Angebotsvorlagen und Dokumente
Das Angebot in Ihrem Cockpit ist ein Datensatz. Das PDF ist das Angebot. Der Einkauf archiviert dieses PDF, heftet es an eine Bestellanforderung und liest es in vier Monaten wieder, wenn etwas nicht zusammenpasst. Bauen Sie es entsprechend.
Eine Vorlage je Markt und Sprache
- Gehen Sie zu Configuration › Angebote › Vorlagen.
- Wählen Sie Neue Vorlage.
- Setzen Sie Markt und Sprache. Eine Vorlage ohne Markt ist die Rückfallebene.
- Wählen Sie das Basislayout und speichern Sie.
Der Markt entscheidet mehr als die Formulierung. Er trägt die Währung, die steuerliche Behandlung, die rechtliche Fußzeile und das Adressformat; siehe Sprachen und Märkte. Eine deutsche Vorlage zeigt Nettopreise mit separat ausgewiesener Umsatzsteuer; eine österreichische den österreichischen Satz; eine schweizerische steht in CHF und ist nicht die deutsche, umgerechnet.
Die Sprache kommt aus der Locale des Kontakts, nicht aus dem Land der Organisation. Der Einkäufer der deutschen Tochter eines französischen Konzerns will womöglich Französisch, und seine Locale sagt das.
Die Blöcke, die ein Angebotsdokument braucht
| Block | Inhalt | Hinweise |
|---|---|---|
| Kopf | Logo, Ihre Adresse, USt-IdNr., Registereintrag | In Deutschland auf Geschäftsbriefen gesetzlich verlangt |
| Anschrift | Firma des Käufers, der benannte Kontakt, seine Anfragereferenz | Über seine Referenz findet er es wieder |
| Dokumentzeile | Angebotsnummer, Datum, gültig bis, Ihr Ansprechpartner mit Durchwahl | Der Name ist es, der den Anruf bekommt statt ein Wettbewerber |
| Einleitung | Zwei, drei Sätze, je Vorlage | Nicht je Angebot — ein Freitextfeld garantiert Wildwuchs |
| Positionen | Position, Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Positionssumme | Unten |
| Staffeln | Die Staffelleiter, wo eine gilt | Zu zeigen, dass 600 je Meter billiger sind als 500, verkauft 600 |
| Summen | Netto, Fracht, Umsatzsteuer separat, Brutto | Muss aus den Zeilen herleitbar sein |
| Bedingungen | Lieferung, Zahlung, Incoterms, Lieferzeit | Aus dem Konto gezogen, nicht getippt |
| AGB | Ihre AGB als Text | Als Block, nicht als Link |
Das Positionslayout
Zwei Entscheidungen tragen das Gewicht.
Zeigen Sie die Artikelnummer, die der Käufer benutzt. Pflegt das Konto eigene Teilenummern gegen Ihre, soll das Angebot seine neben Ihren tragen. Ein Käufer, der 40 Artikelnummern von Hand übersetzen muss, um ein Angebot zu prüfen, prüft drei davon und nimmt den Rest an.
Entscheiden Sie, was mit Rabatten passiert. Drei vertretbare Layouts, und es ist eine Grundsatzentscheidung, keine je Angebot:
- Nur der Nettopreis. Eine Zahl je Zeile. Am saubersten, und es verbirgt, dass Sie überhaupt rabattiert haben — was Sie bei einem Kunden wollen, der Angebote über die eigenen Töchter hinweg vergleicht.
- Listenpreis, Rabatt, Nettopreis. Transparent, und es macht das Zugeständnis sichtbar. Es setzt auch die Erwartung, dass der Rabatt dauerhaft ist.
- Nettopreis plus Gesamtersparnis in der Fußzeile. Der Kompromiss, bei dem die meisten B2B-Lieferanten landen.
AGB-Blöcke
Hängen Sie die Bedingungen an die Vorlage statt an das Angebot. Ein Freitextfeld je Angebot erzeugt binnen eines Jahres vierzig Varianten Ihrer eigenen AGB, und im Streitfall zählt die Fassung, deren Versand Sie beweisen können.
Wo ein Angebot tatsächlich eine Sonderbedingung braucht — eine Vorhaltefrist, eine Lieferfenster-Pönale, einen Abrufplan —, gehört sie in einen benannten Bedingungsblock, den Sie am Angebot auswählen, aus einer gepflegten Liste. Eine Liste von acht freigegebenen Bedingungsblöcken ist prüfbar. Ein Textfeld nicht.
Branding
Die Vorlage erbt Logo, Farben und Schriften des Themes aus Themes und Branding, sodass das Angebot aussieht wie der Shop und wie die Auftragsbestätigung. Verkaufen Sie unter mehr als einer Marke, bestimmt der Markt der Vorlage, welche verwendet wird.
Halten Sie es schlicht. Ein Angebots-PDF wird am Bildschirm gelesen, in Schwarz-Weiß gedruckt und an eine Bestellanforderung geheftet. Schwere Hintergründe drucken schlecht, und sie wegzulassen kostet nichts.
Was Sie prüfen
Senden Sie sich ein Testangebot aus der Vorlage, bevor sie in die Nähe eines Kunden kommt:
- Öffnen Sie das PDF am Telefon. Die Positionen müssen ohne horizontales Scrollen lesbar bleiben.
- Drucken Sie es in Schwarz-Weiß. Verschwindet die Rabattspalte in einem grauen Block, reparieren Sie den Kontrast.
- Rechnen Sie die Summen von Hand nach: Zeilen plus Fracht plus Umsatzsteuer gleich Brutto. Weicht die Rundung um einen Cent ab, beheben Sie das jetzt; siehe Rundung, Standardwerte und Auflösungsregeln.
- Bestätigen Sie, dass das Gültigkeitsdatum im Datumsformat des Käufers steht, nicht in Ihrem.
- Bestätigen Sie, dass USt-IdNr., Registereintrag und Geschäftsführung erscheinen. Ein deutscher Geschäftsbrief ohne sie ist ein Formfehler.
Weiter
- Eine Angebotsanfrage bearbeiten: die Vorlage im Einsatz.
- Formulare und Transaktions-E-Mails: die Mail, in der das PDF reist.