Ein Angebot in eine Bestellung umwandeln
Die Annahme ist die Entscheidung des Kunden. Die Umwandlung ist das, was die Plattform daraus macht. Beides getrennt zu halten ist, was eine umgewandelte Bestellung noch durch eine Freigabe laufen lässt — und was verhindert, dass eine Bestellung auftaucht, die niemand aufgeben wollte.
sent stehen und valid_until
darf nicht verstrichen sein. Ein überholtes oder abgelaufenes Angebot lässt
sich nicht annehmen — überarbeiten Sie es stattdessen; siehe
Verhandeln und überarbeiten.Der Kunde nimmt in der Storefront an
Der Kontakt öffnet das Angebot in seinem Kontobereich, prüft die Zeilen und wählt Annehmen. Dabei kann er seine eigene Bestellnummer angeben, und Sie sollten ihn dazu ermuntern: Gegen diese Nummer gleicht seine Kreditorenbuchhaltung Ihre Rechnung ab.
Was als Nächstes passiert, hängt davon ab, was dieser Kontakt darf — dieselben zwei Türen, die jede Bestellung regeln, beschrieben in Angebote, Freigaben und Verhandlung:
| Der Kontakt darf | Bestellwert | Ergebnis |
|---|---|---|
| Bestellungen aufgeben | Unter Ihrer Schwelle | Bestellung entsteht als placed |
| Bestellungen aufgeben | Über Ihrer Schwelle | Bestellung entsteht als pending, wartet auf Freigabe |
| Nur Bestellungen anfragen | Beliebig | Bestellung entsteht als pending |
| Bestellungen freigeben | Beliebig | Bestellung entsteht als placed |
Ein angenommenes Angebot kann also eine Bestellung erzeugen, die noch nicht echt ist. Das ist korrekt. Der Käufer hat Ihrem Preis zugestimmt; seine eigene Governance gilt weiter — und auf seiner Seite kann in seinem Beschaffungssystem ein zweiter Freigabe-Workflow laufen, bevor die Annahme Sie überhaupt erreicht. Siehe So funktioniert Beschaffungs-Governance.
Manuelle Umwandlung durch den Vertriebler
Die meisten Annahmen im Mittelstand kommen nicht als Klick. Sie kommen als PDF-Bestellung per E-Mail oder als Anruf.
- Öffnen Sie das Angebot unter Sales › Angebote.
- Wählen Sie Annahme erfassen.
- Tragen Sie die Bestellnummer des Kunden und sein Annahmedatum ein.
- Hängen Sie sein Dokument an.
- Wandeln Sie um.
Erfassen Sie das Annahmedatum, das der Kunde genannt hat, nicht das heutige. Die Lücke zwischen beiden ist Ihre eigene Bearbeitungsverzögerung, und es lohnt sich, sie sehen zu können.
Was die Bestellung trägt
Die aus einem Angebot entstandene Bestellung ist eine gewöhnliche Bestellung mit drei gefüllten Referenzen:
| Feld | Hält |
|---|---|
number | Eine frische Bestellnummer aus Ihrem Bestellkreis |
external_ref | Die Angebotsnummer — AN-000412 |
customer_order_number | Die Bestellnummer des Käufers |
Diese drei machen den Abschluss später von jeder Seite auffindbar. Ihr ERP-Abgleich greift über die Bestellnummer, die Kreditorenbuchhaltung des Kunden über seine PO-Nummer, und Ihr Vertrieb sucht nach der Angebotsnummer. Siehe Bestellungen mit dem ERP abgleichen.
Die Preise kommen aus dem Angebot, nicht aus den Preislisten. Das ist der ganze Sinn des eingefrorenen Snapshots: Die Bestellzeilen tragen die angebotenen Einzelpreise, die angebotene Währung, die angebotene Steuerbasis und die angebotene Rundung, und die Auflösungskette wird nicht erneut befragt. Eine Preisliste, die sich zwischen Senden und Annahme geändert hat, ändert nichts.
Teilannahme
Ob ein Käufer manche Zeilen annehmen darf und andere nicht, ist eine Regel aus den Angebotseinstellungen. Beide Antworten sind vertretbar:
- Alles oder nichts. Das Angebot ist ein Paket. Einen Teil anzunehmen ist ein Gegenangebot, und die Storefront des Käufers bietet keine Annahme je Zeile. Richtig überall dort, wo der Preis am Gesamtkorb hing.
- Je Zeile. Der Käufer nimmt die Zeilen, die er will. Die Bestellung
trägt diese; die übrigen Zeilen schließen als
declinedmit dem Grundnot acceptedund erscheinen in Ihrer Gewonnen/Verloren-Analyse als verlorene Zeilen statt als verlorenes Angebot.
Erlauben Sie die Annahme je Zeile, prüfen Sie Ihre Rabatte. Ein 12-%-Zugeständnis für einen 40.000-€-Korb gilt genauso bereitwillig für einen 6.000-€-Korb, und das Volumen, das es rechtfertigte, kommt nie.
Was Sie prüfen
- Die Bestellung steht unter Order Management › Bestellungen mit der
Angebotsnummer in
external_ref. - Die Einzelpreise der Bestellung entsprechen denen des Angebots, auf den Cent — auch auf Zeilen, deren Preisliste sich seither geändert hat.
- Das Angebot zeigt
convertedund verlinkt auf die Bestellung. - War der Käufer nur Anfragender, steht die Bestellung in
pendingund erscheint im Zähler Wartet auf Freigabe, nicht in der Abwicklung.
Wenn es nicht funktioniert
| Symptom | Ursache | Tun Sie |
|---|---|---|
| Die Annahme-Aktion fehlt beim Käufer | Das Angebot ist abgelaufen oder überholt | Mit neuer Gültigkeit überarbeiten |
| Bestellung entstanden, Preise weichen vom Angebot ab | Zeilen wurden nach der Umwandlung ergänzt | Die Bestellung gegen das PDF des Angebots vergleichen; die ergänzten Zeilen sind live bepreist |
Bestellung hängt in pending | Der Kontakt hält nur orders.request, oder der Wert liegt über Ihrer Schwelle | Die Freigabe-Warteschlange abarbeiten — Die drei Bestellstatus |
| Doppelte Bestellung zu einem Angebot | Manuelle Umwandlung, nachdem der Käufer schon online angenommen hatte | Eine mit Grund stornieren; die Umwandlung ist absichtlich nicht idempotent |
Weiter
- Eine Bestellung bearbeiten: was jetzt mit ihr passiert.
- Abrufe gegen einen Rahmenvertrag: wenn der Abschluss ein Volumen ist, kein Warenkorb.