Angebotsanfragen im B2B

Ihr Shop zeigt einen Preis. Der Käufer fragt trotzdem ein Angebot an. Zu verstehen, warum (es liegt selten daran, dass er den Preis übersehen hat), entscheidet darüber, ob Ihre Angebote Geschäfte gewinnen oder nur dokumentieren.

Vier Gründe, warum Käufer anfragen

Ihr Prozess verlangt ein Dokument. Ab einer Schwelle verlangen die meisten Einkaufsabteilungen ein schriftliches Angebot, oft zwei oder drei von verschiedenen Lieferanten, als Anlage zur internen Bedarfsanforderung. Der Käufer verhandelt nicht. Er braucht eine Zahl, ein Gültigkeitsdatum und Ihre Bedingungen, sonst bewegt sich seine eigene Freigabe nicht. Wer schnell antwortet, liefert oft das Angebot, um das herum die Anforderung gebaut wird.

Die Sache hat keinen Katalogpreis. Eine Sonderanfertigung, eine Zuschnittsware, eine Projektmenge, für die erst beim Lieferanten angefragt werden muss. Diese Positionen haben keinen Listenpreis und sollten keinen vortäuschen. Eine Position ohne Listenpreis ist im Angebot genau das: „Preis auf Anfrage".

Die Fracht, nicht die Ware. Zwei Paletten auf eine Baustelle, eine Kranlieferung, eine Insel. Die Artikelpreise passen; die Lieferung kann der Pakettarif nicht beantworten. Für genau diesen Fall wird Fracht als eigene Zahl angeboten.

Sie wollen eine bessere Zahl. Eine Menge, die einen anderen Preis rechtfertigt, ein Wettbewerbsangebot in der Hand, eine anstehende Verhandlung. Das ist ein Vertriebsgespräch, und deshalb ist das Angebot ein Vertriebswerkzeug und kein Formular.

Zwei Wege hinein

Ein Angebot in der Revenue Cloud entsteht auf einem von zwei Wegen, und es sind verschiedene Ereignisse.

Der Warenkorb wird kopiert, nie referenziert. Der Käufer kauft weiter ein, während Sie kalkulieren, und ein Angebot, das sich ändert, weil jemand eine Schraube in den Korb gelegt hat, wäre wertlos; niemand könnte sagen, was angeboten wurde. Eine frische Anfrage summiert zu Listenpreisen, ohne Rabatt, weil noch niemand einen gegeben hat.

Die Anfrage verpflichtet den Käufer zu nichts. Darum geht es beim Anfragen. Für die Anfrage braucht er die Berechtigung quotes.request, für die Annahme quotes.accept. Trennen Sie beide, wenn die Einkäufer Ihrer Kunden Angebote einholen, aber nicht zusagen sollen.

Ein Käufer, dessen Firma über ein Beschaffungssystem (SAP Ariba, Coupa) einkauft, kommt per Punchout. Punchout bringt einen Warenkorb in sein System zurück; Angebote fragt man darüber nicht an. Eine cXML-Anfrage, die ein Sourcing-Ereignis (eine RFQ) anstoßen will, wird abgewiesen. Siehe Punchout erklärt.

Die Antwortzeit gewinnt

Bei einer Anfrage an drei Lieferanten wird das zuerst eintreffende Angebot zuerst gelesen, setzt den Rahmen für die anderen und gewinnt überdurchschnittlich oft. Es muss nicht das günstigste sein. Wenn das zweite und dritte Angebot kommen, hat der Käufer seine Anforderung schon um die Struktur des ersten gebaut, und ein anders aufgebautes Angebot macht ihm Arbeit.

Die Kennzahl ist die Zeit von der Anfrage bis zum gesendeten Angebot, und sie muss am Ende der Verteilung gesteuert werden, nicht am Durchschnitt. Ein Innendienst, der die meisten Anfragen in vier Stunden und ein Zehntel in sechs Tagen beantwortet, hat einen Sechs-Tage-Ruf, denn Käufer erinnern sich an das Warten.

Drei Dinge machen das Ende lang:

Der Käufer fragt, Ihr Team macht die Arbeit

Käufer wollen kein Angebotssystem bedienen. Sie wollen eine Frage stellen und eine Antwort bekommen. Jedes zusätzliche Feld bei der Anfrage ist ein Grund, stattdessen eine E-Mail zu schreiben, und eine E-Mail ist eine Anfrage, die nie in Ihrer Liste ankommt.

Die Seite des Käufers bleibt deshalb klein: der Warenkorb, die Adressen und eine Notiz, warum er anfragt (sie erscheint am Angebot als Vom Kunden). Alles andere ist Ihre Seite: der Preis je Position, die Fracht, die Gültigkeit und die Nachricht, die der Käufer liest.

Was ein gutes B2B-Angebot enthält

Herstellerneutral, und länger als eine B2C-Bestellbestätigung:

• Ihre Angebotsnummer und die Anfragereferenz des Käufers, falls er eine genannt hat. Über seine Referenz findet er das Angebot in seinem System wieder.
• Ein Gültigkeitsdatum. Ohne eines ist das Angebot entweder unbefristet oder wertlos, je nachdem, welchen Juristen Sie fragen.
• Positionen mit Menge, Einheit und Stückpreis, die Einheit ausdrücklich genannt. PCE, M und KG sind nicht austauschbar.
• Die Preisbasis. Netto, in der Währung des Käufers, Umsatzsteuer getrennt ausgewiesen. Siehe Währungen und Steuern.
• Fracht, kalkuliert oder ausdrücklich ausgenommen.
• Lieferbedingungen und Lieferzeit.
• Eine Person mit Durchwahl. Deutsche B2B-Käufer telefonieren noch, und das Angebot mit einem Namen darauf bekommt den Anruf.

So funktioniert das in der Revenue Cloud

An einem Angebot sind Nummer, Gültigkeit, die Positionen mit Listen- und Angebotspreis, die Fracht und die Summe Felder des Datensatzes. Der Käufer liest sie in seinem Konto im Shop. Die Nachricht, die Sie beim Senden schreiben, erscheint als An den Kunden. Notizen für sich selbst bleiben intern: Eine Notiz ist intern, solange sie nicht ausdrücklich für den Kunden markiert ist, also erreicht „Unter 950 gehen wir nicht" den Käufer nicht aus Versehen.

Lieferbedingungen, Lieferzeit und Ansprechpartner gehören in die Nachricht an den Kunden. Die App erzeugt kein PDF-Dokument und verschickt selbst keine E-Mails. Ein Workflow auf das Ereignis quote.quoted schreibt dem Käufer, mit allem, was er dafür braucht, schon im Ereignis: Name, E-Mail-Adresse, Summe, Fracht, Gültigkeit und Ihre Nachricht. Siehe Events und Webhooks.

Weiter

• Eine Angebotsanfrage bearbeiten: die Aufgabe, Schritt für Schritt.
• Angebotseinstellungen: Gültigkeit, Kulanzfrist und wer annehmen darf.