sie vergeben keine Nummer, die irgendwo in Ihrer Buchhaltung schon existiert.

Klären Sie, was „zuletzt vergeben“ heißt, bevor Sie sie eintippen: die höchste Nummer, die das alte System je vergeben hat, statt der höchsten Nummer auf einer offenen Bestellung.

Was Sie prüfen

1. Geben Sie eine Testbestellung auf und prüfen Sie, dass die Nummer dem Muster exakt entspricht, einschließlich Auffüllung.
2. Legen Sie darauf eine Sendung an und prüfen Sie, dass der Lieferschein aus dem Nummernkreis delivery zieht und nicht aus dem für Bestellungen.
3. Prüfen Sie, dass die Positionen mit Ihrem position_step nummeriert sind.
4. Geben Sie eine echte Bestellnummer an die Person, die das empfangende System verantwortet, und lassen Sie bestätigen, dass sie gelesen werden kann.
5. Prüfen Sie unter Configuration › Nummernkreise, dass der Zähler um Ihren step vorgerückt ist.

Lücken sind normal

Ihre Folge wird Lücken haben. Eine Bestellung, die nach dem Ziehen der Nummer an der Validierung scheitert, oder eine abgelehnte Freigabeanfrage verbraucht eine Nummer, die nie wiederverwendet wird; Zähler laufen nicht rückwärts. Erwartet Ihre Buchhaltung eine lückenlose Folge, führen Sie dieses Gespräch vor dem Go-live.

Weiter

• Eine Bestellung bearbeiten: wo diese Nummern auftauchen.
• Bestellungen mit dem ERP abgleichen: die anderen Nummern auf einer Bestellung.