Vertrieb verändern

Vom Angebot zur Bestellung automatisieren

Anfragen, Kalkulation, Verhandlung und Annahme: die vertriebsgeführte Hälfte des B2B-Umsatzes, raus aus Outlook und an einen Ort.

Ein großer Teil des B2B-Umsatzes läuft nicht direkt durch einen Checkout. Er beginnt als Anfrage (ein Warenkorb, den der Shop nicht berechnen kann, eine E-Mail, ein Anruf, eine Stückliste) und wird erst zur Bestellung, nachdem jemand ein Angebot gemacht, jemand verhandelt und jemand Ja gesagt hat. In den meisten Unternehmen lebt dieser Prozess in Excel und Outlook: das Angebot vom letzten Jahr kopiert, Daten geändert, ein PDF angehängt, und die Verhandlung im Postfach einer einzigen Person. Das funktioniert, bis diese Person im Urlaub ist, geht oder demselben Kunden einen anderen Preis nennt als ein Kollege im Monat davor.

Warum das schwerer ist, als es klingt

Ein Angebot ist ein Versprechen mit Ablaufdatum, abgegeben unter Annahmen: diese Menge, diese Lieferadresse, diese Kostenbasis. Die Disziplin von Angebot bis Bestellung besteht darin, diese Annahmen am Versprechen zu halten. Die E-Mail verliert sie sofort. Das PDF sagt 14,20 € pro Stück; es sagt nicht, dass der Preis 2.000 Stück und Fracht an einen Standort vorausgesetzt hat.

Das zweite Problem ist das Gedächtnis. Ist das Angebot eine Dokumentenaufgabe, sieht niemand, was ein anderer angeboten hat. Derselbe Kunde bekommt drei Preise von drei Kollegen, und das einmalige Entgegenkommen aus dem März wird im September zum erwarteten Preis. Die Marge versickert zwei Punkte auf einmal, und kein Bericht zeigt es.

Dann die Begriffe. Ein Angebot ist ein kalkuliertes Angebot mit Gültigkeitsdatum. Ein Vertragspreis ist ein dauerhafter Preis für einen Kunden über einen Zeitraum. Kunden meinen mit beiden Wörtern „den vereinbarten Preis", und der Unterschied entscheidet, was bei der nächsten Bestellung passiert. Klären Sie die Begriffe, bevor Sie irgendetwas konfigurieren.

Ein gewonnenes Angebot ist eine Bestellung, kein dauerhafter Preis. Nimmt der Käufer an, gibt die Plattform einen Bestellentwurf zu den angebotenen Preisen zurück, aus dem Ihr Shop oder Ihre Integration die Bestellung anlegt. Einen Vertragspreis legt sie nicht an. Soll das Geschäft ein Jahr gelten, muss es jemand auf eine Kundenpreisliste setzen, sonst kalkuliert Ihr Innendienst bei jeder Bestellung dieselben Artikel neu.

Die Hebel

Jede Anfrage in eine Liste

So sieht es gut aus: Käufer fragen ein Angebot mit ihrem Warenkorb aus dem Shop an, und Ihr Vertrieb eröffnet Angebote für Kunden, die anrufen oder mailen. Beides landet in einer Liste unter Order Management › Angebote, jeweils mit Nummer, Zuständigem und Status. Nichts lebt nur in einem Postfach.

Was es voraussetzt: Kunden als Organisationen mit Kontakten angelegt, damit eine Anfrage weiß, wem sie gehört, und Rollen, die Käufern das Anfragen erlauben.

Jeden Preis erklärbar machen

So sieht es gut aus: Jede Position hält ihren Listenpreis neben dem angebotenen Preis, mit einem Grund. Eine zweite Runde ist eine neue Revision, kein Überschreiben. Interne Notizen bleiben intern. Sechs Monate später kann jeder beantworten, warum dieser Kunde acht Prozent bekommen hat.

Was es voraussetzt: die Gewohnheit, einen Grund festzuhalten, eingeschaltete Revisionen und eine Integration, die verhandelte Positionspreise setzt. Im Cockpit lassen sich nur Fracht, Gültigkeit und Nachricht setzen; ein Angebot aus dem Cockpit geht zum Listenpreis hinaus.

Aus der Annahme wird die Bestellung

So sieht es gut aus: Der Käufer nimmt im Shop an, ganz oder positionsweise. Die Annahme gibt einen Bestellentwurf mit genau den angebotenen Preisen zurück, mit der angebotenen Fracht bei der ersten Bestellung. Ihr Shop oder Ihre Integration legt daraus die Bestellung an und schreibt sie an das Angebot zurück. Niemand tippt etwas ab.

Was es voraussetzt: einen Shop oder eine Integration, die den Entwurf als Bestellung anlegt und zurückmeldet; die Entscheidung, ob ein Warenkorb aufgeteilt werden darf, wer in der Firma des Kunden annehmen darf und wie streng das Gültigkeitsdatum ist.

Aus einem dauerhaften Geschäft einen Vertragspreis machen

So sieht es gut aus: Wo ein angenommenes Angebot in Wahrheit eine Preisvereinbarung für einen Zeitraum war, kommen die vereinbarten Artikel auf eine an den Kunden gebundene Preisliste, mit Enddatum. Ab dann zeigt der Shop den vereinbarten Preis ohne Angebot.

Was es voraussetzt: eine klare Regel, welche Geschäfte einmalige Angebote und welche Vertragspreise sind, und jemanden, der die Preisliste verantwortet.

Eine sinnvolle Reihenfolge

Phase 1: ein Team, eine Liste. Holen Sie die Angebote eines Vertriebsteams oder einer Produktgruppe aus der E-Mail: Anfragen rein, Angebote raus, Revisionen festgehalten, Status sichtbar. Schließen Sie dafür von Anfang an die Integration an, die Positionspreise setzt; ohne sie geht jedes Angebot zum Listenpreis hinaus. Ändern Sie sonst noch keine Preise und Regeln. Das Ergebnis: Jeder Kollege kann beantworten, „was haben wir diesem Kunden angeboten, und wann läuft es aus?", ohne jemanden zu fragen.

Phase 2: Der Käufer antwortet online. Geben Sie den Einkäufern Ihrer Kunden die Berechtigungen zum Anfragen und Annehmen, legen Sie die Annahmeregeln fest und ergänzen Sie den Workflow, der den Käufer benachrichtigt, wenn ein Angebot gesendet wurde. Bauen Sie im Shop oder in Ihrer Integration den Schritt, der aus dem Bestellentwurf der Annahme die Bestellung anlegt und sie an das Angebot zurückschreibt.

Phase 3: von Angeboten zu Vertragspreisen. Lesen Sie ein Quartal Angebote für Kunden, denen Sie immer wieder dieselben Artikel anbieten, und setzen Sie diese Vereinbarungen auf Kundenpreislisten. Schauen Sie einmal im Monat, was abgelaufen ist und warum.

Häufige Fehler

Das Dokument digitalisieren statt des Prozesses. Ein schöneres PDF ändert nichts. Der Wert liegt in der Liste, den Revisionen, der Gültigkeit und der Verbindung zur Bestellung.
Das gewonnene Geschäft im Angebot lassen. Gilt die Vereinbarung für einen Zeitraum, gehört sie auf eine Preisliste.
Kein Nachfassen vor dem Ablauf. Die Liste zeigt Gültig bis an jedem Angebot; ein Angebot, das unbeantwortet ausläuft, ist meist ein verpasster Anruf.
Kein Workflow auf die Angebotsereignisse. Die Angebots-App verschickt keine E-Mails. Ohne Workflow erfahren Käufer nicht, dass ihr Angebot fertig ist.
Paketpreise bei eingeschalteter Teilannahme. Ein Preis, der über den ganzen Korb gerechnet und positionsweise angenommen wird, verschenkt den Rabatt.

Woran Sie erkennen, dass es funktioniert

Zeit von der Anfrage bis zum gesendeten Angebot. Die Zahl, die der Käufer erlebt. Beobachten Sie das langsamste Zehntel, nicht den Median.
Anteil der Angebote, die unbeantwortet ablaufen. Hoch heißt Nachfassproblem, nicht Preisproblem.
Anteil der angenommenen Angebote, die über das Angebot zur Bestellung wurden, sichtbar am Eintrag ordered im Verlauf. Alles andere ist Abtippen.
Abstand zwischen Listen- und Angebotssumme, nach Grund und nach Kunde. Dauerhaft große Abstände bei einem Kunden sind ein Vertragspreis, der auf seine Einrichtung wartet.

Was Sie aufbauen

Eine Anfrage kommt mit dem Warenkorb des Käufers aus dem Shop, oder Ihr Vertrieb eröffnet ein Angebot für einen Kunden, der angerufen hat. Jemand übernimmt es, Ihre Integration setzt die Positionspreise, und Ihr Team sendet es mit Fracht und Gültigkeitsdatum. Der Käufer nimmt im Shop an, ganz oder positionsweise. Die Annahme gibt einen Bestellentwurf zu den angebotenen Preisen zurück; der Shop legt daraus die Bestellung an und schreibt sie an das Angebot zurück. Gilt das Geschäft für einen Zeitraum, kommen die vereinbarten Preise zusätzlich auf eine Kundenpreisliste.

Was Sie brauchen

Kunden als Organisationen, mit den Kontakten, die anfragen und annehmen: Organisationen
Rollen mit quotes.read, quotes.request und quotes.accept für Käufer: Kontakte und Rollen
Die Einstellungen der Angebots-App entschieden: Gültigkeit, Kulanzfrist, Teilannahme, wer annehmen darf: Angebotseinstellungen
Ein Workflow, der den Käufer bei quote.quoted und quote.rejected anschreibt: Events und Webhooks
Vereinbarte Begriffe für Angebot und Vertragspreis: Angebote und Vertragspreise
Eine Integration aus ERP, CPQ-System oder eigener Anbindung, die verhandelte Positionspreise setzt: Ein System anbinden
Ein Shop oder eine Integration, die aus dem Bestellentwurf die Bestellung anlegt und an das Angebot zurückschreibt: Vom angenommenen Angebot zur Bestellung
Der Bestellweg in Ihr ERP, damit ein angenommenes Angebot ohne Abtippen eine Bestellung ist: Ein System anbinden

Bauen Sie es auf

Schreiben Sie auf, was in Ihrem Unternehmen ein Angebot und was ein Vertragspreis ist: Angebote und Vertragspreise
Bereinigen Sie die Kundendaten des Pilotteams, damit jede Anfrage zu einer Organisation gehört: Kundendaten-Hygiene
Entscheiden Sie die Angebotseinstellungen: Angebotseinstellungen
Schließen Sie die Integration an, die Positionspreise setzt: Ein System anbinden
Geben Sie den Einkäufern der Pilotkunden die Angebotsberechtigungen: Kontakte und Rollen
Bauen Sie den Workflow, der den Käufer anschreibt, wenn ein Angebot gesendet oder abgelehnt wurde: Einen Workflow bauen
Lassen Sie die Anfragen des Pilotteams durch die Liste laufen: übernehmen, kalkulieren, senden: Eine Angebotsanfrage bearbeiten
Halten Sie zweite Runden als Revisionen fest, mit Notizen auf beiden Seiten: Verhandeln und überarbeiten
Bauen Sie im Shop oder in der Integration den Schritt, der aus dem Bestellentwurf die Bestellung anlegt und sie an das Angebot zurückschreibt, und prüfen Sie, dass die Bestellungen die angebotenen Preise tragen: Vom angenommenen Angebot zur Bestellung
Setzen Sie wiederkehrende Vereinbarungen auf Kundenpreislisten: Vertragspreise für einen Kunden
Prüfen Sie die Liste einmal pro Woche auf Anfragen ohne Zuständigen und bald auslaufende Angebote: Ihre Angebote lesen

Entscheidungen, die Sie treffen müssen

Entscheidung	Der Zielkonflikt	Wo die meisten Kunden landen
Teilannahme an oder aus?	An lässt Käufer einen Teil jetzt und einen Teil später bestellen. Aus schützt einen Preis, der über den ganzen Korb gerechnet wurde.	An, außer Sie geben regelmäßig Korbrabatte. Dann aus, und die Teile getrennt anbieten.
Wer darf annehmen: jede Person der Organisation oder nur die anfragende?	Organisationsweit hält Geschäfte in Bewegung, wenn jemand fehlt. Nur der Anfragende passt zu Kunden, deren Regeln verlangen, dass der Fragende unterschreibt.	Jede Person der Organisation, mit `quotes.accept` nur für die Personen, die Geld zusagen dürfen.
Wie streng ist das Gültigkeitsdatum?	Ohne Kulanzfrist ist es sauber und verliert gelegentlich ein Geschäft um 00:30 Uhr. Stunden Kulanz sind ein Entgegenkommen, das Sie einmal festlegen.	30 Tage Standardgültigkeit ohne Kulanzfrist; braucht der Käufer länger, das Angebot mit neuem Datum neu kalkulieren.
Einmaliges Angebot oder Vertragspreis?	Angebote halten jedes Geschäft verhandelbar. Ein Vertragspreis spart das erneute Kalkulieren bei jeder Bestellung, braucht aber einen Verantwortlichen und ein Enddatum.	Angebot für Projekte und übergroße Sendungen; Vertragspreis für Artikel, die ein Kunde jeden Monat zu einem vereinbarten Preis bestellt.
Woher kommen die Positionspreise?	Im Cockpit lassen sich Positionspreise nicht bearbeiten; ein verhandelter Preis kommt immer über den Kalkulationsschritt der Angebots-App. Ihr ERP oder CPQ-System rechnet ihn selbst, oder eine schlanke Integration übernimmt, was Ihr Team kalkuliert hat.	Eine Integration ab dem ersten Tag: anfangs eine schlanke, die die Preise Ihres Teams übernimmt; das ERP, sobald das Angebotsvolumen es rechtfertigt.