Der Angebots-Lebenszyklus

Ein Angebot hat ein eigenes Leben, bevor es zur Bestellung wird. Dieser Artikel beschreibt dieses Leben als eine Reihe von Zuständen: was jeder bedeutet, wer ihn bewegt und was die Plattform in jedem Zustand verweigert.

Das Szenario

Ein Instandhaltungseinkäufer bei einem Maschinenbauer legt 500 Meter Hydraulikschlauch DN 12 und 40 Fittings in den Warenkorb. Zusammen sind das zwei Paletten, zu viel für einen Pakettarif, also kann der Shop die Fracht nicht berechnen. Der Einkäufer fragt ein Angebot an, statt zur Kasse zu gehen.

Die Anfrage kommt als ANG-000412 an. Ihr Innendienst übernimmt sie, kalkuliert die Fracht zur Baustelle mit 180 €, setzt eine Gültigkeit von vier Wochen und sendet das Angebot. Am Donnerstag fragt der Einkäufer, ob 600 Meter den Schlauchpreis ändern. Das tun sie, also wird das Angebot neu kalkuliert und erhält Revision 2. Elf Tage später nimmt der Einkäufer den Schlauch an und lässt die Fittings vorerst offen. Für Schlauch und Fracht wird eine Bestellung angelegt. Zwei Wochen danach nimmt er auch die Fittings an, und eine zweite Bestellung folgt, ohne Fracht.

Jeder Zustand unten existiert, weil jemand in dieser Geschichte ihn gebraucht hat.

Die Zustände

accepted, declined, rejected und expired sind endgültig. partially_accepted ist es nicht: Der Käufer wird für den Rest zurückerwartet.

Wer in welchem Zustand was darf

Das Cockpit bietet die drei Aktionen nur dort an, wo sie Sinn ergeben. Sonst bleibt die Schaltfläche sichtbar und sagt, warum sie deaktiviert ist.

Ist ein Angebot angenommen, abgelehnt oder abgelaufen, kann es nicht mehr kalkuliert werden. Der Preis, auf den der Käufer geantwortet hat, muss der Preis im Datensatz bleiben.

Neu kalkulieren erzeugt eine Revision

Ein Angebot in quoted lässt sich noch einmal kalkulieren. Der übliche Anlass ist die Frage des Käufers: „Und bei 600 Metern?" Standardmäßig erhöht jede neue Runde die Revision am Angebot, und die frühere Runde bleibt im Reiter Verlauf lesbar. Sechs Monate später kann noch jemand beantworten, warum dieser Kunde acht Prozent bekommen hat.

Wer Fehler lieber direkt korrigiert, schaltet das mit der Einstellung Ein neuer Preis erzeugt eine neue Fassung ab. Dann bleibt die Revision, wo sie ist. In beiden Fällen wird jede Kalkulationsrunde als Ereignis gemeldet, Korrekturen eingeschlossen, denn der Käufer handelt nach der letzten Zahl, die man ihm genannt hat. Die App selbst verschickt keine E-Mails; das übernimmt ein Workflow auf dieses Ereignis.

Gültigkeit, Kulanz und Ablauf

Jedes Angebot hat ein Datum Gültig bis. Lassen Sie es beim Senden leer, füllt es die eingestellte Standardgültigkeit (30 Tage, solange Sie nichts ändern). Ein Angebot ohne Enddatum gibt es nicht.

Das Datum wird bei der Annahme durchgesetzt. Danach wird die Annahme abgelehnt, und die Ablehnung nennt das Datum, bis zu dem das Angebot galt. Sie können eine Kulanzfrist in Stunden erlauben (Kulanzfrist nach Ablauf in Stunden, standardmäßig null). Stunden sind Absicht: Ein paar Stunden Kulanz sind eine Entscheidung, Tage würden aus dem Datum eine Empfehlung machen.

Unabhängig davon setzt ein stündlicher Lauf abgelaufene Angebote auf expired, damit die Liste den echten Stand zeigt. Wer den Lauf abschaltet, weicht nichts auf. Die Annahme wird nach dem Datum trotzdem abgelehnt; das Angebot behält in Listen nur seinen alten Status. Der Lauf meldet außerdem einmal ein Angebot, das bald ausläuft, standardmäßig drei Tage vorher, damit ein Workflow den Käufer erinnern kann. Steht die Warnung auf null, wird nichts gemeldet.

Teilannahme

Im Handel sind acht Positionen jetzt und zwei später normal. Der Käufer darf einige Positionen annehmen und andere ablehnen oder offen lassen, und jede Position hält ihre eigene Entscheidung fest: open, accepted oder declined. Der Status des Angebots ergibt sich aus diesen Entscheidungen und aus nichts anderem:

• einige angenommen, einige offen → partially_accepted
• nichts mehr offen, mindestens eine angenommen → accepted
• alles abgelehnt → declined

Jede Annahme übergibt nur die Positionen, die in diesem Schritt angenommen wurden. Eine zweite Annahme bestellt die erste Hälfte also nie noch einmal. Ein Angebot kann deshalb mehrere Bestellungen erzeugen, und darum steht der Bestellbezug an jeder Position und nicht am Angebot.

Ob das erlaubt ist, entscheiden Sie. Schalten Sie Teilannahme erlauben ab, wird ein Angebot ganz oder gar nicht angenommen. Das ist richtig, wenn Ihr Preis über den gesamten Korb gerechnet wurde. Ein Paketpreis, der positionsweise angenommen wird, verschenkt den Rabatt ohne das Volumen dahinter.

Wer annehmen darf

Die Annahme ist der Schritt, der Geld ausgibt, deshalb hat sie eine eigene Berechtigung, quotes.accept, getrennt von der Anfrage. Zusätzlich entscheidet die Einstellung Wer ein Angebot annehmen darf zwischen Jede Person der Organisation (Standard) und Nur die anfragende Person. Im ersten Fall kann ein Kollege das Angebot annehmen, während der Anfragende im Urlaub ist. Im zweiten nur die Person, die gefragt hat.

Ein Käufer sieht die Angebote seiner eigenen Organisation und keine anderen. Das Angebot einer anderen Firma existiert für ihn nicht, nicht einmal als Ablehnung.

Fracht

Fracht wird neben der Ware angeboten und nie in eine Position eingerechnet, weil ein ERP sie getrennt bucht. Die Summe, die der Käufer sieht, ist Ware plus Fracht. Die Fracht geht nur in die erste Bestellung aus einem Angebot. Eine zweite Annahme des restlichen Korbs trägt keine, denn der Lkw fährt einmal.

Nummerierung

Angebotsnummern kommen aus einem eigenen Nummernkreis, standardmäßig ANG-000001 (Präfix ANG-, sechs Stellen). Die Kreise finden Sie unter Configuration › Angebots-Nummernkreise. Angebots- und Bestellnummern kommen aus getrennten Kreisen, also sagt die Nummer jedem, welches Dokument er in der Hand hält.

Weiter

• Angebote und Vertragspreise: warum ein angenommenes Angebot ein Geschäft ist und kein dauerhafter Preis.
• Eine Angebotsanfrage bearbeiten: die tägliche Aufgabe, die dieser Lebenszyklus beschreibt.