Der Mittelstand ohne IT-Abteilung

Vierzig Leute, ein Produkt, das sich von selbst verkauft, Kunden, die seit zwei Jahrzehnten bei Ihnen kaufen, und jede Bestellung kommt per Telefon, per Fax oder als E-Mail, die jemand abtippt. Es gibt keine IT-Abteilung. Es gibt einen Kollegen, der gut mit Computern kann, eine Geschäftsführung, die alles unterschreibt, und einen Innendienst, der schon am Limit ist. Die Digitalisierung scheitert nicht am Willen. Sie scheitert daran, dass niemand im Haus ein Jahr übrig hat, um ein Shop-Projekt zu leiten, und daran, dass das letzte Softwareprojekt eine große Rechnung und ein System hinterlassen hat, das niemand nutzt.

Diese Geschichte zählt, weil sie meist zum falschen Schluss führt: dass Sie eine kleinere Version eines großen Projekts brauchen. Was Sie brauchen, ist eine andere Reihenfolge der Arbeit. Alles auf dieser Website lässt sich mit einem Team von drei Leuten umsetzen, wenn es so sortiert ist, dass jede Phase für sich nützlich ist und keine einen Entwickler braucht. Das Muster, das in einem Unternehmen Ihrer Größe funktioniert: zuerst die Produktdaten in Ordnung bringen, dann den Shop für die Kunden öffnen, die Sie schon kennen, und erst danach automatisieren. Das Muster, das scheitert, beginnt mit der Funktion, die in der Vorführung gut aussieht.

Was Ihr Geschäft unterscheidet

Niemand hat das als ganze Stelle. Planen Sie in Stunden pro Woche, nicht in Vollzeitrollen. Zwei Leute mit je vier Stunden pro Woche, sechs Monate lang durchgehalten, erreichen mehr als ein Drei-Wochen-Sprint aller Beteiligten mit anschließender Stille. Lässt sich eine Phase in diesem Tempo nicht durchführen, ist sie zu groß geschnitten.

Ihr ERP ist gewachsen, und es ist die Wahrheit. Darin stecken zwanzig Jahre Konditionen, Kundennummern und Gewohnheiten. Bilden Sie es nicht im Shop nach, und lassen Sie niemanden vorschlagen, es als Schritt eins eines Shop-Projekts zu ersetzen. Der Shop liest daraus und schreibt hinein; das ERP behält das Sagen.

Einen missglückten Start können Sie nicht wegstecken. Ein großer Händler kann eine schlechte Storefront stillschweigend zurückziehen. Ihre Kunden kennen sich alle untereinander und Ihren Vertrieb beim Namen. Eine Woche falsche Preise vor Ihren Stammkunden kostet Vertrauen, das Sie ein Jahr lang wieder aufbauen. Deshalb läuft der Rollout Konto für Konto, nicht per Ankündigung.

Ihre Skepsis gegenüber Softwareprojekten ist verdient, und sie ist nützlich. Machen Sie eine Regel daraus: Jede Phase muss innerhalb von Wochen etwas hervorbringen, das ein Kunde oder ein Kollege benutzen kann. Liegt das erste sichtbare Ergebnis eines Vorschlags sechs Monate entfernt, ist es der falsche Vorschlag für Ihr Unternehmen.

Ihr Vorteil ist, dass Sie jeden Kunden beim Namen kennen. Der große Wettbewerber muss Kampagnen fahren, um Kunden online zu bringen. Sie können acht Stammkunden anrufen, sie persönlich durchführen und am selben Nachmittag beheben, was bricht. Das ist ein schnellerer und weit verlässlicherer Migrationskanal als alles, was ein Marketingbudget kauft.

Was Sie einkaufen, zählt mehr als das, was Sie bauen. Integration, Hosting, Updates und Suche sind die Teile, die dauerhaft Spezialisten brauchen. Konfiguration, Produktdaten und Kundenbeziehungen sind die Teile, die nur Sie können. Behalten Sie diese Linie im Blick, wann immer der Umfang wächst.

Ihr Weg

Phase 1: Der Katalog, nicht der Shop

Die erste Phase bringt einen nutzbaren digitalen Katalog hervor und keinen Checkout. Es ist die Phase, die Ihr Team allein schafft, und sie beseitigt die größte Ursache dafür, dass Shop-Projekte überziehen: die Entdeckung nach drei Monaten, dass die Produktdaten nicht in brauchbarer Form existieren.

1. Was die Revenue Cloud ist und Wie die Teile zusammenpassen: eine Stunde, alle Beteiligten.
2. B2B-Commerce-Grundlagen und das B2B-Commerce-Glossar, damit das Vokabular in den Besprechungen gemeinsam ist.
3. Das Cockpit erkunden → Ihr Team einladen → Erste Einrichtung
4. Digitalen Produktkatalog veröffentlichen: die Zielseite für diese Phase.
5. Datenmodell planen. Halten Sie es klein. Modellieren Sie das Unternehmen, das Sie sind, nicht das, das Sie werden könnten.
6. Ein Produkt anlegen, dann Produkte in Masse importieren, sobald die Form steht.

Phase 2: Ein Shop für die Kunden, die Sie schon haben

Keine Kampagne, keine Startveranstaltung. Zuerst acht Stammkunden, dann die übrigen Konten des Innendiensts, ein Gespräch nach dem anderen.

1. Einen B2B-Shop starten und Bestandskunden online bringen: die beiden Zielseiten für diese Phase.
2. Wie Preisfindung funktioniert → Woher Ihre Preise kommen → Vertragspreise für einen Kunden → Prüfen, welchen Preis ein Einkäufer sieht
3. ERP anbinden → Datenhoheit festlegen → Ein System anbinden. Kaufen Sie diese Anbindung als Produkt. Ein Kollege, der programmieren kann, ist kein Grund, sie selbst zu bauen; wer sie schreibt, ist die nächsten zehn Jahre um drei Uhr morgens dafür zuständig.
4. Organisationen und Hierarchien und Kontakte und Rollen
5. Bestelllisten und wiederkehrende Warenkörbe und Schnellbestellung und Warenkorb-Import: die beiden Funktionen, die Stammkunden annehmen.
6. Prüfungen vor dem Go-live, bevor der erste Kunde sich anmeldet.

Phase 3: Dem Team Arbeit abnehmen, dann am Laufen halten

1. Manuelle Arbeit reduzieren: die Phase, in der sich das Projekt bezahlt macht.
2. Einen Workflow bauen und Synchronisationen überwachen: Sie müssen von einer kaputten Synchronisation erfahren, bevor ein Kunde es Ihnen sagt.
3. Wiederkehrenden Umsatz aufbauen → Daueraufträge für alles, was sich im Rhythmus wiederholt.
4. Systeme konsolidieren: die Zahl der Lizenzen und Werkzeuge ist eine Wartungslast, die Ihr Team direkt spürt.
5. Festlegen, was als Bestellung zählt → Dashboards und Kennzahlen. Drei Zahlen, monatlich angesehen, sind in Ihrer Größe ein vollständiges Analyseprogramm.
6. Benutzer, Rollen und Berechtigungen und Sicherheit und Datenschutz: ein Nachmittag, einmal, und dann jährlich.

Die häufigsten Fehler in Ihrer Branche

• Mit der Funktion anfangen, die beeindruckt. Der Konfigurator und der KI-Assistent lassen sich wunderbar vorführen und hängen an Katalog- und Preisarbeit, die noch nicht passiert ist. Fangen Sie mit dem an, was in diesem Quartal eine Aufgabe von jemandes Schreibtisch nimmt.
• Die ERP-Anbindung selbst bauen. Die häufigste Quelle langfristiger Schmerzen in Unternehmen Ihrer Größe. Die Person, die sie geschrieben hat, geht, das ERP bekommt ein Update, und niemand im Haus versteht mehr die Feldzuordnung.
• Für das Unternehmen modellieren, das Sie in zehn Jahren sein könnten. Jedes Attribut, jede Familie und jede Preisliste, die Sie anlegen, muss von zwei Leuten mit anderen Aufgaben gepflegt werden. Ein kleines Modell, das Sie sauber halten, schlägt ein vollständiges, das innerhalb eines Jahres verrottet.
• Es allen Kunden gleichzeitig ankündigen. Jeder Preisfehler erscheint gleichzeitig, vor allen, und Sie haben einen ersten Eindruck bei Leuten, die seit den Neunzigern bei Ihnen kaufen.
• Keinen Verantwortlichen für die Zeit nach dem Go-live benennen. Ein Shop ist ein Kanal, kein Projekt. Ohne eine benannte Person und eine wiederkehrende Stunde im Kalender veraltet der Katalog, die Liste der Suchen ohne Treffer wächst, und innerhalb eines Jahres sind die Telefonbestellungen zurück.

Was Sie messen

• Stunden pro Woche, die das Team für die Plattform aufwendet. Die Zahl, die entscheidet, ob das tragfähig ist. Steigt sie über das, was zwei Leute tragen können, muss etwas eingekauft statt aufgefangen werden.
• Bestellungen, die ankommen, ohne dass jemand sie abtippt, als Anzahl und als Anteil aller Bestellungen. Das ist der Rückfluss, in der schlichtesten verfügbaren Form.
• Online-Anteil pro Kunde, für die Konten, die Sie migriert haben. Nie ein unternehmensweiter Durchschnitt. Bei einer Kundenliste Ihrer Größe ist die Sicht pro Konto lesbar und handhabbar.
• Nachschlage-Anrufe und -E-Mails: „Was ist mein Preis für 4711-A?", „Wo ist meine Bestellung?", „Können Sie die Rechnung nochmal schicken?". Zählen Sie eine typische Woche, bevor Sie anfangen, und wiederholen Sie das jedes Quartal. Es ist der klarste Vorher-Nachher-Vergleich, den Sie bekommen.
• Zeit bis zur Veröffentlichung einer Produktänderung, von der Entscheidung bis live und korrekt. Wird sie in Tagen gemessen, braucht das Modell oder die Zuständigkeit Aufmerksamkeit.
• Anzahl der Systeme und Lizenzen im Einsatz. Sie steigt leise, und sie ist ein Preis, den Ihr Team in Aufmerksamkeit ebenso zahlt wie in Geld.
• Preisbeschwerden von Kunden. Jede einzelne nach Phase 2 heißt, die Preisquelle ist nicht geklärt. Halten Sie den Rollout an und beheben Sie das, bevor Sie Konten hinzufügen.

Womit Sie anfangen

1. Erste Einrichtung: ein konkreter Plan für die ersten Tage, in Ihrer Größenordnung.
2. Digitalen Produktkatalog veröffentlichen: das richtige erste Projekt für fast jedes Unternehmen Ihrer Größe.
3. Woher Ihre Preise kommen: die Entscheidung, die bestimmt, ob Phase 2 Wochen oder Monate dauert.

Was Sie bauen

Den kleinsten Aufbau, der das Abtippen beseitigt: ein Katalog, eine Preisliste pro Kundengruppe mit Vertragspreisen für die Stammkunden, Ihre Kunden als Organisationen mit benannten Kontakten und eine Storefront. Das ERP behält das Sagen. Es schickt Artikel, Konditionen und Bestand über eine eingekaufte Anbindung und bekommt auf demselben Weg die Bestellungen zurück. Nichts davon braucht einen Entwickler, und nichts davon ist optional.

flowchart LR
  ERP["Ihr ERP: die Wahrheit"]
  subgraph IS["Integration Studio"]
    WF["Workflows: Nachtlauf per Datei oder Konnektor"]
  end
  subgraph CS["Commerce Studio"]
    P["Produkte: ein kleines, sauberes Modell"]
    PR["Preislisten und Vertragspreise"]
    C["Organisationen und Kontakte"]
    OL["Bestelllisten und Schnellbestellung"]
    O["Bestellungen"]
  end
  subgraph XS["Experience Studio"]
    SF["Eine Storefront"]
  end
  ERP -- "Artikel, Konditionen, Bestand" --> WF
  WF --> P
  WF --> PR
  WF --> C
  SF --> OL
  OL --> O
  O -- "Bestellung, unangetastet" --> WF
  WF --> ERP
  SO["Daueraufträge (geplant)"]:::planned
  SO -.-> OL
  classDef planned stroke-dasharray: 5 5

Was Sie brauchen

• Zwei benannte Personen mit je vier Stunden pro Woche und eine Geschäftsführung, die dem zugestimmt hat — Erste Einrichtung
• Ein Datenmodell, das klein genug ist, um gepflegt zu werden: die Familien, die Sie heute verkaufen, die Attribute, nach denen Einkäufer fragen — Datenmodell planen
• Eine klare Antwort darauf, wo die Preise liegen (im ERP) und wie sie in den Shop kommen — Woher Ihre Preise kommen
• Die ERP-Anbindung als Produkt eingekauft, mit dem ERP-Partner gebucht, bevor der Go-live-Termin steht — Ein System anbinden
• Ihre Stammkunden als Organisationen, jeder Einkäufer als Kontakt mit eigenem Login — Kontakte und Rollen
• Acht Pilotkunden, die wissen, dass sie die Ersten sind, und Ihre Handynummer haben — Bestandskunden online bringen
• Eine Person, die den Shop nach dem Go-live verantwortet, mit einer wiederkehrenden Stunde im Kalender — Datenqualität in der Praxis

So bauen Sie es

1. Alle Beteiligten eine Stunde zusammensetzen: Was die Plattform ist und wie die Teile zusammenpassen — Wie die Teile zusammenpassen
2. Das Team einladen und einmal gemeinsam durchs Cockpit gehen — Ihr Team einladen
3. Die Familien und Attribute modellieren, die Sie heute verkaufen, und dort aufhören — Datenmodell planen
4. Zehn Produkte von Hand anlegen, dann den Rest aus dem ERP-Export importieren — Produkte in Masse importieren
5. Den Katalog ohne Preise veröffentlichen, damit er nützlich ist, bevor der Shop existiert — Digitalen Produktkatalog veröffentlichen
6. Den ERP-Partner buchen und Bestellungen aus dem Shop ins ERP bringen, zuerst in einer Sandbox — ERP anbinden
7. Konditionen für die acht Pilotkunden laden und prüfen, was jeder von ihnen sieht — Prüfen, welchen Preis ein Einkäufer sieht
8. Bestelllisten und Schnellbestellung einrichten, weil Stammkunden genau das benutzen — Bestelllisten und wiederkehrende Warenkörbe
9. Die Checkliste vor dem Go-live durchgehen, dann die acht anrufen und persönlich durchführen — Prüfungen vor dem Go-live
10. Die übrigen Konten ein Gespräch nach dem anderen migrieren, über den Innendienst — Bestandskunden online bringen
11. Die Überwachung der Synchronisation einschalten und die Person benennen, die die Fehlerliste liest — Synchronisationen überwachen
12. Drei Zahlen vereinbaren und monatlich ansehen — Dashboards und Kennzahlen

Entscheidungen, die Sie treffen müssen

Verwandte Produktbereiche

• Commerce Studio — Produkte · Familien · Import · Preislisten · Organisationen · Kontakte · Bestelllisten · Bestellungen
• Experience Studio — Sites · Seiten · Domains
• Integration Studio — Zugangsdaten · Import/Export · SFTP-Server · Läufe