Eine Bestellung bearbeiten
Diese Schleife läuft Ihr Innendienst dutzende Male am Tag. Jeder Schritt unten ist eine Aktion auf der Detailseite der Bestellung, und jede davon schreibt eine Zeile in den Verlauf, die Ihre Integrationen und Ihre Revision lesen können.
Die Bestellung finden
Gehen Sie zu Order Management › Bestellungen. Die Liste zeigt die drei Status als Spalten, mit je einem Filter und einem weiteren für Gesperrt, und sie öffnet mit vier vorgefertigten Warteschlangen:
| Warteschlange | Inhalt |
|---|---|
| Offen | status in pending, placed, in_fulfillment |
| Wartet auf Zahlung | payment_status in open, pending |
| Versandbereit | placed oder in_fulfillment, Zahlung authorized oder paid, nicht vollständig versendet, nicht gesperrt |
| Gesperrt | on_hold = true |
Zwei Warteschlangen bauen Sie sich selbst über die Filter, weil die eingebauten sie nicht abdecken:
| Warteschlange | Filter |
|---|---|
| Wartet auf Freigabe | status = pending |
| Teilversendet | fulfillment_status = partial |
authorized oder paid. Wenn
Sie auf Rechnung verkaufen und die Zahlung erst beim Geldeingang erfassen,
Wochen nach der Lieferung, tauchen Ihre Rechnungsbestellungen in dieser
Warteschlange nie auf. Kommissionieren Sie stattdessen aus status = placed,
nicht gesperrt, und behandeln Sie Versandbereit als Vorkasse-Warteschlange.Das Cockpit-Dashboard zeigt Zähler für Wartet auf Freigabe, Gesperrte Bestellungen und Offene Retouren, jeder verlinkt auf seine Liste.
Die Bestellung lesen, bevor Sie etwas anfassen
Öffnen Sie die Bestellung. Vier Dinge sagen Ihnen, wo sie steht:
- Der Abschnitt Lebenszyklus oben auf dem Tab Übersicht: Lebenszyklus, Zahlung und Auftragsabwicklung nebeneinander. Siehe Die drei Bestellstatus.
- Kundenbestellnummer (PO) im Abschnitt Bestellung. Das ist die eigene Bestellnummer des Käufers, und sie gehört auf jedes Dokument, das Sie ihm schicken.
- Die Positionstabelle weiter unten, mit der bestellten Menge je Zeile und daneben, was versendet, zurückgegeben und storniert wurde.
- Ein Banner, falls die Bestellung gesperrt ist, mit dem Grund und der Aktion Sperre aufheben.
Die Leiste links trägt Kunde, Adressen und Summen. Organisation und Kontakt sind Links auf lebende Datensätze; der Block Käufer daneben ist der Snapshot vom Zeitpunkt der Bestellung. Weichen die beiden voneinander ab, wurde der Käufer seitdem bearbeitet. Was bestellt wurde, stimmt trotzdem.
Bestätigen
Bestätigen hält fest, dass das abwickelnde System die Bestellung übernommen
hat. Die Aktion setzt acknowledged_at und speichert die Auftragsnummer des
ERP unter Externe Referenz. Gibt es eine Integration, tut das ERP das
selbst; gibt es keine, macht es jemand von Hand, nachdem er die Bestellung
erfasst hat.
Versenden
Auf dem Tab Auftragsabwicklung nimmt Sendung anlegen die Positionen und
Mengen, die das Haus verlassen, dazu Versanddienstleister und Sendungsnummer,
und erzeugt eine Sendung mit eigener Nummer aus dem Nummernkreis delivery.
Der Dialog zeigt die offene Menge je Position und bietet nur diese an. Lassen
Sie alle Zeilen ausgewählt, geht alles Offene raus.
Der Versand bewegt zwei Dinge: den Lebenszyklus nach in_fulfillment und die
quantity_shipped jeder Position. Geht die letzte offene Menge raus, schließt
die Bestellung ab, je nach Einstellung Eine Bestellung abschließen bei:
| Einstellung | Die Bestellung schließt ab |
|---|---|
| Vollständige Lieferung (Standard) | Sobald jede Position versendet ist |
| Vollständige Lieferung und Zahlung | Wenn alles versendet ist und payment_status auf paid steht |
| Manuell | Nie von allein; jemand wählt Abschließen |
Für weniger als alles siehe Teillieferungen und Rückstände.
Die Zahlung erfassen
Ist ein Zahlungsdienstleister im Spiel, kommt payment_status von selbst. Bei
einer Rechnung, die per Überweisung bezahlt wird, erfasst es jemand: Zahlung
aktualisieren, dann den neuen Status und, falls vorhanden, die
Zahlungsreferenz.
Tun Sie das von der Zahlungsseite Ihres Prozesses aus, nicht von der Bestellseite. Eine Bestellung, die als bezahlt markiert wurde, weil sie fertig aussah, mahnt Ihr Mahnwesen nie an.
Mit dem Kunden reden, und mit den Kollegen
Der Tab Kommentare hält Notizen, und jede trägt eine Sichtbarkeit:
| Sichtbarkeit | Wer sie sieht |
|---|---|
internal | Nur Ihr Team |
customer | Der Käufer, überall dort, wo Ihre Storefront Bestellkommentare anzeigt |
Ein im Cockpit geschriebener Kommentar bekommt die Standard-Sichtbarkeit Ihres
Tenants, und die ist internal, solange niemand Standard-Sichtbarkeit für
Kommentare umgestellt hat. Ein Kommentar aus der API oder aus einer
Storefront bringt seine eigene mit. Prüfen Sie den Standard, bevor Sie etwas
schreiben, das der Kunde nicht lesen soll, denn der Unterschied zwischen den
beiden ist ein einziges Feld.
Sperren
Sperren mit einem Grund hält die Bestellung an: eine Bonitätsprüfung, ein offener Streitfall, eine Frage zur Exportkontrolle. Die Bestellung behält ihren Platz im Lebenszyklus; sie kann sich nur nicht bewegen. Sperre aufheben löst sie und stellt die Bestellung zurück in die Warteschlange.
Was eine Sperre blockiert, regelt die Einstellung Eine Sperre blockiert: nur den Versand, Versand und Stornierung, oder nichts (die Markierung wird zum Hinweis). Wer Sperren für Bonitätsprüfungen nutzt, blockiert die Stornierung am besten gleich mit.
Abschließen
Die meisten Bestellungen schließen sich selbst, sobald die letzte Position versendet ist. Zwei Fälle brauchen Abschließen von Hand:
- Ihr Tenant schließt manuell ab statt beim Versand.
- Die Bestellung wird nie versendet: eine Dienstleistung, eine Montage, eine Lizenz. Das ist das ehrliche Ende einer solchen Bestellung, und es ist besser, als sie ewig offen zu lassen oder etwas zu stornieren, das geliefert wurde.
Was Sie prüfen
Nach jeder Sendung bestätigen Sie auf dem Tab Übersicht:
quantity_shippedje Zeile entspricht dem, was das Haus verlassen hat.fulfillment_statusist aufpartialoderfulfilledgewandert.- Die Sendung steht auf dem Tab Auftragsabwicklung mit Nummer, Versanddienstleister und Sendungsnummer.
- Der Tab Verlauf zeigt die Aktion, mit dem Namen dessen, der sie ausgeführt hat.
Der Tab Verlauf beantwortet fast jede Frage nach „Wer hat das geändert?“. Jede Aktion schreibt dort eine Zeile mit Akteur und Nutzdaten.
Weiter
- Teillieferungen und Rückstände: weniger als alles versenden.
- Eine Bestellung stornieren oder ändern: wenn sie gar nicht rausgehen soll.